Gestionnaire d'assemblées
Offre n° O059250318000722
Publiée le 18/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
Rejoignez-nous !
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Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place Augustin Laurent, Lille (Nord)
Poste à pourvoir le
01/08/2025
Date limite de candidature
17/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
En lien avec la Responsable du service, participation à la bonne organisation et au bon déroulement des réunions municipales (Comité de direction, commissions, Conseil de Municipalité et Conseil Municipal) dans le respect des procédures et des délais. Suivi des séances du Conseil Municipal. Administration fonctionnelle du logiciel Airs Delib en lien avec la DSI. Gestion des factures de formation des élus
Missions / conditions d'exercice
Au sein d'une équipe de 5 personnes.
Disponibilité selon le calendrier des réunions (le soir), heures récupérables - 5 séances de Conseil Municipal et 25 réunions de commissions par an.
Polyvalence sur l'ensemble des missions du service
Missions :
*Organisation, secrétariat et suivi des réunions municipales :
-Instruction des projets de délibération
-Elaboration des ordres du jour des réunions
-Convocation et suivi logistique des différentes réunions municipales
-Elaboration et envoi des dossiers
-Assister à certaines réunions
-Rédiger les procès-verbaux ou comptes-rendus
-Suivi des réunions (mesures d'affichage ou publication)
-Télétransmission des délibérations au contrôle de légalité
-élaboration des registres des délibérations
*Instruction des arrêtés municipaux :
-Enregistrement et numérotation
-Envoi au contrôle de légalité
-Publication
-Diffusion aux services concernés
-Elaboration des registres
-Archivage
*Rédaction de courriers et actes divers
Responsabilités et résultats attendus :
-Maîtriser les procédures administratives pour l'organisation des réunions municipales, sur la base des dispositions du Règlement intérieur du Conseil Municipal et du Code Général des Collectivités Territoriales.
-Travailler en transversalité avec l'ensemble des services de la Ville et les communes associées.
-Au sein du service, être en mesure de pallier l'absence d'un-e collègue (polyvalence).
Souci d'efficacité et de résultats / qualité du service rendu.
Disponibilité selon le calendrier des réunions (le soir), heures récupérables - 5 séances de Conseil Municipal et 25 réunions de commissions par an.
Polyvalence sur l'ensemble des missions du service
Missions :
*Organisation, secrétariat et suivi des réunions municipales :
-Instruction des projets de délibération
-Elaboration des ordres du jour des réunions
-Convocation et suivi logistique des différentes réunions municipales
-Elaboration et envoi des dossiers
-Assister à certaines réunions
-Rédiger les procès-verbaux ou comptes-rendus
-Suivi des réunions (mesures d'affichage ou publication)
-Télétransmission des délibérations au contrôle de légalité
-élaboration des registres des délibérations
*Instruction des arrêtés municipaux :
-Enregistrement et numérotation
-Envoi au contrôle de légalité
-Publication
-Diffusion aux services concernés
-Elaboration des registres
-Archivage
*Rédaction de courriers et actes divers
Responsabilités et résultats attendus :
-Maîtriser les procédures administratives pour l'organisation des réunions municipales, sur la base des dispositions du Règlement intérieur du Conseil Municipal et du Code Général des Collectivités Territoriales.
-Travailler en transversalité avec l'ensemble des services de la Ville et les communes associées.
-Au sein du service, être en mesure de pallier l'absence d'un-e collègue (polyvalence).
Souci d'efficacité et de résultats / qualité du service rendu.
Profils recherchés
Compétences métier :
-Capacités organisationnelles Méthode Notions financières et budgétaires
Prise de notes Qualités rédactionnelles
-Connaissance du fonctionnement des services municipaux
-Connaissance du fonctionnement des instances municipales (Un " Vis mon job " est possible)
-Maîtrise de l'outil informatique : Word (indispensable) et Excel (bureautique) Capacité à utiliser les logiciels métiers (une maîtrise préalable des logiciels Airs Délib et Coriolis serait un plus)
Compétences comportementales :
Grande Discrétion
Rigueur
Initiative, anticipation
Diplomatie
Réactivité
Coopération,
esprit d'équipe
Résistance au stress
-Capacités organisationnelles Méthode Notions financières et budgétaires
Prise de notes Qualités rédactionnelles
-Connaissance du fonctionnement des services municipaux
-Connaissance du fonctionnement des instances municipales (Un " Vis mon job " est possible)
-Maîtrise de l'outil informatique : Word (indispensable) et Excel (bureautique) Capacité à utiliser les logiciels métiers (une maîtrise préalable des logiciels Airs Délib et Coriolis serait un plus)
Compétences comportementales :
Grande Discrétion
Rigueur
Initiative, anticipation
Diplomatie
Réactivité
Coopération,
esprit d'équipe
Résistance au stress
Contact et modalités de candidature
Contact
0320495556
Informations complémentaires
MERCI DE PRECISER VOTRE SITUATION STATUTAIRE ET VOTRE GRADE SI VOUS ETES TITULAIRE.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.