Responsable du Secrétariat Général
Offre n° O059250307001092
Publiée le 07/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville en TransitionS, participative & solidaire
Site web de l'employeur
Lieu de travail
72 Avenue de la République (Lomme), Lille (Nord)
Poste à pourvoir le
01/05/2025
Date limite de candidature
06/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Attaché principal
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La ou le responsable du secrétariat général pilote la préparation et le suivi des assemblées délibérantes et la gestion du service courrier, assiste le Directeur Général des Services dans la gestion de son agenda, par l’organisation, le suivi et la rédaction des relevés de décisions de réunions (Comités de Direction, Bilatérales avec les syndicats…) et encadre une équipe de 4 personnes.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS DU POSTE
Missions principales :
• Gestion et suivi des instances (Conseil Communal, Conseil d’Administration du C.C.A.S….) :
o Collecte auprès des services municipaux des points à inscrire à l'ordre du jour des instances (Conseils communaux, Bureaux municipaux et Conseils d’Administration du C.C.A.S.)
o Recueil, relecture et mise en forme des projets de délibération du Conseil Communal et du Conseil d’Administration du C.C.A.S. et des décisions et arrêtés du Président du C.C.A.S.
o Enregistrement et suivi des projets de délibération pour le Conseil Municipal de Lille,
o Préparation, analyse et transmission des dossiers destinés aux élus et à l'administration,
o Participation systématique au Conseil communal
o Relecture des procès-verbaux des instances
o Veille à la régularité juridique des actes administratifs : gestion, mise à jour et archivage des actes (délibérations, décisions et arrêtés).
o Publication du procès-verbal et des actes,
o Transmission des actes et pièces annexes au service du contrôle de légalité de la Préfecture,
o Préparation des convocations des élus aux instances.
o Organisation des élections au sein du Conseil communal (Maire, adjoints, suppléants des sénatoriales)
o Mise à jour du Tableau des membres du Conseil
• Encadrement des agents du secrétariat général, du service courrier et du Point info Mairie (3 agents administratifs et un coursier) :
o Coordination et gestion de l’agenda du DGS et priorisation
o Organisation de réunions
o Gestion administrative diverse en polyvalence
o Supervision de l’accueil physique et téléphonique du Secrétariat Général
o Coordination du traitement du courrier des services municipaux « arrivée » et « départ »
o Coordination et gestion de la distribution des parapheurs et courriers
o Supervision des demandes et commandes de fournitures administratives pour les services
o Coordination et gestion des demandes urgentes des services
o Coordination de la gestion du pool de véhicules
• Secrétariat du Directeur Général des Services :
o Préparation, suivi et relevés de décisions des réunions hebdomadaires du Comité de Direction
o Organisation et suivi des réunions de cadres et du Séminaire des cadres
o Suivi et comptes rendus des bilatérales RH
o Suivi des demandes du DGS et des dossiers auprès des directions et services
o Gestion du planning d'astreinte des cadres,
o Gestion du tableau des congés du CODIR
o Mise en forme de courriers
o Diffusion des notes de service et autres communications internes du Directeur Général des Services (avec pré-écriture de certains documents)
La ou le responsable du secrétariat général peut se voir confier par le DGS des missions spécifiques et de la préparation de dossier.
Encadrement : 1 agent catégorie B et 3 agents catégorie C
CONDITIONS DE TRAVAIL
• Temps de travail : 39h (25 jours de CA et 23 jours de RTT)
• Horaires : 8h15-12h20 / 13h30-17h30 du lundi au vendredi
• Déplacements : occasionnel
• Astreintes : non
• Permanences : non
• Contraintes et risques particuliers associés au poste : disponibilité, notamment en soirée pour les séances de Conseil Communal
Missions principales :
• Gestion et suivi des instances (Conseil Communal, Conseil d’Administration du C.C.A.S….) :
o Collecte auprès des services municipaux des points à inscrire à l'ordre du jour des instances (Conseils communaux, Bureaux municipaux et Conseils d’Administration du C.C.A.S.)
o Recueil, relecture et mise en forme des projets de délibération du Conseil Communal et du Conseil d’Administration du C.C.A.S. et des décisions et arrêtés du Président du C.C.A.S.
o Enregistrement et suivi des projets de délibération pour le Conseil Municipal de Lille,
o Préparation, analyse et transmission des dossiers destinés aux élus et à l'administration,
o Participation systématique au Conseil communal
o Relecture des procès-verbaux des instances
o Veille à la régularité juridique des actes administratifs : gestion, mise à jour et archivage des actes (délibérations, décisions et arrêtés).
o Publication du procès-verbal et des actes,
o Transmission des actes et pièces annexes au service du contrôle de légalité de la Préfecture,
o Préparation des convocations des élus aux instances.
o Organisation des élections au sein du Conseil communal (Maire, adjoints, suppléants des sénatoriales)
o Mise à jour du Tableau des membres du Conseil
• Encadrement des agents du secrétariat général, du service courrier et du Point info Mairie (3 agents administratifs et un coursier) :
o Coordination et gestion de l’agenda du DGS et priorisation
o Organisation de réunions
o Gestion administrative diverse en polyvalence
o Supervision de l’accueil physique et téléphonique du Secrétariat Général
o Coordination du traitement du courrier des services municipaux « arrivée » et « départ »
o Coordination et gestion de la distribution des parapheurs et courriers
o Supervision des demandes et commandes de fournitures administratives pour les services
o Coordination et gestion des demandes urgentes des services
o Coordination de la gestion du pool de véhicules
• Secrétariat du Directeur Général des Services :
o Préparation, suivi et relevés de décisions des réunions hebdomadaires du Comité de Direction
o Organisation et suivi des réunions de cadres et du Séminaire des cadres
o Suivi et comptes rendus des bilatérales RH
o Suivi des demandes du DGS et des dossiers auprès des directions et services
o Gestion du planning d'astreinte des cadres,
o Gestion du tableau des congés du CODIR
o Mise en forme de courriers
o Diffusion des notes de service et autres communications internes du Directeur Général des Services (avec pré-écriture de certains documents)
La ou le responsable du secrétariat général peut se voir confier par le DGS des missions spécifiques et de la préparation de dossier.
Encadrement : 1 agent catégorie B et 3 agents catégorie C
CONDITIONS DE TRAVAIL
• Temps de travail : 39h (25 jours de CA et 23 jours de RTT)
• Horaires : 8h15-12h20 / 13h30-17h30 du lundi au vendredi
• Déplacements : occasionnel
• Astreintes : non
• Permanences : non
• Contraintes et risques particuliers associés au poste : disponibilité, notamment en soirée pour les séances de Conseil Communal
Profils recherchés
COMPETENCES REQUISES
Savoirs :
• Bonne connaissance de l'environnement territorial,
• Bonnes connaissances juridiques
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques : Word, Excel, Internet, Outlook
• Connaissances réglementaires notamment relatives au Conseil Communal
Savoirs faire :
• Qualités rédactionnelles, capacités d’analyse et de synthèse
• Préparation d’un conseil communal
• Aisance avec l’outil informatique
• Management d’équipe
• Qualités rédactionnelles et relationnelles,
Savoirs être :
• Discrétion et confidentialité
• Sens de l’organisation, gestion des priorités et des délais
• Qualités relationnelles et d’écoute
• Aptitude à gérer les urgences et à anticiper
• Capacité à animer une équipe et polyvalence
• Gestion du stress
• Dynamisme, disponibilité, adaptabilité, rigueur
DIPLOMES REQUIS – EXPERIENCES REQUISES
• Titulaire de la fonction publique (catégorie A) ou contractuel diplômé d'une formation supérieure de type Bac+4 en droit public
• Expérience au sein d’un secrétariat général
• Expérience au sein de la fonction publique territoriale
• Expérience managériale
Savoirs :
• Bonne connaissance de l'environnement territorial,
• Bonnes connaissances juridiques
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques : Word, Excel, Internet, Outlook
• Connaissances réglementaires notamment relatives au Conseil Communal
Savoirs faire :
• Qualités rédactionnelles, capacités d’analyse et de synthèse
• Préparation d’un conseil communal
• Aisance avec l’outil informatique
• Management d’équipe
• Qualités rédactionnelles et relationnelles,
Savoirs être :
• Discrétion et confidentialité
• Sens de l’organisation, gestion des priorités et des délais
• Qualités relationnelles et d’écoute
• Aptitude à gérer les urgences et à anticiper
• Capacité à animer une équipe et polyvalence
• Gestion du stress
• Dynamisme, disponibilité, adaptabilité, rigueur
DIPLOMES REQUIS – EXPERIENCES REQUISES
• Titulaire de la fonction publique (catégorie A) ou contractuel diplômé d'une formation supérieure de type Bac+4 en droit public
• Expérience au sein d’un secrétariat général
• Expérience au sein de la fonction publique territoriale
• Expérience managériale
Contact et modalités de candidature
Contact
0320227607
Informations complémentaires
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.