agent d'administration générale et d'accueil
Offre n° O059250109000784
Publiée le 09/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
La ville de HALLUIN recrute
Lieu de travail
- 24 rue Marthe Nollet, Halluin (Nord)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
08/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de détachement
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
agent d'administration générale et d'accueil au service administration générale
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS :
- Administration générale
- Accueil et diverses tâches administratives
- Etat-Civil (en appui)
ACTIVITES PRINCIPALES :
- Accueil
o Accueillir les administrés, écouter leur demande et les orienter correctement ;
o Réceptionner les appels téléphoniques et orienter vers les services le cas échéant ;
o Remise de documents divers ;
o Gérer l’agenda du conciliateur ;
o Réception des parapheurs et courriers des services ;
o Gérer les objets trouvés (tenue d’un registre) ;
o Affichage (évènementiel mairie/associations) ;
o Mise à disposition de documents consultables par le public ;
- Administratif
o Affranchissement du courrier ;
o Ouverture et ventilation du courrier entrant ;
o Copie pour les différents services des courriers enregistrés ;
o Gestion administrative et règlementaire des Conseils Municipaux : Préparation de l‘ordre du jour, réception, mise en page et correction des projets, organisation des réunions de préparation (A.G et Commissions), convocations, présence au CM, Compte rendus, procès-verbaux, télétransmission ;
o Gestion du courrier entrant et sortant de la collectivité : enregistrement, ventilation ;
o Petite comptabilité ;
o Tenue des registres d’actes administratifs (Délibérations, Arrêtés, Décisions) ;
o Constitution des dossiers de licences pour les débits de boissons/restaurants ;
o Télétransmission au contrôle de légalité des actes de la collectivité ;
- Etat-Civil (en appui)
o Prise de rendez-vous pour CNI/Passeports ;
o Permanence au DR ;
o Délivrance d’actes ;
o Légalisation de signature ;
- Administration générale
- Accueil et diverses tâches administratives
- Etat-Civil (en appui)
ACTIVITES PRINCIPALES :
- Accueil
o Accueillir les administrés, écouter leur demande et les orienter correctement ;
o Réceptionner les appels téléphoniques et orienter vers les services le cas échéant ;
o Remise de documents divers ;
o Gérer l’agenda du conciliateur ;
o Réception des parapheurs et courriers des services ;
o Gérer les objets trouvés (tenue d’un registre) ;
o Affichage (évènementiel mairie/associations) ;
o Mise à disposition de documents consultables par le public ;
- Administratif
o Affranchissement du courrier ;
o Ouverture et ventilation du courrier entrant ;
o Copie pour les différents services des courriers enregistrés ;
o Gestion administrative et règlementaire des Conseils Municipaux : Préparation de l‘ordre du jour, réception, mise en page et correction des projets, organisation des réunions de préparation (A.G et Commissions), convocations, présence au CM, Compte rendus, procès-verbaux, télétransmission ;
o Gestion du courrier entrant et sortant de la collectivité : enregistrement, ventilation ;
o Petite comptabilité ;
o Tenue des registres d’actes administratifs (Délibérations, Arrêtés, Décisions) ;
o Constitution des dossiers de licences pour les débits de boissons/restaurants ;
o Télétransmission au contrôle de légalité des actes de la collectivité ;
- Etat-Civil (en appui)
o Prise de rendez-vous pour CNI/Passeports ;
o Permanence au DR ;
o Délivrance d’actes ;
o Légalisation de signature ;
Profils recherchés
COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES
- Savoir
o Connaissance de l’organigramme de la collectivité et des missions des différents services ;
o Maîtrise de l’outil informatique ;
o Maîtrise du standard téléphonique ;
- Savoir faire
o Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la ville ;
o Orienter correctement le public vers les différents services ;
o Savoir écouter et interpréter une demande ;
o Identifier et gérer les demandes et leur degré d’urgence ;
- Savoir être
o Sens du service Public ;
o Sens de l’accueil, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue ;
o Calme et maitrise de soi ;
o Discrétion et confidentialité ;
o Organisation, méthode et rigueur ;
o Réactivité, sérieux et efficacité ;
o Autonomie et polyvalence ;
o Patience et diplomatie ;
o Bonne présentation.
- Savoir
o Connaissance de l’organigramme de la collectivité et des missions des différents services ;
o Maîtrise de l’outil informatique ;
o Maîtrise du standard téléphonique ;
- Savoir faire
o Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la ville ;
o Orienter correctement le public vers les différents services ;
o Savoir écouter et interpréter une demande ;
o Identifier et gérer les demandes et leur degré d’urgence ;
- Savoir être
o Sens du service Public ;
o Sens de l’accueil, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue ;
o Calme et maitrise de soi ;
o Discrétion et confidentialité ;
o Organisation, méthode et rigueur ;
o Réactivité, sérieux et efficacité ;
o Autonomie et polyvalence ;
o Patience et diplomatie ;
o Bonne présentation.
Contact et modalités de candidature
Contact
0320288350
Informations complémentaires
Merci de transmettre votre CV et votre lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire, à l'adresse suivante : rh@mairie-halluin.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.