Assurer le secrétariat du service / assistance du DGAS :
o Accueil téléphonique et éventuellement physique ;
o Filtrage des appels téléphoniques
o Montage des réunions et des rendez-vous, rédaction des compte-rendu ou relevés de décisions
o Tenue et suivi du planning de la salle de réunion, préparation des réunions
o Rédaction éventuelle de délibérations
o Rédaction et saisie de courriers, classement des courriers entrants et sortants
o Secrétariat du service en général :
- Photocopie,
- Archivage,
- classement
Suivi et gestion des aspects fonctionnels des pôles Développement, urbanisme et Conduite des Opérations liées aux Investissements :
- Gestion du matériel administratif de la Direction :
- Commandes des fournitures ;
- Gestion des stocks
- Gestion des congés et absences des agents du service ;
- Tableaux de suivi
- Saisie informatique
- Gestion ducourrier entrant et sortant enlien avec le service courrier ;
- Prise de note et rédaction ds compte-rendu des réunions de Direction
Assistance au développement de projet :
- Montage de réunion ;
- Elaboration de tableaux de suivi de projets ;
- Participation aux réunions et rédaction des compte-rendu ;
- Préparation logistique de réunions publiques ou inscritesdans une démarche participative ;
- Soutien aux activités administratives des différents services de la Direction :
- Service administratif et financier de la Direction ;
- Service Urbanisme ;
- Pôle COI
Réaliser les démarches administratives liées aux appels d’offre et aux marchés :
- Préparer les pièces administratives et techniques liées aux appels d’offre et aux marchés (Contrats, RC, AE, CCTP …) en collaboration avec les Chargés d’Opérations et les acteurs de l’acte de construire.
- Préparations des documents d’exécutions et Ordres de Services des opérations en collaboration avec les chargés d’opérations et les intervenants