Depuis plusieurs années, la ville de Roubaix qualifie la relation à l'usager.
Cette priorité s'est développée dans la proximité autour des Mairies de Quartiers et également à l'Hôtel de Ville avec une attention portée à l'accessibilité des services à tout usager.
La Direction des Démarches Administratives est garante de l’efficacité et la fiabilité des prestations servies, de l’adaptation permanente aux techniques modernes et de la prise en compte de la qualité et de la bienveillance de l’accueil de l’ensemble des usagers qu’ils sachent utiliser les outils numériques ou qu’ils ne le sachent pas.

La Direction des Démarches Administratives, assure le fonctionnement des services suivants :
- Standard de la Mairie ;
- Guichet de premier accueil qui renseigne et oriente les usagers, assure la médiation et la médiation numérique
- Guichets « Relations Administratives qui assurent la délivrance des Pièces d’identité et certificats divers ;
- Guichets « Régies » qui assurent la régie de recette des services municipaux (restaurations scolaires, activités jeunesse, sport, culture,…)
- Le service de l’état civil qui enregistre les déclarations, tient les registres à jour, délivre les copies d’actes, organise les cérémonies
- Le service Cimetière qui assure le suivi des concessions, la gestion des terrains et le gardiennage.
- Le service Elections Recensements Enquêtes qui tient la liste électorale, organise les scrutins, assure le recensement de la population, le recensement des jeunes à 16 ans et diverses tâches d’enregistrement administratif, d’affichage et d’enquêtes.


Le poste de Direction adjointe a vocation à seconder le Directeur dans tous les domaines concernés par l’activité de la Direction.

Il est assisté dans ses missions par une secrétaire gestionnaire rattachée au secrétariat de la Direction, et qui a vocation à intervenir plus particulièrement en soutien à des activités des accueils centraux (dont notamment, pour le standard, la vérification et veille permanente sur la mise à jour de l’annuaire et le suivi des réponses aux questions complexes posées au standard)

Vous savez :









Participer à la construction des objectifs pour le service :
- Participer à la planification et superviser la bonne adaptabilité du service : organisation ; veille juridique ;
- Assurer un niveau de qualité élevé (efficacité et fiabilité du service, respect des délais).
Superviser l’encadrement du personnel :
- Assurer la continuité des services en permanence dans tous ses aspects (fonctionnement des ouvertures de guichet conforme à ce qui est annoncé au public ; mise en place et utilisation effective d’outils partagés pour la gestion de planning) ;
- Suivre les questions liées à la qualité de vie au travail en lien avec la DRH, Service prévention de la santé au travail ;
- Contrôler les bonnes pratiques (chaine de transmission de l’information aux agents ; régularité des réunions organisées par les responsables de service)
- Suivre le plan de formation des agents

Organisation du service :
- Participer à l’impulsion et au développement d’actions d’amélioration de l’accueil, de dématérialisation progressive des services en intégrant la prise en compte des usagers qui n’ont pas accès au numérique, en adaptant les procédures de prise en charge des demandes des usagers.
- Réguler en conséquence les impacts sur l'activité et en réorganiser les services.
- Organiser le recueil d'informations nécessaires au bon fonctionnement du service.

- Veiller à la régularité et au bon déroulement des procédures.
- Assurer les entretiens annuels d’évaluation des responsables de services, avec le Directeur.