chargé d'organisation administrative et technique
Offre n° O059240730000658
Publiée le 30/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- Grand Place - CS 70737, Roubaix (Nord)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
30/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Ville de toutes les initiatives, toutes les idées, toutes les audaces, toutes les cultures, et toutes les énergies recrute un ou une chargé(e) d’organisation administrative et technique sur le cadre d’adjoint administratif à la Grand-Plage - Médiathèque et Archives municipales de Roubaix – Direction du Pôle Vitalité et Cohésion Sociale de la Ville.
Prendre la vie côté Roubaix, c’est faire le choix d’une ville où l’audace, l’innovation, la création, l’ouverture ne sont pas de vains mots. Roubaix (98 000 habitants, 3e ville des Hauts-de-France), on y habite, on y travaille, on y crée, on s’y instruit. Bref, on y réussit ! Et si, comme 12 000 étudiants et 46 000 salariés, vous preniez la vie côté Roubaix ? Notre collectivité compte déjà 2500 talents. Rejoignez-les !
Prendre la vie côté Roubaix, c’est faire le choix d’une ville où l’audace, l’innovation, la création, l’ouverture ne sont pas de vains mots. Roubaix (98 000 habitants, 3e ville des Hauts-de-France), on y habite, on y travaille, on y crée, on s’y instruit. Bref, on y réussit ! Et si, comme 12 000 étudiants et 46 000 salariés, vous preniez la vie côté Roubaix ? Notre collectivité compte déjà 2500 talents. Rejoignez-les !
Missions / conditions d'exercice
le ou la chargé(e) d’organisation administrative et technique est rattaché(e) au Pôle administratif et financier de la Grand-Plage – Médiathèque et Archives municipales de Roubaix - et placé(e) sous la responsabilité directe du responsable de pôle. Il ou Elle travaille en lien avec le régisseur de l’équipement, la secrétaire RH, les différents pôles de l’établissement et avec les services support de la Ville (service des ressources humaines, services techniques…).
Il ou elle est en charge des activités / missions suivantes :
Organiser le travail des dimanches
• Elaborer les plannings des équipes intervenant le dimanche.
• Assurer la gestion des vacataires recrutés pour les dimanches et en renfort sur les jours de la semaine (constitution des dossiers administratifs, déclaration des heures de vacations)
Contribuer à la gestion des ressources humaines et des plannings
• Assurer la gestion administrative des stagiaires, vacataires, emplois saisonnier
• Elaborer les plannings de la semaine (en soutien ou en cas d’absence de la secrétaire RH)
• Régulariser les horaires variables, saisir les absences (en soutien ou en cas d’absence de la secrétaire RH)
Assurer la sécurité du bâtiment, de ses usagers, et des biens
• Mettre en place et assurer le suivi d’un plan de sécurité des personnes (agents et usagers). Tenir le registre de sécurité.
• Elaborer et suivre un plan d’information et de formation des agents et des nouveaux arrivants aux règles de sécurité de l’équipement.
• Participer à la mise en place du plan de sauvegarde des biens culturels (en lien avec la responsable du pôle patrimoine).
• Veiller à l’accessibilité des circuits de circulation dans l’ensemble des espaces, ranger et dégager ces circuits (en soutien au régisseur).
• Gérer les badges et les clés dans un souci de sécurité.
Participer à la maintenance, à l’entretien et au bon fonctionnement de l’équipement
(en soutien au régisseur, et notamment en son absence)
• contacter le service maintenance de la Ville, l’accueillir, l’accompagner. Suivre, relancer et tracer les interventions.
• contacter les entreprises extérieures d’entretien des installations, les accueillir, les accompagner. Suivre, relancer et tracer les interventions.
• Assister le régisseur ponctuellement sur des interventions de première maintenance et des petites réparations
Assurer un soutien logistique à l’action culturelle de l’établissement
(en support et/ou en alternance avec le régisseur en fonction des présences)
• Mettre en place les salles et les ranger après les réunions/événements. Ouvrir et fermer.
• assurer la logistique son et lumière
• assurer la logistique mobilier, installations, rafraichissements, restauration…
Assurer le service public d’accueil
• Accueillir le public à l’occasion des actions culturelles, et plus particulièrement celles qui nécessitent une mise en place logistique
• Participer à l’accueil du public sur les différents postes
Il ou elle est en charge des activités / missions suivantes :
Organiser le travail des dimanches
• Elaborer les plannings des équipes intervenant le dimanche.
• Assurer la gestion des vacataires recrutés pour les dimanches et en renfort sur les jours de la semaine (constitution des dossiers administratifs, déclaration des heures de vacations)
Contribuer à la gestion des ressources humaines et des plannings
• Assurer la gestion administrative des stagiaires, vacataires, emplois saisonnier
• Elaborer les plannings de la semaine (en soutien ou en cas d’absence de la secrétaire RH)
• Régulariser les horaires variables, saisir les absences (en soutien ou en cas d’absence de la secrétaire RH)
Assurer la sécurité du bâtiment, de ses usagers, et des biens
• Mettre en place et assurer le suivi d’un plan de sécurité des personnes (agents et usagers). Tenir le registre de sécurité.
• Elaborer et suivre un plan d’information et de formation des agents et des nouveaux arrivants aux règles de sécurité de l’équipement.
• Participer à la mise en place du plan de sauvegarde des biens culturels (en lien avec la responsable du pôle patrimoine).
• Veiller à l’accessibilité des circuits de circulation dans l’ensemble des espaces, ranger et dégager ces circuits (en soutien au régisseur).
• Gérer les badges et les clés dans un souci de sécurité.
Participer à la maintenance, à l’entretien et au bon fonctionnement de l’équipement
(en soutien au régisseur, et notamment en son absence)
• contacter le service maintenance de la Ville, l’accueillir, l’accompagner. Suivre, relancer et tracer les interventions.
• contacter les entreprises extérieures d’entretien des installations, les accueillir, les accompagner. Suivre, relancer et tracer les interventions.
• Assister le régisseur ponctuellement sur des interventions de première maintenance et des petites réparations
Assurer un soutien logistique à l’action culturelle de l’établissement
(en support et/ou en alternance avec le régisseur en fonction des présences)
• Mettre en place les salles et les ranger après les réunions/événements. Ouvrir et fermer.
• assurer la logistique son et lumière
• assurer la logistique mobilier, installations, rafraichissements, restauration…
Assurer le service public d’accueil
• Accueillir le public à l’occasion des actions culturelles, et plus particulièrement celles qui nécessitent une mise en place logistique
• Participer à l’accueil du public sur les différents postes
Profils recherchés
❱ Savoirs
• utilisation de traitements de textes, tableurs, messageries
• la connaissance de la règlementation des ERP, des normes sanitaires, des règles en matière d’hygiène et de sécurité est un plus
❱ Savoir faire
• méthode, organisation, rigueur
• planification/anticipation
• capacité à suivre une procédure, capacité à restituer une information
• sens de l’initiative, recherche de solution
❱ Savoir être
• Esprit d’équipe, envie de servir
• sens pratique, habileté, agilité
• capacité à travailler en transversalité
• capacité à rendre compte de son travail
• sens de l’initiative
• autonomie
• utilisation de traitements de textes, tableurs, messageries
• la connaissance de la règlementation des ERP, des normes sanitaires, des règles en matière d’hygiène et de sécurité est un plus
❱ Savoir faire
• méthode, organisation, rigueur
• planification/anticipation
• capacité à suivre une procédure, capacité à restituer une information
• sens de l’initiative, recherche de solution
❱ Savoir être
• Esprit d’équipe, envie de servir
• sens pratique, habileté, agilité
• capacité à travailler en transversalité
• capacité à rendre compte de son travail
• sens de l’initiative
• autonomie
Contact et modalités de candidature
Contact
0320289584
Informations complémentaires
❱ Niveau de recrutement : Cadre d’emploi des adjoints administratifs
❱ Amplitude horaire : 38h/semaine du mardi matin au samedi toute la journée. Prévoir disponibilité certains dimanches (base 1 dimanche par mois).
❱ Rémunération statutaire + régime indemnitaire de la Ville de Roubaix
❱ Amplitude horaire : 38h/semaine du mardi matin au samedi toute la journée. Prévoir disponibilité certains dimanches (base 1 dimanche par mois).
❱ Rémunération statutaire + régime indemnitaire de la Ville de Roubaix
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.