DESCRIPTION DE LA (OU DES) MISSION(S) ET DU CONTEXTE

La Direction des Finances et du Conseil en Gestion est composée de 9 services organisés autour de 3 pôles de coordination formant un collectif à encadrer de plus de 160 agent.e.s. Une grande diversité de métiers est représentée, des fonctions expertes de conception, en passant par des fonctions d’animation jusqu’aux fonctions d’exécution.

Sous l’autorité de la directrice et de son adjoint, vous apportez une assistance permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Vous travaillez en équipe avec la/l’assistant.e de Direction, et en transversalité aves les assistantes de pôle afin d’assurer la continuité du service.

Véritable interface entre les pôles et services et la Direction, vous alertez sur les demandes urgentes, compilez les données et assurez un suivi ascendant et descendant.

Relations professionnelles :
Internes
• Contacts directs et échanges permanents avec les cadres qu'elle /il assiste et les pôles de la direction
• Relations avec l'ensemble des services de la collectivité

Externes
• Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures

Savoir faire

Organisation de la vie professionnelle du cadre :
• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Gestion du courrier du cadre
• Organiser les déplacements du cadre
• Établir une relation de confiance avec le cadre

Suivi des projets et activités de la direction :
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Coordonner une équipe de secrétaires
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers


Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers électroniques

Organisation et planification des réunions :
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Gestion de l’information, classement et archivage de documents
• Préparer les dossiers pour les instances


Savoirs

• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
• Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
• Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
• Principes rédactionnels de la note de synthèse
• Principes rédactionnels du compte-rendu
Savoir faire

Compte rendu d’activité :
• Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
• Proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu
• Participer aux réunions
• Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
• Vérifier son travail en fonction des directives et procédures
• Faire preuve de discrétion professionnelle à l'égard des informations recueillies
• Présenter des résultats avec pédagogie, rigueur et diplomatie
• Collaborer au travail d'équipe dans le cadre du projet de la structure
• Organiser le travail en transversalité (interservices)
• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence

Suivi et gestion des dossiers
• Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions
• Instruire des dossiers portés par la collectivité

Instruction des dossiers et application des procédures :
• Appliquer des procédures administratives
• Renseigner des documents de suivi
• Établir et mettre en forme des documents administratifs
• Transmettre les documents administratifs
• Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs

Application des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail :
• Prendre connaissance et appliquer les consignes HSST

Savoirs

• Instances et processus de décision de la collectivité
• Techniques et outils de gestion de l’activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)
• Procédures en vigueur
• Procédures et formalités administratives
• Procédures de transmission de l’information et techniques rédactionnelles
• Procédures d’archivage et techniques de classement


Savoir - être
• Disposer d’une bonne aisance relationnelle et rédactionnelle
• Faire preuve d’adaptabilité
• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve d’autonomie
• Faire preuve d’esprit d’équipe et capacité à coopérer
Conditions particulières :

- Travail en bureau
- Horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations du service et de la demande de la personne qu’il assiste
- Disponibilité et adaptabilité
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité