SECRETAIRE DE DIRECTION
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Offre n° O059240712000658
Publiée le 12/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel du département - 51 rue gustave delory, Lille (Nord)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
17/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
DESCRIPTION DE LA (OU DES) MISSION(S) ET DU CONTEXTE
La Direction des Finances et du Conseil en Gestion est composée de 9 services organisés autour de 3 pôles de coordination formant un collectif à encadrer de plus de 160 agent.e.s. Une grande diversité de métiers est représentée, des fonctions expertes de conception, en passant par des fonctions d’animation jusqu’aux fonctions d’exécution.
Sous l’autorité de la directrice et de son adjoint, vous apportez une assistance permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Vous travaillez en équipe avec la/l’assistant.e de Direction, et en transversalité aves les assistantes de pôle afin d’assurer la continuité du service.
Véritable interface entre les pôles et services et la Direction, vous alertez sur les demandes urgentes, compilez les données et assurez un suivi ascendant et descendant.
Relations professionnelles :
Internes
• Contacts directs et échanges permanents avec les cadres qu'elle /il assiste et les pôles de la direction
• Relations avec l'ensemble des services de la collectivité
Externes
• Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
La Direction des Finances et du Conseil en Gestion est composée de 9 services organisés autour de 3 pôles de coordination formant un collectif à encadrer de plus de 160 agent.e.s. Une grande diversité de métiers est représentée, des fonctions expertes de conception, en passant par des fonctions d’animation jusqu’aux fonctions d’exécution.
Sous l’autorité de la directrice et de son adjoint, vous apportez une assistance permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Vous travaillez en équipe avec la/l’assistant.e de Direction, et en transversalité aves les assistantes de pôle afin d’assurer la continuité du service.
Véritable interface entre les pôles et services et la Direction, vous alertez sur les demandes urgentes, compilez les données et assurez un suivi ascendant et descendant.
Relations professionnelles :
Internes
• Contacts directs et échanges permanents avec les cadres qu'elle /il assiste et les pôles de la direction
• Relations avec l'ensemble des services de la collectivité
Externes
• Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
Missions / conditions d'exercice
Savoir faire
Organisation de la vie professionnelle du cadre :
• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Gestion du courrier du cadre
• Organiser les déplacements du cadre
• Établir une relation de confiance avec le cadre
Suivi des projets et activités de la direction :
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Coordonner une équipe de secrétaires
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers électroniques
Organisation et planification des réunions :
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Gestion de l’information, classement et archivage de documents
• Préparer les dossiers pour les instances
Savoirs
• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
• Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
• Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
• Principes rédactionnels de la note de synthèse
• Principes rédactionnels du compte-rendu
Savoir faire
Compte rendu d’activité :
• Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
• Proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu
• Participer aux réunions
• Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
• Vérifier son travail en fonction des directives et procédures
• Faire preuve de discrétion professionnelle à l'égard des informations recueillies
• Présenter des résultats avec pédagogie, rigueur et diplomatie
• Collaborer au travail d'équipe dans le cadre du projet de la structure
• Organiser le travail en transversalité (interservices)
• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Suivi et gestion des dossiers
• Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions
• Instruire des dossiers portés par la collectivité
Instruction des dossiers et application des procédures :
• Appliquer des procédures administratives
• Renseigner des documents de suivi
• Établir et mettre en forme des documents administratifs
• Transmettre les documents administratifs
• Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs
Application des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail :
• Prendre connaissance et appliquer les consignes HSST
Organisation de la vie professionnelle du cadre :
• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Gestion du courrier du cadre
• Organiser les déplacements du cadre
• Établir une relation de confiance avec le cadre
Suivi des projets et activités de la direction :
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Coordonner une équipe de secrétaires
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers électroniques
Organisation et planification des réunions :
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Gestion de l’information, classement et archivage de documents
• Préparer les dossiers pour les instances
Savoirs
• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
• Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
• Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
• Principes rédactionnels de la note de synthèse
• Principes rédactionnels du compte-rendu
Savoir faire
Compte rendu d’activité :
• Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
• Proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu
• Participer aux réunions
• Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
• Vérifier son travail en fonction des directives et procédures
• Faire preuve de discrétion professionnelle à l'égard des informations recueillies
• Présenter des résultats avec pédagogie, rigueur et diplomatie
• Collaborer au travail d'équipe dans le cadre du projet de la structure
• Organiser le travail en transversalité (interservices)
• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Suivi et gestion des dossiers
• Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions
• Instruire des dossiers portés par la collectivité
Instruction des dossiers et application des procédures :
• Appliquer des procédures administratives
• Renseigner des documents de suivi
• Établir et mettre en forme des documents administratifs
• Transmettre les documents administratifs
• Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs
Application des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail :
• Prendre connaissance et appliquer les consignes HSST
Profils recherchés
Savoirs
• Instances et processus de décision de la collectivité
• Techniques et outils de gestion de l’activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)
• Procédures en vigueur
• Procédures et formalités administratives
• Procédures de transmission de l’information et techniques rédactionnelles
• Procédures d’archivage et techniques de classement
Savoir - être
• Disposer d’une bonne aisance relationnelle et rédactionnelle
• Faire preuve d’adaptabilité
• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve d’autonomie
• Faire preuve d’esprit d’équipe et capacité à coopérer
Conditions particulières :
- Travail en bureau
- Horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations du service et de la demande de la personne qu’il assiste
- Disponibilité et adaptabilité
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Instances et processus de décision de la collectivité
• Techniques et outils de gestion de l’activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)
• Procédures en vigueur
• Procédures et formalités administratives
• Procédures de transmission de l’information et techniques rédactionnelles
• Procédures d’archivage et techniques de classement
Savoir - être
• Disposer d’une bonne aisance relationnelle et rédactionnelle
• Faire preuve d’adaptabilité
• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve d’autonomie
• Faire preuve d’esprit d’équipe et capacité à coopérer
Conditions particulières :
- Travail en bureau
- Horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations du service et de la demande de la personne qu’il assiste
- Disponibilité et adaptabilité
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Contact et modalités de candidature
Contact
0359735959
Informations complémentaires
CV + LETTRE DE MOTIVATION
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.