Au sein de la Direction des Ressources Humaines, service Relations Sociales, Sous l’autorité de votre responsable, vous avez en charge l’accompagnement les services dans leurs démarches administratives. Vous mettez en œuvre les procédures d'instruction et de suivi des dossiers pour permettre la prise de décision de l'autorité.

Relations professionnelles :

Interne
• Relations avec les autres agents de gestion administrative et/ou les cadres de service

Externes
• Relations éventuelles avec la population
• Relations avec les partenaires institutionnels

Savoir faire

Information des usagers et des services
• Expliciter la demande de l'usager, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents
• Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les
informer sur les délais
• Présenter les dispositifs et les modalités d'accompagnement de la demande
• Remettre ou transmettre les formulaires et les notices explicatives nécessaires à l'instruction de la demande
• Enregistrer le dossier et établir le récépissé de dépôt de la demande

Instruction administrative des dossiers
• Contrôler les pièces constitutives d'un dossier et en vérifier l'éligibilité
• Conduire des recherche techniques, juridiques et des vérifications administratives
• Consulter les autres services et recueillir leurs avis
• Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attribution, motif de rejet...)
• Conduire une analyse technique du dossier de demande et synthétiser les avis recueillis
• Rédiger la fiche technique et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des
autorités consultatives ou décisionnelles
• Rédiger des décisions ou des délibérations
• Préparer les actes juridiques de la notification
• Mettre à jour les fichiers et registres d'instruction
• Représenter l'administration dans les réunions ou groupes interinstitutionnels organisés au titre des procédures
d'instruction
• Assurer le suivi et le contrôle des ordres de service
• Notifier la décision au demandeur

Suivi et gestion des dossiers
• Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
• Contrôler le respect des obligations réglementaires et la conformité des réalisations et déclencher les procédures de
régularisation ou de sanction
• Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
• Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités
• Centraliser les dossiers et préparer les dossiers Effectuer un pré-contrôle de légalité
• Sensibiliser les services et les élus sur les risques juridiques, notamment pénaux
• Optimiser la qualité, les coûts et les délais des procédures
• Trier, classer et archiver les dossiers

Savoirs

• Procédures administratives
• Logiciels de bureautique
• Connaissances juridiques
• Outils de pilotage de l'activité, tableaux de bord et indicateurs
• Actes et écrits administratifs

Assistance et appui technique auprès des services de la collectivité
• Elaborer des préconisations ou des avis dans le cadre d’une instruction de dossier, juridique, technique, financier etc.
• Sensibiliser les services et diffuser des supports d’information
• Apporter une aide technique aux utilisateurs d’un équipement ou matériel
• Contribuer à l’écriture des cahiers de charges
• Rédiger des notices, instructions et procédures


Savoirs

• Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
• Organigramme de la collectivité
• Technique et outils de gestion de l’activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)
• Techniques rédactionnelles
• Procédures en vigueur
• Règles et consignes de sécurité
• Principes de la communication écrite et orale

Savoir - être
• Faire preuve d’initiative
• Faire preuve d’autonomie
• Faire preuve de réactivité
• Disposer d’une bonne aisance relationnelle
• Esprit d’équipe et capacité à coopérer