Finalité du poste :
Rattaché-e à la cellule marchés/achats du service moyens financiers et prospective et sous la responsabilité du référent commande publique, le-la coordinateur-rice achats est en charge de l’organisation du circuit des demandes d’achats du Pôle Culture et Relations Internationales, des actions achats (centralisation des besoins, sourcing, stratégie, analyse d'offres, négociation, suivi d'exécution...) sur les projets qui lui sont confiés, dans une démarche qualité/ coût/ délai/ développement durable dans l’objectif d’optimiser le fonctionnement et les dépenses du Pôle Culture et Relations Internationales de la Ville et de la veille juridique.

Fonction de rattachement : Référent commande publique

Fonction(s) encadrée(s) : Aucune

Missions :
Organisation du circuit des demandes d’achat.
Centralisation des besoins et optimisation des achats dans le respect des objectifs fixés.
Mise en œuvre d’une stratégie achats et identification des marchés transversaux à passer au sein du pôle à travers :
- le recensement annuel des besoins du pôle en matière de marchés (il a lieu chaque année, début septembre),
- une analyse des demandes d’achat émanant des services,
et une consultation desdits services par tous moyens (prise de contact, réunion, mise en place de comités achats..)

Montage des documents contractuels financiers de type bordereau des prix et décomposition du prix forfaitaire en lien avec les services demandeurs et préparation et mise en œuvre des actes administratifs et juridiques nécessaires à la conduite des activités.

Veille des renouvellements de marchés.

Développement d’outils internes de suivi et d’information (tableaux de bord..).

Veille juridique.

Promotion d’une culture de gestion au sein de la direction.

Participation à la structuration du service moyens financiers et prospective.

Interlocuteurs :
Interne : Le-la coordinateur-rice achats fonctionne en mode projet sur des projets transversaux et travaille à la définition du juste besoin avec tous les services du pôle culture et relations internationales de la Ville de Lille. Au sein du Secrétariat général du Pôle Culture et relations internationales, il-elle travaille en collaboration avec les comptables du service moyens financiers et prospective.
Externe : avec les fournisseurs et prestataires et d’autres collectivités territoriales.

Conditions d'exercice :
Positionnement au sein du service moyens financiers et prospective du secrétariat général
Lieu de travail : Hôtel de ville
Poste à temps complet
Horaires de bureau du lundi au vendredi
Moyens bureautiques : ordinateur avec messagerie électronique, agenda électronique, téléphone fixe. Télétravail possible, logiciels Coriolis, plateforme achatpublic.com, Airs delib, GED, I-parapheur

Responsabilités et résultats attendus :
Sécuriser les achats des directions du Pôle Culture et Relations Internationales et contribuer ainsi à la bonne mise en œuvre des projets et activités récurrentes des directions du pôle.

Compétences métier :
Bonne connaissance du droit administratif général, des finances publiques et de la réglementation en matière de commande publique.
Maîtrise des différents modes de consultation de prestataires et de fournisseurs (appels d'offre, ...) dans le secteur public
Maîtrise des obligations juridiques en matière d’achat public (Code de la Commande Publique…)
Connaissance des process achats (négociation, benchmarking, bonnes pratiques...)
Connaissance du pilotage de projet
Qualités rédactionnelles
Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
Intérêt pour le secteur culturel, connaissance appréciée des réseaux et acteurs du domaine
Capacité à formaliser et à mettre en œuvre des procédures et des protocoles

Compétences comportementales :
Esprit positif, ouvert et curieux
Esprit d’analyse et de synthèse et sens des priorités
Réactivité, adaptabilité, dynamisme
Grande discrétion et respect du devoir de réserve et de la confidentialité des données
Capacité à travailler en forte autonomie
Reporting régulier à la hiérarchie
Sens du contact et du travail en équipe
Esprit d’initiative et force de proposition dans la gestion de ses dossiers
Objectivité et neutralité,
Sens de la communication, pédagogie et diplomatie