Assistant(e) de gestion administrative
Offre n° O059240529000027
Publiée le 09/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
BONDUES
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
08/08/2024
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant temporairement suite à autres congés (congé ordinaire, congé maternité, CITIS...)
Durée de la mission
5 mois
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps non complet,
24h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Placé sous l’autorité du Directeur de l’école municipale de musique, vous êtes chargé de l’assister dans la gestion administrative du service.
Missions / conditions d'exercice
Missions :
- Accueil des usagers
- Gestion administrative de l’école de musique : inscriptions, réinscriptions, examens, annuaires, listes de classes, dossiers d’évaluation, commandes, facturation…
- Participation aux manifestations de l’école de musique (concerts, auditions…)
Activités :
- Réalisation de tâches administratives, traitement des dossiers et saisie de documents
- Accueil physique et téléphonique du public
- Gestion de l’information, classement archivage de documents
- Planification et suivi des activités du service
- Suivi des paiements des usagers, Suivi de la facturation et des cotisations aux différents organismes : SACEM, FFEA…
- Rédaction de courriers divers destinés aux parents, institutions… : lettres d’absence, d’information, convocations des jurys d’examens, invitations pour les concerts, autres…
- Communication des différents évènements : informations diverses, remise des prix, concerts, programmes…
- Organisation technique des examens : listes d’élèves, photocopies, saisie des résultats et affichage, préparation des diplômes
- Photocopie de partitions de musique
- Faire le lien avec les autres services : Finances, Communication, Ressources Humaines, Services Techniques, Services Généraux…
- Récupérer le courrier en Mairie
- Accueil des usagers
- Gestion administrative de l’école de musique : inscriptions, réinscriptions, examens, annuaires, listes de classes, dossiers d’évaluation, commandes, facturation…
- Participation aux manifestations de l’école de musique (concerts, auditions…)
Activités :
- Réalisation de tâches administratives, traitement des dossiers et saisie de documents
- Accueil physique et téléphonique du public
- Gestion de l’information, classement archivage de documents
- Planification et suivi des activités du service
- Suivi des paiements des usagers, Suivi de la facturation et des cotisations aux différents organismes : SACEM, FFEA…
- Rédaction de courriers divers destinés aux parents, institutions… : lettres d’absence, d’information, convocations des jurys d’examens, invitations pour les concerts, autres…
- Communication des différents évènements : informations diverses, remise des prix, concerts, programmes…
- Organisation technique des examens : listes d’élèves, photocopies, saisie des résultats et affichage, préparation des diplômes
- Photocopie de partitions de musique
- Faire le lien avec les autres services : Finances, Communication, Ressources Humaines, Services Techniques, Services Généraux…
- Récupérer le courrier en Mairie
Profils recherchés
Savoirs :
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel…
- Maîtrise ou capacité d’adaptation aux progiciels de gestion : Milord et CYRIL
- Maîtrise ou capacité d’adaptation au progiciel de gestion d’école de musique iMuse
- Procédures du service, procédures administratives
- Communication orale et écrite
Savoir être :
- Faculté d’adaptation, dynamisme, réactivité et qualité d’initiatives
- Qualités organisationnelles, méthodique et rigueur dans le suivi
- Facilité de contact avec le public
Savoir-faire :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, documents administratifs, comptes rendus de réunion
- Recevoir, filtrer et réorienter les demandes, courriers électroniques, appels téléphoniques
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel…
- Maîtrise ou capacité d’adaptation aux progiciels de gestion : Milord et CYRIL
- Maîtrise ou capacité d’adaptation au progiciel de gestion d’école de musique iMuse
- Procédures du service, procédures administratives
- Communication orale et écrite
Savoir être :
- Faculté d’adaptation, dynamisme, réactivité et qualité d’initiatives
- Qualités organisationnelles, méthodique et rigueur dans le suivi
- Facilité de contact avec le public
Savoir-faire :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, documents administratifs, comptes rendus de réunion
- Recevoir, filtrer et réorienter les demandes, courriers électroniques, appels téléphoniques
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Contact
Contact
0320259494
Informations complémentaires
Temps de travail :
- Temps non complet, 24h00 pendant les périodes scolaires
Conditions d’exercice :
- Horaires en soirée, liés à l’accueil du public
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Relations fréquentes avec le public
- Relations avec l’ensemble des services
- Présence requise exceptionnellement en dehors des horaires habituels selon la programmation des manifestations organisées par le service
- Temps non complet, 24h00 pendant les périodes scolaires
Conditions d’exercice :
- Horaires en soirée, liés à l’accueil du public
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Relations fréquentes avec le public
- Relations avec l’ensemble des services
- Présence requise exceptionnellement en dehors des horaires habituels selon la programmation des manifestations organisées par le service
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.