Accueil physique et téléphonique du public (mairie et agence postale) – communication externe – secrétariat - archivage

Accueil :
Renseigner – orienter vers le service concerné – transmettre les messages – délivrer les formulaires et autres documents (dossiers de travaux, OTV police municipale, photocopies…) – enregistrer les nouveaux arrivants – réceptionner les formulaires de demandes d’inscription sur les listes électorales – enregistrer les demandes de travaux –réception des demandes de réservations des salles communales – suivi des plannings d’occupation – remise des badges d’accès

Agence postale :
Gestion complète en lien direct avec La Poste

Communication :
Rédaction et mise en page des informations communales (bulletin trimestriel, flashs infos ponctuels, panneau d’information lumineux) – suivi et mise à jour du site Internet et des affichages numériques

Elections :
Préparation et gestion administrative.

Secrétariat et archivage :
Enregistrement quotidien des courriers réceptionnés et envoyés par la collectivité – rédaction de courriers (Adjoints, secrétariat général) – établissement des convocations des commissions municipales – gestion des assurances – archivage des dossiers du service administratif

Savoirs faire :
Avoir des qualités relationnelles et rédactionnelles.
Utiliser les outils informatiques « courants » (Internet, Word et Excel notamment)
Se tenir informé(e) des évolutions législatives et réglementaires.
Etre en capacité de restituer fidèlement les messages à leur(s) destinataire(s) (élu ou agent de la collectivité).
Rendre compte au Maire, aux Adjoints, au secrétariat général.

Savoir être :
Avoir le sens du service public / Savoir agir et/ou réagir face au public / Donner les explications - informer les personnes / Dans certains cas, plus particulièrement, savoir faire preuve d’empathie / Etre en capacité de travailler en binôme et en équipe.
Se conformer aux règles d’hygiène et de sécurité ainsi qu’au règlement interne de fonctionnement des services.