UN(E) ASSISTANT(E) DE GESTION ADMINISTRATIVE POLYVALENT(E)
Offre n° O056240426000235
Publiée le 26/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hennebont cedex
Poste à pourvoir le
26/05/2024
Date limite de candidature
26/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction Générale des Services, placé(e) sous la responsabilité du Directeur Général des Services, vous assurez, en collaboration avec l’ensemble des agents du Secrétariat de la Direction Générale des Services, toutes les tâches relatives aux missions et toutes tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’Administration et liées aux nécessités de service, à la demande du Directeur Général des Services.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
Mission « courrier » :
- Courrier « arrivée » : diffusion de documents « papier » et « numérique » veille documentaire, diffusion revue de presse
- Courrier « départ » : affranchissement et expédition du courrier départ ; gestion des envois en nombre (mise sous pli, contrats avec La Poste) ; gestion des colis (contrats Colissimo) ; mise sous plis : Information, accueil, conseils aux agents référents
- Mission de Vaguemestre : participe aux opérations ponctuelles de diffusion de documents auprès des Services et de la Population
- Suivi du matériel du Secrétariat de la Direction Générale des Services : gestion des consommables et fournitures du service courrier (machine à affranchir, machine de mise sous plis, ouvre-lettres), premier entretien, contacts avec les prestataires
- Actualisation des Fiches Procédures du service courrier.
Gestion des moyens généraux :
- Suivi du petit matériel mis à disposition par le Secrétariat de la Direction Générale des Services
- Diagnostic des petites pannes et interface avec le Centre Technique Municipal si besoin d’une intervention, référent OpenGST
- Gestion des accès au local courrier
- Fournitures administratives : suivi du stock papier et enveloppes
- Gestion des ressources documentaires mises à disposition des agents, copie des ressources à la demande du Directeur Général des Services.
Service assemblées et secrétariat de la Direction Générale des Services :
- Réservation de ressources (salles, matériel et véhicules) pour la Direction Générale des Services
- Préparation salles de réunion, installation du matériel informatique, prévision des câbles, sonorisation et restitution du matériel pour la Direction Générale des Services
- Gestion des Arrêtés et Notes de Services : enregistrement, diffusion, affichage et mise en ligne
- Gestion des archives.
Activités complémentaires :
- Suppléer les autres agents du service dans le cadre de la continuité de service.
Mission « courrier » :
- Courrier « arrivée » : diffusion de documents « papier » et « numérique » veille documentaire, diffusion revue de presse
- Courrier « départ » : affranchissement et expédition du courrier départ ; gestion des envois en nombre (mise sous pli, contrats avec La Poste) ; gestion des colis (contrats Colissimo) ; mise sous plis : Information, accueil, conseils aux agents référents
- Mission de Vaguemestre : participe aux opérations ponctuelles de diffusion de documents auprès des Services et de la Population
- Suivi du matériel du Secrétariat de la Direction Générale des Services : gestion des consommables et fournitures du service courrier (machine à affranchir, machine de mise sous plis, ouvre-lettres), premier entretien, contacts avec les prestataires
- Actualisation des Fiches Procédures du service courrier.
Gestion des moyens généraux :
- Suivi du petit matériel mis à disposition par le Secrétariat de la Direction Générale des Services
- Diagnostic des petites pannes et interface avec le Centre Technique Municipal si besoin d’une intervention, référent OpenGST
- Gestion des accès au local courrier
- Fournitures administratives : suivi du stock papier et enveloppes
- Gestion des ressources documentaires mises à disposition des agents, copie des ressources à la demande du Directeur Général des Services.
Service assemblées et secrétariat de la Direction Générale des Services :
- Réservation de ressources (salles, matériel et véhicules) pour la Direction Générale des Services
- Préparation salles de réunion, installation du matériel informatique, prévision des câbles, sonorisation et restitution du matériel pour la Direction Générale des Services
- Gestion des Arrêtés et Notes de Services : enregistrement, diffusion, affichage et mise en ligne
- Gestion des archives.
Activités complémentaires :
- Suppléer les autres agents du service dans le cadre de la continuité de service.
Profils recherchés
- Titulaire d'un diplôme professionnel dans les domaines administratifs (niveau CAP, BEP minimum exigé), vous justifiez d'une expérience sur un poste similaire d'au moins 2 ans ;
- Vous avez une réelle pratique et appétence pour les outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, Outlook, CIRIL finances, PDF Creator, Megalis) ;
- Connaissances de base de la fonction publique territoriale et des acteurs institutionnels locaux, de l’organisation et des services de la ville ;
- Autonomie, rigueur, réactivité, méthode ;
- Grand sens de l’organisation et du travail en équipe, capacité à rendre compte et à diffuser les informations ;
- Capacité à identifier les priorités, à planifier ses activités, en tenant compte des contraintes et des échéances ;
- Disponibilité, écoute et discrétion professionnelle, qualités relationnelles.
- Vous avez une réelle pratique et appétence pour les outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, Outlook, CIRIL finances, PDF Creator, Megalis) ;
- Connaissances de base de la fonction publique territoriale et des acteurs institutionnels locaux, de l’organisation et des services de la ville ;
- Autonomie, rigueur, réactivité, méthode ;
- Grand sens de l’organisation et du travail en équipe, capacité à rendre compte et à diffuser les informations ;
- Capacité à identifier les priorités, à planifier ses activités, en tenant compte des contraintes et des échéances ;
- Disponibilité, écoute et discrétion professionnelle, qualités relationnelles.
Contact
Contact
0297851616
Informations complémentaires
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, forfait mobilités durables, possibilité de télétravail, participation employeur à la complémentaire santé ou prévoyance, Comité des Œuvres Sociales.
Poste à temps complet à pourvoir dès que possible.
Adresser lettre de motivation et curriculum vitae (précisant une adresse courriel), copie du(des) diplôme(s), du dernier arrêté de situation administrative (pour les fonctionnaires), des 3 derniers bulletins de salaire et comptes-rendus d’entretien professionnel,
de préférence par courriel à : rhhennebont@mairie-hennebont.fr
à défaut par courrier à :
Madame la Maire d’HENNEBONT - DRH-RECRUT/DGS
Mairie d’HENNEBONT - 13 Place Foch - CS 80130 - 56704 HENNEBONT
Poste à temps complet à pourvoir dès que possible.
Adresser lettre de motivation et curriculum vitae (précisant une adresse courriel), copie du(des) diplôme(s), du dernier arrêté de situation administrative (pour les fonctionnaires), des 3 derniers bulletins de salaire et comptes-rendus d’entretien professionnel,
de préférence par courriel à : rhhennebont@mairie-hennebont.fr
à défaut par courrier à :
Madame la Maire d’HENNEBONT - DRH-RECRUT/DGS
Mairie d’HENNEBONT - 13 Place Foch - CS 80130 - 56704 HENNEBONT
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.