Assitant de Gestion Administrative (H/F)
Offre n° O054250120000536
Publiée le 20/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville - 13 Rue de Rigny - BP 319, Toul (Meurthe-et-Moselle)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
19/02/2025
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
6 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Salaire selon rémunération statutaire - Avantages liés au poste : RIFSEEP, prime de fin d’année, CNAS, chèques déjeuner
Descriptif de l'emploi
Au sein d’une Direction composée de 95 agents et sous l’autorité du Responsable du service Education, vous serez chargé(e) principalement de la gestion administrative de la direction
Missions / conditions d'exercice
Activités
Secrétariat :
- Gestion des boîtes mail « école » et « sport »
- Gestion du courrier arrivée et départ
- Impressions et copies pour les associations
- Réservation patinoire pour les anniversaires et les groupes
- Gestion du circuit des parapheurs
- Rédaction de divers courriers et comptes rendus de réunion
- Préparation de réunion
- Organisation et planification de rendez-vous et réunion
- Gestion des besoins en fournitures scolaires administratives
- Réception, impression et contrôle des dossiers de subvention
- Mise à jour des créneaux des infrastructures sportives sur le portail GRR, gestion des demandes de créneaux ponctuels (établissements scolaires, associations…)
- Gestion des envois et retours de conventions et des documents associés
- Gestion des inscriptions pour le Forum des Associations
- Réalisation et envoi du planning hebdomadaire des compétitions sportives
- Gestion des envois des dossiers des conseils d’écoles aux élus
- Gestion du tableau de suivi des demandes de dérogations
- Contrôle des inscriptions scolaires
- Création et renouvellement des codes d’accès des usagers sur le logiciel portail famille
- Commandes des repas des enfants mangeant sur la restauration scolaire (2 fois par semaine)
Accueil et renseignement du public en l’absence de l’agent d’accueil :
- Accueil physique et téléphonique des usagers
- Prise de note des messages
- Inscriptions scolaires via les logiciels onde et portail famille
- Inscriptions restauration scolaire et accueils périscolaires du matin et du soir
- Distribution des divers documents aux agents de la Direction.
Comptabilité en l’absence du coordinateur finances :
- Gestion comptable (bons de commandes, traitement des factures...)
Les missions peuvent être amenées à évoluer.
Secrétariat :
- Gestion des boîtes mail « école » et « sport »
- Gestion du courrier arrivée et départ
- Impressions et copies pour les associations
- Réservation patinoire pour les anniversaires et les groupes
- Gestion du circuit des parapheurs
- Rédaction de divers courriers et comptes rendus de réunion
- Préparation de réunion
- Organisation et planification de rendez-vous et réunion
- Gestion des besoins en fournitures scolaires administratives
- Réception, impression et contrôle des dossiers de subvention
- Mise à jour des créneaux des infrastructures sportives sur le portail GRR, gestion des demandes de créneaux ponctuels (établissements scolaires, associations…)
- Gestion des envois et retours de conventions et des documents associés
- Gestion des inscriptions pour le Forum des Associations
- Réalisation et envoi du planning hebdomadaire des compétitions sportives
- Gestion des envois des dossiers des conseils d’écoles aux élus
- Gestion du tableau de suivi des demandes de dérogations
- Contrôle des inscriptions scolaires
- Création et renouvellement des codes d’accès des usagers sur le logiciel portail famille
- Commandes des repas des enfants mangeant sur la restauration scolaire (2 fois par semaine)
Accueil et renseignement du public en l’absence de l’agent d’accueil :
- Accueil physique et téléphonique des usagers
- Prise de note des messages
- Inscriptions scolaires via les logiciels onde et portail famille
- Inscriptions restauration scolaire et accueils périscolaires du matin et du soir
- Distribution des divers documents aux agents de la Direction.
Comptabilité en l’absence du coordinateur finances :
- Gestion comptable (bons de commandes, traitement des factures...)
Les missions peuvent être amenées à évoluer.
Profils recherchés
- Connaissance des outils informatiques et bureautiques
- Qualité rédactionnelle
- Qualités relationnelles
- Rigoureux et méthodique
- Organisé et autonome
- Sens du travail en équipe
Qualifications requises
- CAP/BEP secrétariat exigé et/ou BAC secrétariat souhaité
- Expérience dans le secteur de l’administratif
- Qualité rédactionnelle
- Qualités relationnelles
- Rigoureux et méthodique
- Organisé et autonome
- Sens du travail en équipe
Qualifications requises
- CAP/BEP secrétariat exigé et/ou BAC secrétariat souhaité
- Expérience dans le secteur de l’administratif
Contact et modalités de candidature
Contact
0354036066
Informations complémentaires
Candidature à adresser par mail (CV + LETTRE DE MOTIVATION)
A l’attention de M. le Maire
13 rue de Rigny
BP 70319
54201 TOUL
Tél : 03 54 03 60 66
Mail : candidatures@mairie-toul.fr
A l’attention de M. le Maire
13 rue de Rigny
BP 70319
54201 TOUL
Tél : 03 54 03 60 66
Mail : candidatures@mairie-toul.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.