Assistant de Direction (H/F)
Offre n° O054241023000847
Publiée le 23/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
5 Rue Edouard Lalo, Jarville-la-Malgrange (Meurthe-et-Moselle)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
22/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Rattaché à la Directrice du CCAS, l'assistant administratif assure la gestion administrative de l'établissement public.
Missions / conditions d'exercice
1. ASSISTER ET SOUTENIR LE/LA DIRECTEUR-TRICE DANS LES TRAVAUX ADMINISTRATIFS DU SERVICE
- Organiser des réunions (préparation, élaboration de support de présentation...)
- Prise de notes, rédaction du compte rendu et transmission aux participants
- Elaborer des écrits : Notes, comptes rendus, documents de synthèse/d'analyse, tableaux comparatifs et/ou de statistiques...
- Rédiger et/ou mettre en forme les conventions, les contrats de prestation de services annexé-e-s aux décisions
- Rédiger des courriers de réponse aux demandes des administrés
- Assurer la gestion du courrier : envoi, réception, diffusion, suivi
2. PREPARER ET SUIVRE L'ORGANISATION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION ET DE LA COMMISSION PERMANENTE
- Préparer les instances (délibération, pièce jointe, convocation, dossier de présentation, envoi des invitations et des dossiers)
- Rédiger les procès-verbaux, courriers
- Réaliser le suivi administratif et financier (vérification des factures)
- Mettre à jour les tableaux de suivi
- Suivre les instances et élaborer le-s registre-s
3. PARTICIPER AU SUIVI BUDGETAIRE DU SERVICE
- Faire des demandes de devis, établir les bons de commande
- Valider les factures
- Créer et/ou suivre les tableaux de bord, les tableaux de facturation
- Etre un soutien pour l'élaboration du budget
4. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE CERTAINS DOSSIERS
4.1 Axe logement :
- Lien avec les bailleurs sociaux, suivi des Commissions d'Attribution Logement, mise à jour des tableaux de suivi
- Prise en charge des situations particulières/urgentes de relogement, élaboration des rapports de situation, recherche de solutions...
4.2. Domiciliation :
- Instruction du dossier de demande, entretien avec les usagers, rédaction du rapport d'évaluation de la situation
4.3. Club senior : Mise en place et suivi de manifestations/actions
- Recherche de prestataires/partenaires, prise de contact
- Gestion de l'organisation globale des projets (rencontres partenariales/réunion de préparation, diffusion, chek-list, courriers, évaluation)
- Valorisation des actions menées (lien avec le service communication)
4.4. Référent au sein du service :
- Programme " Services Publics + " - Parapheur électronique
- Gestion de l'adresse mail générique du CCAS (binôme avec la Directrice)
4.5. Tri, classement, archivage des documents et des dossiers confiés
5. CONTINUITE DE SERVICE EN CAS D'ABSENCE DE L'AGENT D'ACCUEIL
- Organiser des réunions (préparation, élaboration de support de présentation...)
- Prise de notes, rédaction du compte rendu et transmission aux participants
- Elaborer des écrits : Notes, comptes rendus, documents de synthèse/d'analyse, tableaux comparatifs et/ou de statistiques...
- Rédiger et/ou mettre en forme les conventions, les contrats de prestation de services annexé-e-s aux décisions
- Rédiger des courriers de réponse aux demandes des administrés
- Assurer la gestion du courrier : envoi, réception, diffusion, suivi
2. PREPARER ET SUIVRE L'ORGANISATION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION ET DE LA COMMISSION PERMANENTE
- Préparer les instances (délibération, pièce jointe, convocation, dossier de présentation, envoi des invitations et des dossiers)
- Rédiger les procès-verbaux, courriers
- Réaliser le suivi administratif et financier (vérification des factures)
- Mettre à jour les tableaux de suivi
- Suivre les instances et élaborer le-s registre-s
3. PARTICIPER AU SUIVI BUDGETAIRE DU SERVICE
- Faire des demandes de devis, établir les bons de commande
- Valider les factures
- Créer et/ou suivre les tableaux de bord, les tableaux de facturation
- Etre un soutien pour l'élaboration du budget
4. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE CERTAINS DOSSIERS
4.1 Axe logement :
- Lien avec les bailleurs sociaux, suivi des Commissions d'Attribution Logement, mise à jour des tableaux de suivi
- Prise en charge des situations particulières/urgentes de relogement, élaboration des rapports de situation, recherche de solutions...
4.2. Domiciliation :
- Instruction du dossier de demande, entretien avec les usagers, rédaction du rapport d'évaluation de la situation
4.3. Club senior : Mise en place et suivi de manifestations/actions
- Recherche de prestataires/partenaires, prise de contact
- Gestion de l'organisation globale des projets (rencontres partenariales/réunion de préparation, diffusion, chek-list, courriers, évaluation)
- Valorisation des actions menées (lien avec le service communication)
4.4. Référent au sein du service :
- Programme " Services Publics + " - Parapheur électronique
- Gestion de l'adresse mail générique du CCAS (binôme avec la Directrice)
4.5. Tri, classement, archivage des documents et des dossiers confiés
5. CONTINUITE DE SERVICE EN CAS D'ABSENCE DE L'AGENT D'ACCUEIL
Profils recherchés
Savoirs
1. Bonne connaissance des outils bureautiques
2. Maîtrise des techniques rédactionnelles
3. Posséder des compétences rédactionnelles (bonne connaissance des règles de grammaire et d'orthographe)
4. Connaissances de l'environnement de la Collectivité/établissement et les acteurs du territoire (institutionnels, associatifs)
5. Maîtrise des dispositifs et des procédures d'aide sociale
6. Connaissances des techniques d'accueil des usagers
Savoirs faire
1. Maîtrise des techniques de secrétariat
2. Respect de la charte graphique
4. Création d'outils pour le suivi des dossiers et le suivi budgétaire
5. Saisie et mise à jour des tableaux de suivi administratif et budgétaire de l'activité du service
6. Capacités à utiliser le standard téléphonique et l'agenda
Savoirs être
1. Appréhender le caractère d'urgence des situations ainsi que des informations à transmettre, être réactif.
2. Bonne adaptabilité, autonomie et capacité à organiser son temps de travail.
3. Respect de la confidentialité, du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle.
4.Bonne expression écrite et orale.
5. Sens du service public.
6. Savoir gérer des publics difficiles
7. Capacités à travailler en équipe
8. Connaissance des missions du service
1. Bonne connaissance des outils bureautiques
2. Maîtrise des techniques rédactionnelles
3. Posséder des compétences rédactionnelles (bonne connaissance des règles de grammaire et d'orthographe)
4. Connaissances de l'environnement de la Collectivité/établissement et les acteurs du territoire (institutionnels, associatifs)
5. Maîtrise des dispositifs et des procédures d'aide sociale
6. Connaissances des techniques d'accueil des usagers
Savoirs faire
1. Maîtrise des techniques de secrétariat
2. Respect de la charte graphique
4. Création d'outils pour le suivi des dossiers et le suivi budgétaire
5. Saisie et mise à jour des tableaux de suivi administratif et budgétaire de l'activité du service
6. Capacités à utiliser le standard téléphonique et l'agenda
Savoirs être
1. Appréhender le caractère d'urgence des situations ainsi que des informations à transmettre, être réactif.
2. Bonne adaptabilité, autonomie et capacité à organiser son temps de travail.
3. Respect de la confidentialité, du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle.
4.Bonne expression écrite et orale.
5. Sens du service public.
6. Savoir gérer des publics difficiles
7. Capacités à travailler en équipe
8. Connaissance des missions du service
Contact et modalités de candidature
Contact
03.83.15.84.23
Informations complémentaires
CV+Lettre de motivation à adresser à l'attention du Président du CCAS.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.