748 - Assistant.e administratif.ve de la CEMMA
Offre n° O054240925000535
Publiée le 27/09/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
D.r.h - 48 esplanade j. baudot - rue du sergent blandan - co 900 - 19, Nancy (Meurthe-et-Moselle)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
27/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité hiérarchique du.de la responsable de la CEMMA, il/elle assiste ce.cette dernier.ère en termes d’accueil et d’information, d’organisation, de communication, et de préparation et suivi d’études spécifiques. Il/elle est l’interlocuteur.trice de la justice pour le suivi des dossiers relevant de ce champ. Il/elle est en appui à l’organisation générale du service.
Missions / conditions d'exercice
Appui à l’organisation et la gestion de l’activité
• Participe au traitement des appels téléphoniques (internes/externes) de la CEMMA selon l’organisation établie par la responsable
• Gère et enregistre le courrier entrant et sortant, trie les ordonnances et jugements, assure leur transmission aux territoires concernés
• Assure le traitement et la liquidation des demandes d’évaluation CEMMA ainsi que des suites réservées par l’autorité judiciaire et alerte le/la responsable adjoint.e de la CEMMA si les réponses semblent inappropriées ou incomplètes
Référent.e justice
• Gère le suivi des décisions de justice, magistrats du Parquet ou juges des enfants
• Elabore tout outil de suivi nécessaire
• Sollicite le bureau d’ordre du Parquet ou le greffe du tribunal pour enfants pour obtention d’informations utiles à la compréhension du parcours judicaire des enfants
• Propose et organise si besoin des temps de rencontre avec les greffiers pour le suivi des dossiers
Assistance administrative à la responsable du service
• Gère les appels et le planning de la responsable
• Rédige et propose des courriers, notes et comptes rendus à la demande de la responsable
• Contribue aux études statistiques initiées par la responsable du service
Assistance administrative en charge du service
• Actualise les supports de communication de la CRIP et veille à leur édition
• Veille à la mise à jour du logiciel du service en relation avec la DSI
• Vérifie les données de suivi de l’activité et se met en lien avec le référent ODPE pour l’extraction et la valorisation des données
• Assure la logistique du service (commande de fournitures, réservation de salles, …)
• Tient à jour le planning des congés et des permanences.
• Participe au traitement des appels téléphoniques (internes/externes) de la CEMMA selon l’organisation établie par la responsable
• Gère et enregistre le courrier entrant et sortant, trie les ordonnances et jugements, assure leur transmission aux territoires concernés
• Assure le traitement et la liquidation des demandes d’évaluation CEMMA ainsi que des suites réservées par l’autorité judiciaire et alerte le/la responsable adjoint.e de la CEMMA si les réponses semblent inappropriées ou incomplètes
Référent.e justice
• Gère le suivi des décisions de justice, magistrats du Parquet ou juges des enfants
• Elabore tout outil de suivi nécessaire
• Sollicite le bureau d’ordre du Parquet ou le greffe du tribunal pour enfants pour obtention d’informations utiles à la compréhension du parcours judicaire des enfants
• Propose et organise si besoin des temps de rencontre avec les greffiers pour le suivi des dossiers
Assistance administrative à la responsable du service
• Gère les appels et le planning de la responsable
• Rédige et propose des courriers, notes et comptes rendus à la demande de la responsable
• Contribue aux études statistiques initiées par la responsable du service
Assistance administrative en charge du service
• Actualise les supports de communication de la CRIP et veille à leur édition
• Veille à la mise à jour du logiciel du service en relation avec la DSI
• Vérifie les données de suivi de l’activité et se met en lien avec le référent ODPE pour l’extraction et la valorisation des données
• Assure la logistique du service (commande de fournitures, réservation de salles, …)
• Tient à jour le planning des congés et des permanences.
Profils recherchés
Compétences techniques :
• Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Rédiger des courriers, des notes et comptes rendus de réunion
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage…)
• Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
• Instituer des règles de classement et d’archivage et les faire respecter
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook Powerpoint)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service
Compétences relationnelles :
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Préserver la confidentialité des dossiers
• Faire preuve de diplomatie
• Coopérer avec les autres services de la direction
• Faire preuve de distanciation face aux situations sensibles
• Respecter la notion de secret professionnel
Compétences stratégiques :
• Comprendre les enjeux liés à son domaine d’activité
• Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat
• Savoir anticiper
• Savoir être réactif et faire preuve de capacité d’initiative
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence
• Repérer des situations à risques
• Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter
• Etre capable de faire des liens entre les différents dossiers
• Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Rédiger des courriers, des notes et comptes rendus de réunion
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage…)
• Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
• Instituer des règles de classement et d’archivage et les faire respecter
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook Powerpoint)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service
Compétences relationnelles :
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Préserver la confidentialité des dossiers
• Faire preuve de diplomatie
• Coopérer avec les autres services de la direction
• Faire preuve de distanciation face aux situations sensibles
• Respecter la notion de secret professionnel
Compétences stratégiques :
• Comprendre les enjeux liés à son domaine d’activité
• Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat
• Savoir anticiper
• Savoir être réactif et faire preuve de capacité d’initiative
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence
• Repérer des situations à risques
• Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter
• Etre capable de faire des liens entre les différents dossiers
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.