Sous l’autorité du responsable de service, l’agent de gestion administratif et comptable assure le secrétariat du service juridique et assurances. Il.elle assure le suivi administratif et financier des dossiers juridiques en appui aux juristes et au responsable. Il.elle contribue à l’élaboration du budget du service, et assure le traitement de la gestion des engagements et des liquidations du service.

Administratif et secrétariat
• Assure l’accueil physique et téléphonique du service et oriente les demandes vers le bon interlocuteur
• Gère les courriers entrées-sorties du service, notamment les entrées via Télérecours
• Rédige dans AIRdélib les rapports du service
• Assure l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des invitations, listing des participants, etc.)
• Gère les fournitures de bureau du service
• Renseigne les données du tableau de gestion d’activité trimestriel relatif à l’activité juridique et assurance en lien avec le responsable de service
• Assure périodiquement la mise à jour et le classement des documents de référence en matière juridique
Gestion administrative et comptable des dossiers juridiques
• Crée les dossiers papiers juridiques et assure leur mise à jour (actes de procédure, courrier, AR, etc.)
• Saisit les données dans le logiciel de gestion des dossiers du service (DIRAJ) : classification juridique, création de dossiers de demandes d’avis juridiques et des dossiers contentieux.
• Met à jour les données dans le logiciel suivant l’évolution du degré d’instruction du dossier (acte de procédure, facture, recette)
• Assure une vérification des délais de procédure et de production des actes, et tient informé le juriste
• Assure une relecture des productions des juristes, et réalise l’envoi (Xparaph, Télérecours, courrier, etc.)
• Réalise l’exécution comptable des dossiers juridiques (engagement, liquidation, etc.) et assure le lien avec les cabinets d’avocat
• Réalise et contrôle l’exécution financière des décisions de justice, et tient informé le juriste
• Rédige des courriers simples
• Trie, organise, classe et archive les dossiers juridiques
• Est administrateur DIRAJ et assure la mise à jour
Suivi financier et comptable des dépenses et des recettes
• Contribue aux éléments prévisionnels du budget, saisit les demandes de crédits dans le logiciel financier
• Contrôle l’exécution des dépenses et des recettes (juridique et assurance), vérifie l’application des règles financières, juridiques et comptables, et veille au respect des délais impartis
• Assure le suivi de la consommation des crédits du service en lien avec le responsable de service et le conseiller en assurance, et notamment le suivi de l’AE juridique
• Assure l’exécution financière des marchés publics du service
• Assure l’exécution dans le logiciel financier des actions de suivi : virements, reports, rattachements, création de tiers, etc.
• Réalise le tableau des provisions pour risques contentieux deux fois par an, et son envoi au service des finances
Activités spécifiques
• Travail en binôme avec l’agent de gestion administratif et assurances, dont il.elle assure la suppléance en cas de besoin pour le suivi administratif et comptable des dossiers juridiques
• Participe au pôle administratif de la DIFAJE (intérim du secrétariat de Direction)

Compétences techniques :
• Connaître le vocabulaire/termes juridiques liés à son domaine d’activité
• Connaître l’organisation des juridictions administratives et judiciaires
• Connaître les règles de la comptabilité publique
• Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité
• Rédiger des courriers simples
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité (notamment DIRAJ et Grand Angle)

Compétences relationnelles :
• Etre en mesure de travailler en équipe
• Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
• Faire preuve de diplomatie
• Savoir se rendre disponible
• Coopérer avec les autres services de la direction

Compétences stratégiques :
• Organiser l’activité et le suivi en respectant les délais
• Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
• Etre capable de prendre des initiatives
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence
• Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
• Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel ou une urgence
• Alerter sur les délais de procédure des dossiers