972 - Assistant de gestion administrative et financière H/F
Offre n° O054240620000913
Publiée le 04/10/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
D.r.h - 48 esplanade j. baudot - rue du sergent blandan - co 900 - 19, Nancy (Meurthe-et-Moselle)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité hiérarchique du (de la) de la Directrice adjointe du Développement en charge de l’habitat et du logement, il (elle) est chargé(e) du secrétariat, de la gestion financière et du suivi administratif des conventions du service habitat.
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat du service Habitat
• Gère le courrier arrivé/départ
• Trie, classe et archive les documents du service
• Rédige les courriers administratifs (appel à décision)
• Rédige et suit les rapports CP et session
• Suit les conventions liées à la mise en œuvre de la politique de l’habitat (PDALHPD, Aides à la Pierre, Renouvellement Urbain)
• Renseigne les tableaux de suivi des activités du service
• Renseigne les statistiques « logement » demandés par le ministère
• Assure, le cas échéant, l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants)
Préparation du budget
• Participe à l’élaboration du budget : analyse les réalisés de l’année N, recense les besoins de l’année N+1, prépare les tableaux d’aide à la décision
• Saisit les demandes de crédits dans le logiciel financier
Contrôle, exécution et suivi financier des dépenses et des recettes
• Elabore, renseigne et analyse des tableaux de pilotage du budget en dépenses et en recettes
• Propose et effectue des actions correctrices : demandes de virements de crédits ou changement de nature analytique, code patrimoine
• Contrôle l’exécution des dépenses et des recettes et veiller au respect des procédures réglementaires et aux délais impartis
• Assure le suivi des autorisations pluri annuelles AP/CP et AE
• S’assure du respect des procédures internes à la DGA et contribuer à leur amélioration
• Veille au respect des délais
Gestion des engagements et suivi des marchés publics
• Paramètre l’ensemble des marchés publics dans le logiciel financier et tous les actes relatifs à la vie du marché (modification, reconduction, variation des prix, gestion des contractants, avenants, …)
• Notifie les bons de commande, les ordres de service, les décomptes, les certificats administratifs pour l’exécution du marché
• Assure l’exécution financière des marchés publics conclus par les services opérationnels (suivi des commandes, des acomptes, vérification des pièces produites, établissement des certificats de paiement, règlement des soldes et décomptes généraux, gestion des retenues de garanties ou garanties bancaires, …)
• Garantit la conformité et la complétude des pièces comptables des opérations pour le suivi des demandes de paiement émises par les prestataires (entreprises, maîtres d’œuvre, bureaux de contrôle technique, coordinateur sécurité, …) en lien avec les techniciens/chargés d’opération
• Effectue la gestion comptable du patrimoine et la tenue de l’inventaire comptable (création des types d’éléments et éléments et éléments de patrimoine, rattachement aux liquidations, gestion des amortissements, gestion des écritures de cession, gestion des entrées et sorties, …)
• Garantit le nommage et l’archivage des documents et dossiers comptables de la direction
Conseil et sécurisation
• Relie les rapports administratifs et financiers pour la Commission permanente et les sessions
• Rédige les courriers simples administratifs
• Gère le courrier arrivé/départ
• Trie, classe et archive les documents du service
• Rédige les courriers administratifs (appel à décision)
• Rédige et suit les rapports CP et session
• Suit les conventions liées à la mise en œuvre de la politique de l’habitat (PDALHPD, Aides à la Pierre, Renouvellement Urbain)
• Renseigne les tableaux de suivi des activités du service
• Renseigne les statistiques « logement » demandés par le ministère
• Assure, le cas échéant, l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants)
Préparation du budget
• Participe à l’élaboration du budget : analyse les réalisés de l’année N, recense les besoins de l’année N+1, prépare les tableaux d’aide à la décision
• Saisit les demandes de crédits dans le logiciel financier
Contrôle, exécution et suivi financier des dépenses et des recettes
• Elabore, renseigne et analyse des tableaux de pilotage du budget en dépenses et en recettes
• Propose et effectue des actions correctrices : demandes de virements de crédits ou changement de nature analytique, code patrimoine
• Contrôle l’exécution des dépenses et des recettes et veiller au respect des procédures réglementaires et aux délais impartis
• Assure le suivi des autorisations pluri annuelles AP/CP et AE
• S’assure du respect des procédures internes à la DGA et contribuer à leur amélioration
• Veille au respect des délais
Gestion des engagements et suivi des marchés publics
• Paramètre l’ensemble des marchés publics dans le logiciel financier et tous les actes relatifs à la vie du marché (modification, reconduction, variation des prix, gestion des contractants, avenants, …)
• Notifie les bons de commande, les ordres de service, les décomptes, les certificats administratifs pour l’exécution du marché
• Assure l’exécution financière des marchés publics conclus par les services opérationnels (suivi des commandes, des acomptes, vérification des pièces produites, établissement des certificats de paiement, règlement des soldes et décomptes généraux, gestion des retenues de garanties ou garanties bancaires, …)
• Garantit la conformité et la complétude des pièces comptables des opérations pour le suivi des demandes de paiement émises par les prestataires (entreprises, maîtres d’œuvre, bureaux de contrôle technique, coordinateur sécurité, …) en lien avec les techniciens/chargés d’opération
• Effectue la gestion comptable du patrimoine et la tenue de l’inventaire comptable (création des types d’éléments et éléments et éléments de patrimoine, rattachement aux liquidations, gestion des amortissements, gestion des écritures de cession, gestion des entrées et sorties, …)
• Garantit le nommage et l’archivage des documents et dossiers comptables de la direction
Conseil et sécurisation
• Relie les rapports administratifs et financiers pour la Commission permanente et les sessions
• Rédige les courriers simples administratifs
Profils recherchés
Compétences techniques :
● Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Maîtriser les principes et les instructions d’exécution budgétaire
• Connaitre le cadre règlementaire lié à son domaine d’activités
• Connaître les instructions budgétaires et comptables
• Savoir rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
• Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
• Mettre en forme les documents selon la charte graphique
• Instituer des règles de classement et d’archivage et les faire respecter
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint,…)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité (Grand Angle, X paraph, AirDélib)
• Utiliser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)
Compétences relationnelles :
● Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
● Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
• Etre en mesure de travailler en équipe
● Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes
• Respecter les règles/les échéances
• Etre capable de s’adapter aux évolutions
• Savoir rendre compte de ses actions
• Savoir se rendre disponible
Compétences stratégiques :
● Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
• Savoir anticiper
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence
• Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
• Etre autonome dans l’organisation et l’exécution de son travail
● Etre capable de prendre des initiatives
• Avoir le sens de l’organisation
● Etre en mesure d’alerter lors d’un dysfonctionnement
● Veiller au contrôle et au respect des process du service.
● Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Maîtriser les principes et les instructions d’exécution budgétaire
• Connaitre le cadre règlementaire lié à son domaine d’activités
• Connaître les instructions budgétaires et comptables
• Savoir rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
• Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
• Mettre en forme les documents selon la charte graphique
• Instituer des règles de classement et d’archivage et les faire respecter
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint,…)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité (Grand Angle, X paraph, AirDélib)
• Utiliser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)
Compétences relationnelles :
● Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
● Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
• Etre en mesure de travailler en équipe
● Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes
• Respecter les règles/les échéances
• Etre capable de s’adapter aux évolutions
• Savoir rendre compte de ses actions
• Savoir se rendre disponible
Compétences stratégiques :
● Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
• Savoir anticiper
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence
• Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
• Etre autonome dans l’organisation et l’exécution de son travail
● Etre capable de prendre des initiatives
• Avoir le sens de l’organisation
● Etre en mesure d’alerter lors d’un dysfonctionnement
● Veiller au contrôle et au respect des process du service.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.