Gestionnaire administratif H/F
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O053241001388058
Publiée le 18/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Mayenne Communauté, « la douceur de vivre » : un territoire à taille humaine (33 communes, 38 000 habitants), un cadre de vie agréable à la campagne tout en étant proche des grandes villes et de la mer (Mont Saint Michel : 1h, Rennes : 1h30, Paris : 3h), aux portes de la Bretagne.
Une communauté de communes qui donne la priorité au développement économique et à la qualité de vie de ses familles avec une activité culturelle foisonnante. C est aussi une vie associative débordante, une offre sportive diversifiée et un esprit coopératif.
Une communauté de communes qui donne la priorité au développement économique et à la qualité de vie de ses familles avec une activité culturelle foisonnante. C est aussi une vie associative débordante, une offre sportive diversifiée et un esprit coopératif.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
10 rue de Verdun, Mayenne (Mayenne)
Poste à pourvoir le
18/11/2024
Date limite de candidature
17/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Cadre d'emplois : Adjoints administratifs
Grade : Rédacteur
Type d'emploi : Statutaire ou contractuel
Poste à pourvoir le : Dès que possible
Temps de travail : Temps complet
Date limite de candidature : 17 novembre 2024
Date d'entretien : Mardi 26 novembre 2024 (après-midi)
La direction de l'Aménagement, des Mobilités, de l'Environnement et des Services Techniques (DAMEST), composée de 17 services et de 134 agents, recherche son/sa futur.e gestionnaire administratif.ve, qui viendra en soutien de la responsable du pôle administratif DAMEST.
Placé sous l'autorité de la responsable du pôle administratif et en lien avec tous les services de la direction DAMEST, vous aurez pour objectifs de compiler les demandes des usagers qui arrivent selon de multiples canaux (téléphone, courrier, courriel, site internet, rencontre sur le terrain), de les traiter et de les archiver.
Vos missions :
Missions principales :
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique du public de la DAMEST :
Renseigner et diriger le public ;
Hiérarchiser les appels téléphoniques ;
Prendre les messages et les diffuser aux destinataires.
Vous assurez le suivi du courrier entrant de la DAMEST :
Réceptionner et transmettre le courrier à la responsable du pôle pour tri et visa ;
Enregistrer, envoyer et distribuer les courriers selon les services concernés ;
Enregistrer les courriers spécifiques dans OpenGST (logiciel de gestion).
Vous assurez le suivi des courriers sortants :
Rédaction des courriers et/ou mise en forme ;
Après validation faire suivre le courrier pour visa (Maire/Élus/Directeurs/Responsables) ;
Scanner, enregistrer et envoyer les courriers selon les procédures de la direction.
Vous assurez le suivi des comptes rendus et/ou des notes de service :
Rédiger et/ou mettre en forme les éléments et les diffuser selon les listes de diffusion ;
Assurer le classement.
Vous assurez le suivi des dossiers de dégradation des biens publics (dépôts de plaintes, constats) en lien avec les ASVP, le service en charge des assurances et les services techniques :
Réceptionner les demandes et les enregistrer sur OpenGST ;
Établir un devis en fonction des dégradations (en lien avec les services) ;
Transmettre les devis à l'auteur des dégradations ou à la gendarmerie ;
Faire le suivi sur OpenGST.
Vous assurez le suivi des conventions :
Réceptionner les demandes et les enregistrer sous OpenGST ;
Selon la nature de la demande, consulter les référents techniques et assurer le suivi (rédaction de la note pour le Conseil Municipal ou Communautaire, signature des documents, renvoi au demandeur) ;
Assurer la diffusion et le classement.
Missions secondaires :
Vous suivez les abonnements et les propositions d'abonnements (revues spécialisées, magazines ...) en lien avec les services de la DAMEST et le service Finances.
Vous suivez les demandes d'affichage libre en lien avec le responsable du service Propreté Urbaine.
Vous assurez le suivi du tableau des congés d'une partie des agents de la DAMEST.
Vous assurez mensuellement le suivi des chèques déjeuners d'une partie des agents de la DAMEST.
Vous assurez la prise en charge des missions nécessaires à la continuité de service de la DAMEST pendant les congés et/ou absences de l'assistante en charge des arrêtés de voirie ainsi que la gestion de l'agenda de la directrice DAMEST en l'absence de la responsable du pôle administratif.
SAVOIRS / CONNAISSANCES :
Capacité d'accueil, d'écoute et d'accompagnement
Capacité d'organisation d'anticipation et de polyvalence
Savoir recevoir et orienter les appels téléphoniques
SAVOIRS FAIRE / COMPETENCES TECHNIQUES :
Maîtrise des règles de base en orthographe et grammaire
Maîtrise de l'outil informatique (Word-Excel)
SAVOIRS ETRE / APTITUDES :
Capacité à s'exprimer clairement, à gérer les situations de stress
Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
Capacité d'initiative et force de proposition
Discrétion
Sens de l'organisation et du service public
Adaptabilité et polyvalence
Grade : Rédacteur
Type d'emploi : Statutaire ou contractuel
Poste à pourvoir le : Dès que possible
Temps de travail : Temps complet
Date limite de candidature : 17 novembre 2024
Date d'entretien : Mardi 26 novembre 2024 (après-midi)
La direction de l'Aménagement, des Mobilités, de l'Environnement et des Services Techniques (DAMEST), composée de 17 services et de 134 agents, recherche son/sa futur.e gestionnaire administratif.ve, qui viendra en soutien de la responsable du pôle administratif DAMEST.
Placé sous l'autorité de la responsable du pôle administratif et en lien avec tous les services de la direction DAMEST, vous aurez pour objectifs de compiler les demandes des usagers qui arrivent selon de multiples canaux (téléphone, courrier, courriel, site internet, rencontre sur le terrain), de les traiter et de les archiver.
Vos missions :
Missions principales :
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique du public de la DAMEST :
Renseigner et diriger le public ;
Hiérarchiser les appels téléphoniques ;
Prendre les messages et les diffuser aux destinataires.
Vous assurez le suivi du courrier entrant de la DAMEST :
Réceptionner et transmettre le courrier à la responsable du pôle pour tri et visa ;
Enregistrer, envoyer et distribuer les courriers selon les services concernés ;
Enregistrer les courriers spécifiques dans OpenGST (logiciel de gestion).
Vous assurez le suivi des courriers sortants :
Rédaction des courriers et/ou mise en forme ;
Après validation faire suivre le courrier pour visa (Maire/Élus/Directeurs/Responsables) ;
Scanner, enregistrer et envoyer les courriers selon les procédures de la direction.
Vous assurez le suivi des comptes rendus et/ou des notes de service :
Rédiger et/ou mettre en forme les éléments et les diffuser selon les listes de diffusion ;
Assurer le classement.
Vous assurez le suivi des dossiers de dégradation des biens publics (dépôts de plaintes, constats) en lien avec les ASVP, le service en charge des assurances et les services techniques :
Réceptionner les demandes et les enregistrer sur OpenGST ;
Établir un devis en fonction des dégradations (en lien avec les services) ;
Transmettre les devis à l'auteur des dégradations ou à la gendarmerie ;
Faire le suivi sur OpenGST.
Vous assurez le suivi des conventions :
Réceptionner les demandes et les enregistrer sous OpenGST ;
Selon la nature de la demande, consulter les référents techniques et assurer le suivi (rédaction de la note pour le Conseil Municipal ou Communautaire, signature des documents, renvoi au demandeur) ;
Assurer la diffusion et le classement.
Missions secondaires :
Vous suivez les abonnements et les propositions d'abonnements (revues spécialisées, magazines ...) en lien avec les services de la DAMEST et le service Finances.
Vous suivez les demandes d'affichage libre en lien avec le responsable du service Propreté Urbaine.
Vous assurez le suivi du tableau des congés d'une partie des agents de la DAMEST.
Vous assurez mensuellement le suivi des chèques déjeuners d'une partie des agents de la DAMEST.
Vous assurez la prise en charge des missions nécessaires à la continuité de service de la DAMEST pendant les congés et/ou absences de l'assistante en charge des arrêtés de voirie ainsi que la gestion de l'agenda de la directrice DAMEST en l'absence de la responsable du pôle administratif.
SAVOIRS / CONNAISSANCES :
Capacité d'accueil, d'écoute et d'accompagnement
Capacité d'organisation d'anticipation et de polyvalence
Savoir recevoir et orienter les appels téléphoniques
SAVOIRS FAIRE / COMPETENCES TECHNIQUES :
Maîtrise des règles de base en orthographe et grammaire
Maîtrise de l'outil informatique (Word-Excel)
SAVOIRS ETRE / APTITUDES :
Capacité à s'exprimer clairement, à gérer les situations de stress
Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
Capacité d'initiative et force de proposition
Discrétion
Sens de l'organisation et du service public
Adaptabilité et polyvalence
Missions / conditions d'exercice
La direction de l'Aménagement, des Mobilités, de l'Environnement et des Services Techniques (DAMEST), composée de 17 services et de 134 agents, recherche son/sa futur.e gestionnaire administratif.ve, qui viendra en soutien de la responsable du pôle administratif DAMEST.
Placé sous l'autorité de la responsable du pôle administratif et en lien avec tous les services de la direction DAMEST, vous aurez pour objectifs de compiler les demandes des usagers qui arrivent selon de multiples canaux (téléphone, courrier, courriel, site internet, rencontre sur le terrain), de les traiter et de les archiver.
Placé sous l'autorité de la responsable du pôle administratif et en lien avec tous les services de la direction DAMEST, vous aurez pour objectifs de compiler les demandes des usagers qui arrivent selon de multiples canaux (téléphone, courrier, courriel, site internet, rencontre sur le terrain), de les traiter et de les archiver.
Profils recherchés
SAVOIRS / CONNAISSANCES :
- Capacité d'accueil, d'écoute et d'accompagnement
- Capacité d'organisation d'anticipation et de polyvalence
- Savoir recevoir et orienter les appels téléphoniques
SAVOIRS FAIRE / COMPETENCES TECHNIQUES :
- Maîtrise des règles de base en orthographe et grammaire
- Maîtrise de l'outil informatique (Word-Excel)
SAVOIRS ETRE / APTITUDES :
- Capacité à s'exprimer clairement, à gérer les situations de stress
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
- Capacité d'initiative et force de proposition
- Discrétion
- Sens de l'organisation et du service public
- Adaptabilité et polyvalence
Type de poste: Titulaire
- Capacité d'accueil, d'écoute et d'accompagnement
- Capacité d'organisation d'anticipation et de polyvalence
- Savoir recevoir et orienter les appels téléphoniques
SAVOIRS FAIRE / COMPETENCES TECHNIQUES :
- Maîtrise des règles de base en orthographe et grammaire
- Maîtrise de l'outil informatique (Word-Excel)
SAVOIRS ETRE / APTITUDES :
- Capacité à s'exprimer clairement, à gérer les situations de stress
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
- Capacité d'initiative et force de proposition
- Discrétion
- Sens de l'organisation et du service public
- Adaptabilité et polyvalence
Type de poste: Titulaire
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Veuillez adresser votre CV et votre lettre de motivation à l'attention de : Monsieur le Président de Mayenne Communauté
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.