Agent d’accueil et assistant-e administratif-tive
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Offre n° O053240731001256
Publiée le 31/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Communauté de Communes du Pays de Craon, Située dans le grand-ouest, à 50 minutes d'Angers, 1h20 de Rennes et 1h45 de Nantes, regroupe 37 communes pour 30 000 habitants. La Communauté de Communes du Pays de Craon entend répondre aux enjeux économiques, sociaux et environnementaux dans une démarche de territoire cohérente et ambitieuse. Territoire à taille humaine, dynamique et riche de nouveaux équipements sportifs, culturels, économiques : Centre Aquatique, Médiathèque, Micro-crèche.... Le Pays de Craon est un lieu de vie possédant de nombreux atouts.
Lieu de travail
Rue de buchenberg, Craon (Mayenne)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
31/08/2024
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
4 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité.
Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences.
Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation d'une équipe ou d'un service.
Accueille, oriente, renseigne le public.
Représente l'image de la collectivité et/ou de l'établissement auprès des usagers.
Assiste le-la Directeur-trice du Pôle Environnement.
Assure la gestion du parc matériel et la tenue des régies de recette.
Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences.
Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation d'une équipe ou d'un service.
Accueille, oriente, renseigne le public.
Représente l'image de la collectivité et/ou de l'établissement auprès des usagers.
Assiste le-la Directeur-trice du Pôle Environnement.
Assure la gestion du parc matériel et la tenue des régies de recette.
Missions / conditions d'exercice
1/ Accueil téléphonique et physique :
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, informatiques et physiques
- Recevoir et orienter les demandes
- Conseiller les usagers sur les procédures à suivre
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité
2/ Assure la gestion du prêt de matériel intercommunal (tenu agenda pour 3 sites de stockage)
- Garantir le lien permanent avec les services techniques de Cossé-Le-Vivien et Renazé
- Répondre aux besoins des usagers et assurer l'organisation afférente au prêt de matériel
- Réaliser le bilan des réservations du matériel
- Assurer le lien avec le bureau de vérification (registre de sécurité et organisme de contrôle installation électrique)
3/ Assure la gestion des réservations du radar de vitesse
4/ Assure la gestion du parc véhicule de la collectivité
- Suivre l'entretien du parc véhicule en lien avec les agents du service maintenance des bâtiments
- Assurer le suivi des dossiers d'immatriculation (achats - cession véhicules)
- Suivre les sinistres des véhicules (espace assuré en ligne)
5/ Assurer la gestion du parc Vélos à Assistance Electrique
- Etablir les contrats avec les usagers
- Assurer l'encaissement et la tenue de la régie de recette
- Assurer le lien avec le prestataire pour le suivi et l'entretien des VAE
6/ Suivi des projets et activités:
- Traitement des dossiers et saisie de documents
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers (papiers ou électroniques) dans le respect des procédures définies
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer des dossiers pour des réunions de travail
- Identifier les sources de documentation
- Assistance administrative
- Assister le-la responsable du service
- Concevoir et actualiser des outils de suivi dédiés en fonction des besoins ou objectifs définis
- Assurer un premier niveau de veille réglementaire
- Effectuer, dans le cadre d'une délégation du-de la responsable de secrétariat général ou de la Direction Générale des Services, une expertise de points administratifs particuliers en lien avec les instances ou services compétents
7/ Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :
- Renseigner des tableaux de suivi des activités
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Saisir des données informatiques
- Recueillir des données et mettre à jour une base de données
- Participer à la rédaction des documents administratifs
8/ Organisation et planification des réunions :
- Gestion des agendas
- Assurer l'organisation logistique de réunions et de missions (réserver un lieu, convoquer les participants...)
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, informatiques et physiques
- Recevoir et orienter les demandes
- Conseiller les usagers sur les procédures à suivre
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité
2/ Assure la gestion du prêt de matériel intercommunal (tenu agenda pour 3 sites de stockage)
- Garantir le lien permanent avec les services techniques de Cossé-Le-Vivien et Renazé
- Répondre aux besoins des usagers et assurer l'organisation afférente au prêt de matériel
- Réaliser le bilan des réservations du matériel
- Assurer le lien avec le bureau de vérification (registre de sécurité et organisme de contrôle installation électrique)
3/ Assure la gestion des réservations du radar de vitesse
4/ Assure la gestion du parc véhicule de la collectivité
- Suivre l'entretien du parc véhicule en lien avec les agents du service maintenance des bâtiments
- Assurer le suivi des dossiers d'immatriculation (achats - cession véhicules)
- Suivre les sinistres des véhicules (espace assuré en ligne)
5/ Assurer la gestion du parc Vélos à Assistance Electrique
- Etablir les contrats avec les usagers
- Assurer l'encaissement et la tenue de la régie de recette
- Assurer le lien avec le prestataire pour le suivi et l'entretien des VAE
6/ Suivi des projets et activités:
- Traitement des dossiers et saisie de documents
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers (papiers ou électroniques) dans le respect des procédures définies
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer des dossiers pour des réunions de travail
- Identifier les sources de documentation
- Assistance administrative
- Assister le-la responsable du service
- Concevoir et actualiser des outils de suivi dédiés en fonction des besoins ou objectifs définis
- Assurer un premier niveau de veille réglementaire
- Effectuer, dans le cadre d'une délégation du-de la responsable de secrétariat général ou de la Direction Générale des Services, une expertise de points administratifs particuliers en lien avec les instances ou services compétents
7/ Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :
- Renseigner des tableaux de suivi des activités
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Saisir des données informatiques
- Recueillir des données et mettre à jour une base de données
- Participer à la rédaction des documents administratifs
8/ Organisation et planification des réunions :
- Gestion des agendas
- Assurer l'organisation logistique de réunions et de missions (réserver un lieu, convoquer les participants...)
Profils recherchés
Profil :
- Permis B (exigé)
- Diplômes : Bac +2 ; BTS, DUT, DEUG
- Spécialité : fonctionnement d'une collectivité
- Expérience : 1 an sur un poste similaire appréciée
Compétences :
- Maitrise des techniques de secrétariat
- Maitrise des règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe
- Connaissance des procédures administratives
- Connaissance de techniques d'accueil et des règles de communication (orales et écrites)
- Connaissance de base de la fonction publique territoriale
- Connaitre la règlementation en matière de régie
- Savoir recueillir une information et la traiter en fonction de consignes
- Savoir rédiger une note, un rapport ou un procès-verbal
- Savoir rendre compte, hiérarchiser les informations en fonction de leur importance ou urgence
- Savoir organiser un rendez-vous ou une réunion
- Savoir rechercher une information
- Savoir tenir une régie
- Disponibilité
- Discrétion
- Rigueur dans le traitement des informations
- Réactivité
- Permis B (exigé)
- Diplômes : Bac +2 ; BTS, DUT, DEUG
- Spécialité : fonctionnement d'une collectivité
- Expérience : 1 an sur un poste similaire appréciée
Compétences :
- Maitrise des techniques de secrétariat
- Maitrise des règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe
- Connaissance des procédures administratives
- Connaissance de techniques d'accueil et des règles de communication (orales et écrites)
- Connaissance de base de la fonction publique territoriale
- Connaitre la règlementation en matière de régie
- Savoir recueillir une information et la traiter en fonction de consignes
- Savoir rédiger une note, un rapport ou un procès-verbal
- Savoir rendre compte, hiérarchiser les informations en fonction de leur importance ou urgence
- Savoir organiser un rendez-vous ou une réunion
- Savoir rechercher une information
- Savoir tenir une régie
- Disponibilité
- Discrétion
- Rigueur dans le traitement des informations
- Réactivité
Contact et modalités de candidature
Contact
0243096161
Informations complémentaires
Modalités de recrutement :
- Par voie contractuelle : Contrat à Durée Déterminée de 4 mois (congé maternité)
Rémunération :
- Rémunération selon la grille indiciaire de la Fonction Publique
- RIFSEEP (Régime indemnitaire)
- S.F.T. (Supplément Familial de Traitement)
Conditions d'exercice :
- Temps de travail du poste : 35 heures
- Lieu de travail : Centre Intercommunal Administratif - 1 rue Buchenberg - 53400 CRAON
-Poste à pourvoir le 1er Octobre 2024
- Par voie contractuelle : Contrat à Durée Déterminée de 4 mois (congé maternité)
Rémunération :
- Rémunération selon la grille indiciaire de la Fonction Publique
- RIFSEEP (Régime indemnitaire)
- S.F.T. (Supplément Familial de Traitement)
Conditions d'exercice :
- Temps de travail du poste : 35 heures
- Lieu de travail : Centre Intercommunal Administratif - 1 rue Buchenberg - 53400 CRAON
-Poste à pourvoir le 1er Octobre 2024
Adresse de l'employeur
COMMUNAUTE DE COMMUNES DU PAYS DE CRAON
>Rue de buchenberg
53400 CRAON
>Rue de buchenberg
53400 CRAON
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.