Agent Accueil Secrétariat - Foyer des Jeunes Travailleurs (h/f)
Offre n° O050241210000341
Publiée le 10/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
15 rue du palais de justice, Coutances (Manche)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
12/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
QUI SOMMES-NOUS ?
Le coutançais est un territoire partagé entre terre et mer, qui dévoile au gré des promenades et des visites son patrimoine historique et ses paysages préservés. Idéalement situé entre Rennes, Cherbourg et Caen, Coutances et ses alentours vous offrent un cadre de vie paisible, agrémenté de divers événements tout au long de l’année.
Coutances, c’est aussi une vie économique et culturelle épanouie, partagée entre d’une part un centre-ville riche en patrimoine et ponctué de nombreux commerces de proximité et d’autre part une périphérie accueillant un tissu d’entreprises aux domaines d’activités variés.
Travailler pour notre collectivité, c’est rejoindre une équipe attractive et innovante dont les valeurs, fortement ancrées autour de la transition écologique et solidaire, irriguent l’ensemble des collaborateurs. Avec à cœur le respect de la qualité de vie au travail, l’organisation est tournée autour du nomadisme, du télétravail et propose également du sport sur la pause méridienne. Cultivant une approche intergénérationnelle, les talents, qu’ils soient séniors ou juniors sont les bienvenus.
Le coutançais est un territoire partagé entre terre et mer, qui dévoile au gré des promenades et des visites son patrimoine historique et ses paysages préservés. Idéalement situé entre Rennes, Cherbourg et Caen, Coutances et ses alentours vous offrent un cadre de vie paisible, agrémenté de divers événements tout au long de l’année.
Coutances, c’est aussi une vie économique et culturelle épanouie, partagée entre d’une part un centre-ville riche en patrimoine et ponctué de nombreux commerces de proximité et d’autre part une périphérie accueillant un tissu d’entreprises aux domaines d’activités variés.
Travailler pour notre collectivité, c’est rejoindre une équipe attractive et innovante dont les valeurs, fortement ancrées autour de la transition écologique et solidaire, irriguent l’ensemble des collaborateurs. Avec à cœur le respect de la qualité de vie au travail, l’organisation est tournée autour du nomadisme, du télétravail et propose également du sport sur la pause méridienne. Cultivant une approche intergénérationnelle, les talents, qu’ils soient séniors ou juniors sont les bienvenus.
Missions / conditions d'exercice
Sous l’autorité de la directrice du FJT, vos missions principales sont les suivantes :
Accueil
- Assurer l’accueil physique et téléphonique (Prise de notes et messages pour les différents services, faire remonter les informations relatives à la tenue de l’accueil, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques),
- Renseigner, orienter (résidents et public extérieur),
- Afficher, diffuser l’information au sein de l’établissement,
- Organiser et mettre en valeur les lieux d'accueil et les supports d'information (tableau, écran…).
Secrétariat
- Gérer les courriers et mails adressés à l’établissement,
- Organiser le planning de réservations de salles,
- Organiser les réservations de repas du self du FJT (résidents, public extérieur),
- Procéder à la commande des fournitures,
- Gérer l’archivage.
Suivi technique
- Recevoir et notifier les demandes d’interventions techniques au sein du FJT (logiciel ATAL),
- Veiller à la mise à jour du registre de sécurité et à l’archivage des différentes maintenances,
- Gérer l’organigramme des clés,
- Gérer les véhicules de service (passage des clés, planning d’utilisation…),
- Gérer les fournitures administratives.
Suivi administratif
- Veiller à la complétude des informations des dossiers des résidents (logiciel SIHAJ et dossier papier),
- Réaliser les bilans statistiques (OPHAJ),
- Actualiser les modèles de documents utilisés au sein du service,
- Suivi des tableaux des effectifs résidents,
- Rédaction des courriers et comptes rendus en lien avec la directrice.
Suivi socio-éducatif
- Conseiller, orienter, informer les résidents et leur donner accès à la documentation,
- Participer à la mise en œuvre du projet socio-éducatif du FJT et à l’amélioration de la qualité en lien avec l’équipe et la directrice.
CONDITIONS DU POSTE
- Poste à temps complet, à pourvoir au 1er avril 2025
- Travail en soirée suivant les nécessités de service
- Permis B
Accueil
- Assurer l’accueil physique et téléphonique (Prise de notes et messages pour les différents services, faire remonter les informations relatives à la tenue de l’accueil, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques),
- Renseigner, orienter (résidents et public extérieur),
- Afficher, diffuser l’information au sein de l’établissement,
- Organiser et mettre en valeur les lieux d'accueil et les supports d'information (tableau, écran…).
Secrétariat
- Gérer les courriers et mails adressés à l’établissement,
- Organiser le planning de réservations de salles,
- Organiser les réservations de repas du self du FJT (résidents, public extérieur),
- Procéder à la commande des fournitures,
- Gérer l’archivage.
Suivi technique
- Recevoir et notifier les demandes d’interventions techniques au sein du FJT (logiciel ATAL),
- Veiller à la mise à jour du registre de sécurité et à l’archivage des différentes maintenances,
- Gérer l’organigramme des clés,
- Gérer les véhicules de service (passage des clés, planning d’utilisation…),
- Gérer les fournitures administratives.
Suivi administratif
- Veiller à la complétude des informations des dossiers des résidents (logiciel SIHAJ et dossier papier),
- Réaliser les bilans statistiques (OPHAJ),
- Actualiser les modèles de documents utilisés au sein du service,
- Suivi des tableaux des effectifs résidents,
- Rédaction des courriers et comptes rendus en lien avec la directrice.
Suivi socio-éducatif
- Conseiller, orienter, informer les résidents et leur donner accès à la documentation,
- Participer à la mise en œuvre du projet socio-éducatif du FJT et à l’amélioration de la qualité en lien avec l’équipe et la directrice.
CONDITIONS DU POSTE
- Poste à temps complet, à pourvoir au 1er avril 2025
- Travail en soirée suivant les nécessités de service
- Permis B
Profils recherchés
DIPLOME REQUIS / EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
- BTS Services et Prestations des Secteurs Sanitaire et Social (BTS SP3S) souhaité
- Expérience souhaitée sur un poste similaire
COMPETENCES
Savoirs
- Connaître l’environnement de la collectivité
- Maitriser les outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Internet
Savoir-faire
- Savoir analyser les situations et accueillir des publics fragilisés
- Savoir conserver la neutralité et l’objectivité nécessaires face aux différentes situations
- Savoir gérer les situations d'agressivité
- Être capable d’analyse et de synthèse
- Maîtriser les techniques de secrétariat (rédaction de courriers et de documents administratifs…)
- Maîtriser la grammaire et l’orthographe
- Avoir une bonne capacité d’organisation et de classement
- Connaître les techniques de base de la communication
- Être capable de gérer les priorités, de respecter les délais et de gérer les urgences
- Connaître les procédures d'urgence (incendie, incident, malaises…)
Savoir être
- Avoir le sens du service public
- Capacité d'accueil, d'écoute.
- Être organisé, rigoureux, savoir anticiper
- Avoir une connaissance du public jeune
- Avoir une bonne présentation
- Avoir une bonne élocution et savoir reformuler les demandes
- Avoir l’esprit d'initiative et être réactif
- Avoir le sens du travail en équipe (transmission des informations)
- Respect du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle
- BTS Services et Prestations des Secteurs Sanitaire et Social (BTS SP3S) souhaité
- Expérience souhaitée sur un poste similaire
COMPETENCES
Savoirs
- Connaître l’environnement de la collectivité
- Maitriser les outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Internet
Savoir-faire
- Savoir analyser les situations et accueillir des publics fragilisés
- Savoir conserver la neutralité et l’objectivité nécessaires face aux différentes situations
- Savoir gérer les situations d'agressivité
- Être capable d’analyse et de synthèse
- Maîtriser les techniques de secrétariat (rédaction de courriers et de documents administratifs…)
- Maîtriser la grammaire et l’orthographe
- Avoir une bonne capacité d’organisation et de classement
- Connaître les techniques de base de la communication
- Être capable de gérer les priorités, de respecter les délais et de gérer les urgences
- Connaître les procédures d'urgence (incendie, incident, malaises…)
Savoir être
- Avoir le sens du service public
- Capacité d'accueil, d'écoute.
- Être organisé, rigoureux, savoir anticiper
- Avoir une connaissance du public jeune
- Avoir une bonne présentation
- Avoir une bonne élocution et savoir reformuler les demandes
- Avoir l’esprit d'initiative et être réactif
- Avoir le sens du travail en équipe (transmission des informations)
- Respect du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle
Contact et modalités de candidature
Contact
0261671478
Informations complémentaires
RENSEIGNEMENTS
| Mme Lucie FEVRIER – Directrice du FJT - 02 33 45 09 69 |
Candidature (curriculum vitae et lettre de motivation) à transmettre avant le 12 janvier 2025, accompagnée du dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires.
| Mme Lucie FEVRIER – Directrice du FJT - 02 33 45 09 69 |
Candidature (curriculum vitae et lettre de motivation) à transmettre avant le 12 janvier 2025, accompagnée du dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.