DGA : Nature et infrastructures
Direction : Mission d'appui à la transition écologique et au développement durable
Résidence administrative : Saint-Lô
Lien hiérarchique : Responsable de la mission

Apporter un appui au responsable de mission pour l'organisation de sa vie professionnelle :
- Gérer et filtrer les appels téléphoniques et assurer l'accueil physique de différents interlocuteurs internes et externes ;
- Gérer l'agenda du responsable de mission ;
- Assurer la responsabilité d'une bonne gestion du courrier (réception, diffusion, suivi des réponses apportées, archivage) ;
- Prendre l'initiative d'une bonne gestion administrative (prise de notes, mise en forme de courriers et de documents, organisation du classement et de l'archivage) ;
- Organiser l'accueil des nouveaux arrivants dans la direction ;
- Organiser réunions et déplacements.

Appui et suivi des activités de la mission d'un point de vue administratif :
- Assurer la circulation de l'information ;
- Préparer et organiser les réunions d'équipe (convocation, préparation des dossiers, rédaction des comptes rendu et diffusion après validation) ;
- Assurer un rôle de veille, de contrôle et relance pour le respect des délais dans le suivi des dossiers (remise rapports, réponse aux courriers, transmission de notes administratives et de représentation pour les élus, relances concernant toutes demandes en cours ...) ;
- Élaborer et mettre à jour des tableaux de bords de suivi d'activité ;
- Montage des réunions, en particulier des commissions ad'hoc avec les élus
- Assurer la mise en forme des différents documents dans le respect de la charte Domino
- Gérer l'intégration et le circuit de validation des rapports ;
- Anticiper et gérer l'organisation matérielle interne à la direction (fournitures, évènements divers ...) ;
- Gérer le volet administratif du Plan de Déplacement de l'Administration (mise à disposition de VAE, lien avec la DRH pour le paiement des locations, organisation des formations à l'éco-conduite, de la sensibilisation à la sécurité routière...) ;
- Appui administratif dans le cadre de l'organisation de la semaine développement durable ;
- Assurer le pilotage et l'archivage des dossiers de la direction dans le cadre du protocole mis en place au sein de la collectivité, en lien avec la direction des archives ;

Porter la gestion administrative des dossiers de financement :
- Enregistrement PROGOS et création des notifications (env. 150 dossiers/an)
- Création et vérification des notifications de subvention
- Vérification des factures et calcul de prorata de subvention
- Prospection et prise de rendez-vous des agents (ex. organisation d'une journée de visites des différents collèges d'un territoire en veillant à la bonne articulation des rendez-vous)

Assurer un lien étroit avec l'assistante du directeur général adjoint ;

Assurer auprès du responsable de mission, d'une manière générale, toute activité facilitant la bonne marche de la direction et la cohésion de l'équipe.

- Connaitre l'environnement administratif et organisationnel du conseil départemental ;
- Connaitre les techniques d'accueil physique et téléphonique ;
- Maitriser la charte Domino, afin de garantir le respect sur tout document produit par la direction ;
- Maitriser les règles de gestion des absences au sein de la collectivité ;
- Maitriser le cadre règlementaire et les procédures d'archivage des documents ;
- Capacité à gérer, organiser les dossiers en hiérarchisant les priorités ;
- Savoir utiliser toutes les fonctionnalités des outils bureautiques (Word, Excel) ;
- Savoir utiliser toutes les fonctionnalités des outils de communication ;
- Maitriser les fonctionnalités de logiciels spécifiques liés au poste
- Savoir rédiger des documents administratifs élaborés (notes, courriers, rapports, ...) ;
- Savoir élaborer et mettre à jour un tableau de bord ;
- Connaitre les règles et procédures concernant les dossiers gérés ;
- Disposer de capacités d'analyse et de synthèse ;
- Disposer de capacité d'initiative.