 Activités principales

Gestion administrative
- Rédiger et mettre en forme de courriers, courriels, rapports, notes et comptes-rendus.
- Maitriser les techniques de rédaction, les adapter à chaque contexte ainsi qu'une vigilance particulière à la mise en forme pour assurer une communication efficace et professionnelle.
- Réceptionner des appels téléphoniques et des mails, orientation des demandes vers les services concernés.
- Savoir gérer les agendas du Directeur, de l'adjoint et des techniciens afin d’assurer une organisation fluide et une planification optimale des activités.
- Avoir une bonne maîtrise des outils numériques ainsi qu’une bonne gestion des priorités.
- Gérer la boîte mails du Centre technique et répondre aux sollicitations des riverains

Coordination des activités techniques
- Réceptionner, enregistrer et redistribuer les demandes d’intervention (DI) sur le logiciel de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) (processus en cours d'élaboration).
- Aider et collaborer au déploiement de la GMAO.
- Suivre l’état d’avancement des DI en organisant des réunions récurrentes avec les techniciens et réaliser des tableaux de suivi.
- Vérifier et diffuser le tableau des interventions effectuées par les cadres et les agents lors de l'astreinte.

Accueil et relations avec le public
- Accueillir les usagers : l'assistante administrative reçoit les riverains venant poser des questions ou faire des demandes en lien avec les services techniques (problèmes d’infrastructure, de voirie, de sécurité, etc.).
- Orienter les visiteurs vers le service approprié et apporter les premiers éléments de réponse.
- Suivre les réclamations verbales et écrites : recevoir et enregistrer les réclamations des citoyens concernant l'état des infrastructures (routes, bâtiments, éclairage public, etc.).
- Assurer un suivi par courrier pour que les réclamations soient traitées dans les meilleurs délais et veiller à la satisfaction des usagers.

Gestion des dossiers assurance
- Mise à jour du tableau de recensement du patrimoine de la commune pour transmission à l'assurance.
- Rédiger la déclaration de sinistre : Préparer une déclaration détaillée en respectant les délais fixés par le contrat d'assurance, en y joignant tous les éléments nécessaires pour appuyer la demande (rapports techniques, factures des réparations envisagées, etc.).
- Transmettre des informations : Envoyer le dossier à la compagnie d’assurance concernée, en utilisant les canaux appropriés (email, courrier recommandé, plateforme dédiée).
- Suivre des délais de réponse : Vérifier que l’assureur accuse réception de la déclaration et qu’un gestionnaire est affecté au dossier.
- Suivre le traitement par l’assurance.

- Communiquer régulièrement avec le gestionnaire de l’assurance pour s’assurer de l’avancement du dossier et répondre rapidement à toute demande complémentaire (informations supplémentaires, devis, preuves, etc.).
- Mettre en place un tableau pour le suivi financier des sinistres de la DT + ALM.

 Activités secondaires

Réaliser des missions ponctuelles en remplacement des collègues absents
- Prendre connaissance des tâches prioritaires laissées en suspens par le collègue absent.
- Assurer la continuité des activités en respectant les délais et les procédures établies.

Création du bon de commande
- Enregistrer des bons de commande avec les détails nécessaires : fournisseur, description des produits/services, quantités, montants, et conditions.
- Soumettre les bons de commande à l’autorité compétente pour validation et signature.

Archives
- Classer et archiver les documents de la Direction technique

Configuration du poste:
- Emploi permanent, recrutement dans les cadres d’emploi des adjoints administratifs territoriaux par voie statutaire (mutation, détachement ou inscription en liste d'aptitude). A défaut, recrutement par voie contractuelle.
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire (RIFSEEP) + sous conditions : prime annuelle + CNAS + forfait mobilités durables + titres restaurants.
- Temps complet 37.5h avec RTT