Agent d'accueil Mairie (H/F)
Offre n° O049240827000356
Publiée le 27/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place de l'église - Mazé, Mazé-Milon (Maine-et-Loire)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
1 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps non complet,
17h30 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
L'agent d’accueil est en charge, au sein du service administratif, de l’accueil physique et téléphonique des usagers du service public territorial.
Complément mi-temps d'un agent temps partiel. Contrat de 3 mois, renouvelable.
Complément mi-temps d'un agent temps partiel. Contrat de 3 mois, renouvelable.
Missions / conditions d'exercice
Agent d’accueil physique et téléphonique
Accueillir et renseigner le public :
• Accueillir physiquement ou téléphoniquement et écouter les demandes de tous les publics.
• Gérer les éventuelles situations de tension.
Identifier les demandes :
• Comprendre la demande, identifier la nature et le degré de priorité et orienter les personnes vers les services concernés.
• Renseigner les demandeurs sur l'organisation et le fonctionnement des services.
• Identifier le service compétent en fonction de la demande et transmettre l'information.
Accompagner dans les démarches administratives initiales :
• Communiquer si besoin la liste des pièces nécessaires à l'ouverture d'un dossier administratif.
• Aider les personnes à rédiger des documents administratifs et vérifier avant de les orienter que le dossier nécessaire à la démarche soit complet.
• Intervenir auprès des services et des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes.
• Gestion des demandes de préinscriptions scolaires
• Gestion des demandes de recensement du citoyen
• Etablir les duplicatas des livrets de famille
• Gestion des arrêtés de débit de boissons et des arrêtés de ventes au déballage
• Délivrer les extraits d’acte d’état civil,
• Etablir les contrats de locations des salles et des sites,
• Gérer les réservations du matériel et les plannings de réservation des salles communales avec le nouveau logiciel 3 D OUEST
• Suivi des clés des bâtiments communaux
• Gérer les objets trouvés
Assistance de direction
Effectuer le secrétariat et le suivi du conseil municipal
Etat civil
- Délivrer les extraits d’acte d’état civil (naissances, mariages, décès)
- Effectuer la mise à jour et délivrer les livrets de familles.
Missions occasionnelles :
- Elections inscriptions sur la liste électorale et secrétariat des scrutins électoraux
- Recensement de la population : saisie sur OMER
Accueillir et renseigner le public :
• Accueillir physiquement ou téléphoniquement et écouter les demandes de tous les publics.
• Gérer les éventuelles situations de tension.
Identifier les demandes :
• Comprendre la demande, identifier la nature et le degré de priorité et orienter les personnes vers les services concernés.
• Renseigner les demandeurs sur l'organisation et le fonctionnement des services.
• Identifier le service compétent en fonction de la demande et transmettre l'information.
Accompagner dans les démarches administratives initiales :
• Communiquer si besoin la liste des pièces nécessaires à l'ouverture d'un dossier administratif.
• Aider les personnes à rédiger des documents administratifs et vérifier avant de les orienter que le dossier nécessaire à la démarche soit complet.
• Intervenir auprès des services et des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes.
• Gestion des demandes de préinscriptions scolaires
• Gestion des demandes de recensement du citoyen
• Etablir les duplicatas des livrets de famille
• Gestion des arrêtés de débit de boissons et des arrêtés de ventes au déballage
• Délivrer les extraits d’acte d’état civil,
• Etablir les contrats de locations des salles et des sites,
• Gérer les réservations du matériel et les plannings de réservation des salles communales avec le nouveau logiciel 3 D OUEST
• Suivi des clés des bâtiments communaux
• Gérer les objets trouvés
Assistance de direction
Effectuer le secrétariat et le suivi du conseil municipal
Etat civil
- Délivrer les extraits d’acte d’état civil (naissances, mariages, décès)
- Effectuer la mise à jour et délivrer les livrets de familles.
Missions occasionnelles :
- Elections inscriptions sur la liste électorale et secrétariat des scrutins électoraux
- Recensement de la population : saisie sur OMER
Profils recherchés
• Avoir l’esprit de service public
- Traiter tous les usagers de manière égale
- Respecter les ordres et les consignes de la hiérarchie
- Respecter les règles et les normes en vigueur
- Faire preuve de réserve
- Faire preuve de discrétion professionnelle
• Avoir une culture administrative
- Connaître l’environnement et le fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaître les acteurs locaux
- Pouvoir travailler en réseau dans son domaine
- Savoir organiser, classer et sécuriser des documents
- Assurer une veille professionnelle
• Connaitre l’orthographe et avoir le sens de la rédaction
- Avoir des qualités rédactionnelles
- Maîtriser la langue française à l’écrit et à l’oral
- Savoir structurer et adapter la réponse à la question
- Faire preuve de clarté et de synthèse
• Maîtriser les outils bureautiques, informatiques et multimédias
- Savoir utiliser le matériel informatique
- Maîtriser les logiciels métiers
- Maîtriser les outils bureautiques
- Être à l’aise dans l’environnement numérique
• Répondre à la demande de l’usager
- Identifier la demande et son degré d’importance
- Savoir rediriger/aiguiller la demande
- Fournir les renseignements demandés
- Accompagner les usagers dans leurs démarches
• Avoir le sens du contact et de la relation
- Faire preuve de patience et de diplomatie
- S’adapter aux différents publics
- Être à l’aise relationnellement
- Traiter tous les usagers de manière égale
- Respecter les ordres et les consignes de la hiérarchie
- Respecter les règles et les normes en vigueur
- Faire preuve de réserve
- Faire preuve de discrétion professionnelle
• Avoir une culture administrative
- Connaître l’environnement et le fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaître les acteurs locaux
- Pouvoir travailler en réseau dans son domaine
- Savoir organiser, classer et sécuriser des documents
- Assurer une veille professionnelle
• Connaitre l’orthographe et avoir le sens de la rédaction
- Avoir des qualités rédactionnelles
- Maîtriser la langue française à l’écrit et à l’oral
- Savoir structurer et adapter la réponse à la question
- Faire preuve de clarté et de synthèse
• Maîtriser les outils bureautiques, informatiques et multimédias
- Savoir utiliser le matériel informatique
- Maîtriser les logiciels métiers
- Maîtriser les outils bureautiques
- Être à l’aise dans l’environnement numérique
• Répondre à la demande de l’usager
- Identifier la demande et son degré d’importance
- Savoir rediriger/aiguiller la demande
- Fournir les renseignements demandés
- Accompagner les usagers dans leurs démarches
• Avoir le sens du contact et de la relation
- Faire preuve de patience et de diplomatie
- S’adapter aux différents publics
- Être à l’aise relationnellement
Contact et modalités de candidature
Contact
0241806161
Informations complémentaires
Merci de joindre un CV à votre candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.