Assistant services à la population (h/f)
Offre n° O047241220001661
Publiée le 21/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Mairie, Cocumont (Lot-et-Garonne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
20h00 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
Au sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public.
Sous la directive des élus, sous la directive de la Secrétaire Générale de Mairie la/l assistant (e) Administratif (e) aide à la mise en oeuvre des politiques déclinées par l'équipe municipale et aide à la coordination des services de la commune.
POSTE A TEMPS NON COMPLET DE 20H du lundi au vendredi matin et 1/2 samedi matin
le secrétariat de la mairie ne ferme pas : il faut donc conjuguer avec le poste à temps complet pour les congés annuels, les formations, la planification des tâches en général
Possibilité de mutualiser ce poste avec une offre de 15h complémentaire sur une collectivité voisine.
Sous la directive des élus, sous la directive de la Secrétaire Générale de Mairie la/l assistant (e) Administratif (e) aide à la mise en oeuvre des politiques déclinées par l'équipe municipale et aide à la coordination des services de la commune.
POSTE A TEMPS NON COMPLET DE 20H du lundi au vendredi matin et 1/2 samedi matin
le secrétariat de la mairie ne ferme pas : il faut donc conjuguer avec le poste à temps complet pour les congés annuels, les formations, la planification des tâches en général
Possibilité de mutualiser ce poste avec une offre de 15h complémentaire sur une collectivité voisine.
Missions / conditions d'exercice
* ACCUEIL (25%)
- accueillir et orienter le public (accueil physique et téléphonique) ;
- accueil téléphonique (prise de rendez vous, renseignements divers, orienter les appels...)
* ADMINISTRATION (25%)
- gérer les formalités et demandes administratives courantes ;
- gérer l'occupation des salles communales ;
- gérer les demandes relatives à l'état civil ;
- tenir les listes électorales ;
- gérer les inscriptions scolaires ;
- réaliser des tâches courantes de secrétariat ;
- identifier et orienter des demandes d'aide sociale ;
- gérer les cimetières.
* COMPTABILITE (30%)
- saisir des engagements et des mandatements ;
- saisir le budget ;
- saisir et établir la facturation de la garderie ;
*AUTRES SERVICES PUBLICS (20%)
- accueil à l'agence postale communale (remplacement de l'agent pendant les congés annuels et/ou absences (maladie, autres...)
- accueil du public et accompagnement via le dispositif France Services itinérant de Val de Garonne Agglomération (en binôme avec l'agent principal de l'Intercom)
- accueillir et orienter le public (accueil physique et téléphonique) ;
- accueil téléphonique (prise de rendez vous, renseignements divers, orienter les appels...)
* ADMINISTRATION (25%)
- gérer les formalités et demandes administratives courantes ;
- gérer l'occupation des salles communales ;
- gérer les demandes relatives à l'état civil ;
- tenir les listes électorales ;
- gérer les inscriptions scolaires ;
- réaliser des tâches courantes de secrétariat ;
- identifier et orienter des demandes d'aide sociale ;
- gérer les cimetières.
* COMPTABILITE (30%)
- saisir des engagements et des mandatements ;
- saisir le budget ;
- saisir et établir la facturation de la garderie ;
*AUTRES SERVICES PUBLICS (20%)
- accueil à l'agence postale communale (remplacement de l'agent pendant les congés annuels et/ou absences (maladie, autres...)
- accueil du public et accompagnement via le dispositif France Services itinérant de Val de Garonne Agglomération (en binôme avec l'agent principal de l'Intercom)
Profils recherchés
- SAVOIRS :
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.
- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics) ;
- Etre autonome dans l'élaboration, la conduite de projet et l'organisation du travail.
- Savoir prendre des responsabilités ;
- Savoir s'adapter aux interlocuteurs ;
- Savoir anticiper ;
- Etre sérieux, ponctuel.
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.
- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics) ;
- Etre autonome dans l'élaboration, la conduite de projet et l'organisation du travail.
- Savoir prendre des responsabilités ;
- Savoir s'adapter aux interlocuteurs ;
- Savoir anticiper ;
- Etre sérieux, ponctuel.
Contact et modalités de candidature
Contact
0553945134
Informations complémentaires
ENVOI CV ET LETTRE DE MOTIVATION PAR MAIL
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.