Dans une collectivité de taille moyenne, il ou elle est en charge de l’ensemble des dossiers administratifs liés aux instances et aux Ressources Humaines de la collectivité. Il apporte aux élus et aux Directeurs des outils d’aide à la décision. Il assiste les élus et la Direction dans la préparation des instances syndicales, la rédaction des documents administratifs et techniques. Il veille à l’application de la règlementation et gère les dossiers administratifs du personnel de la collectivité.
En partenariat étroit avec le Directeur et le Directeur- Adjoint, les missions seront les suivantes :

 Organisation et gestion des assemblées délibérantes et des commissions de marchés publics :
 Gestion du protocole et des séances (Bureaux et Conseils syndicaux dont Conseil d’installation + commissions CAO et MAPA) : consultation des élus et des 10 EPCI pour calage des dates de réunions ; mise en place et gestion des tableaux de présence ; saisie et envoi des convocations ; réservation des salles ; etc.
 Elaboration du document de séance et tirage des documents papier ;
 Présentation des Power Point ;
 Suivi des séances et prise de notes ;
 Rédaction des délibérations et envoi au contrôle de légalité de la Préfecture ;
 Suivi des retours, affichage légal et diffusion aux intéressés ;
 Gestion des suites à donner aux délibérations ;
 Rédaction du procès-verbal de la séance ;
 Classement et organisation de l’archivage officiel des séances ;
 Organisation pratique des séances si collation ou repas (en période de non COVID) : réservations des menus ou des mets pour les buffets auprès des traiteurs ou fournisseurs, suivi des livraisons et / ou enlèvement ; installation de la salle et rangement de la salle ;
 Gestion des actes officiels (Logiciel AGEDI – ACTES).
 Gestion des Ressources Humaines
 Elaboration, rédaction et suivi des contrats ;
 Elaboration des fiches de poste ; des courriers de réception des candidatures, de notification, de restitution, d’entretien et de convocation ;
 Suivi des entretiens individuels : tableaux, courriers de convocation annuel / transmission des comptes rendus d’entretien ;
 Suivi des recrutements (Insertion sur les sites spécialisés et gestion des réponses et des entretiens de recrutement) ;
 Relations avec le Centre de Gestion 46 dans le cadre du conseil aux collectivités ;
 Rédaction de notes juridiques susceptibles de constituer une aide à la décision pour la Direction (ex. Mise en place temps partiel ou Compte Epargne Temps ; Protection Sociale complémentaire ; Congés pour proche aidant, etc.)
 Organisation et suivi des visites médicales professionnelles et d’embauche avec le médecin du travail ;
 Accueil des nouveaux agents : pièces administratives, livret d’accueil, etc.
 Inscriptions et suivi des formations (Intégrations ou formations professionnelles) ;
 Organisation du repas de fin d’année pour le personnel syndical ;
 Veille juridique.
 Autres tâches diverses
 Gestion du parc de véhicules : tableaux d’entretien ; prise de rdv dans les garages + dépôt et enlèvement des véhicules, contrôles techniques, logos et kit sécurité voitures, cartes grises, cartes vertes, etc.
 Suivi de l’intendance du Syndicat : approvisionnement, gestion des stocks alimentaires ou fournitures de bureau ; réservation des restaurants ;
 Préparation et logistique des événements internes organisés par le Syndicat ; participation à des manifestations extérieures organisées par le Syndicat ou auxquelles il participe (accueil du public, animation, appui logistique) ;
 Suivi de la téléphonie ;
 Saisie et suivi des fichiers Elus, commissions, représentations extérieures ;
 Commandes diverses (liées au Registre Sécurité ou à l’équipement des techniciens rivière et du matériel destiné à équiper les véhicules par ex.) ; courses d’appoint pour les besoins du Syndicat (ex. courses alimentaires ; fleurs pour un événement type décès ou cadeaux de départ ; collation élus ou partenaires techniques ; etc.) ; sérigraphie sur vêtements professionnels, etc. ;
 Animations : Appui logistique et animations d’ateliers extérieurs ponctuels type CELE’té ou CéLOT’omne.
 Relations fonctionnelles : Equipe du SmCLm, collectivités / communes / EPCI membres du Syndicat ; services de l’Etat et principalement Trésor Public et services préfectoraux, collectivités territoriales telles que Conseils Départementaux de l’Aveyron, du Lot, du Cantal et Conseils Régionaux Occitanie et Auvergne-Rhône-Alpes ; ensemble des institutions et des acteurs locaux.
 Peut être amené ponctuellement à : Appui à l’organisation de manifestations et réunions organisées par le Syndicat.