Gestionnaire Relations Usager courrier (H/F)
Offre n° O045250204001406
Publiée le 04/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
9 rue Saint Pierre Lentin, Orléans (Loiret)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
06/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Présentation de la direction / contexte :
La Région Centre-Val de Loire souhaite renforcer la qualité de la relation avec ses usagers et ses interlocuteurs grâce à une approche structurée et intégrée de ce sujet au sein de l’administration.
Les objectifs du projet de Gestion de la Relation Usagers sont de :
- Mutualiser les données de flux et de contacts et harmoniser leur gestion afin de faciliter l’accès aux données à l’ensemble des acteurs et simplifier les échanges entre les différents acteurs ;
- Avoir une vision 360° des demandes des interlocuteurs ;
- Bénéficier d’outils de reporting permettant le pilotage de l’activité et la traçabilité des actions
Dans ce cadre, il s’agit en particulier pour le service Accueil aux Usagers, Documentation et Information de se structurer en Centre de contact en capacité d’apporter des réponses de 1er niveau aux interlocuteurs sur plusieurs canaux de communication (appel, courrier, mails…).
Pour se faire, les missions du pôle courrier devront évoluer afin de s’inscrire dans cet écosystème amalgamé de la relation usagers (déploiement d’une Gestion Electronique du Courrier – GEC, refonte des process de traitement des correspondances papier – numérisation…)
Relations fonctionnelles :
- internes : les élus du CR, les membres du CESER, l’ensemble des directions du CR
- externes : les particuliers, les fournisseurs, les livreurs, les scolaires, les administrations
Rattachement hiérarchique :
La cheffe de Service accueil aux usagers, documentation et information
La Région Centre-Val de Loire souhaite renforcer la qualité de la relation avec ses usagers et ses interlocuteurs grâce à une approche structurée et intégrée de ce sujet au sein de l’administration.
Les objectifs du projet de Gestion de la Relation Usagers sont de :
- Mutualiser les données de flux et de contacts et harmoniser leur gestion afin de faciliter l’accès aux données à l’ensemble des acteurs et simplifier les échanges entre les différents acteurs ;
- Avoir une vision 360° des demandes des interlocuteurs ;
- Bénéficier d’outils de reporting permettant le pilotage de l’activité et la traçabilité des actions
Dans ce cadre, il s’agit en particulier pour le service Accueil aux Usagers, Documentation et Information de se structurer en Centre de contact en capacité d’apporter des réponses de 1er niveau aux interlocuteurs sur plusieurs canaux de communication (appel, courrier, mails…).
Pour se faire, les missions du pôle courrier devront évoluer afin de s’inscrire dans cet écosystème amalgamé de la relation usagers (déploiement d’une Gestion Electronique du Courrier – GEC, refonte des process de traitement des correspondances papier – numérisation…)
Relations fonctionnelles :
- internes : les élus du CR, les membres du CESER, l’ensemble des directions du CR
- externes : les particuliers, les fournisseurs, les livreurs, les scolaires, les administrations
Rattachement hiérarchique :
La cheffe de Service accueil aux usagers, documentation et information
Missions / conditions d'exercice
La mission principale de l'agent.e sera d'assurer les activités du pôle courrier dans le cadre de la Gestion Relation Usagers.
Les activités du poste seront les suivantes :
Assurer au quotidien :
· le traitement du courrier « arrivée » et « départ » (Réception, tri, ventilation, distribution, collecte, affranchissement)
· le traitement en interne ou en externe des envois de documents en grand nombre (exemples : fiches de salaire des agents de la collectivité (interne) – Courriers pour transport scolaire (externe chez un routeur)
· la reprographie en interne des documents demandés par les services notamment les rapports CP/Session et les bulletins de salaire
- Rédiger et sécuriser les différentes procédures, définir des méthodes de travail, rationaliser les dépenses
- Elaborer et alimenter les indicateurs de suivi d’activité
= 60 %
Gérer et mettre en œuvre les contrats/marchés liés à l’activité :
· Programmer et anticiper les contrats/Marchés
· Rédiger les pièces techniques (CCTP, DQE, critères d’évaluation des offres)
· Analyser et noter les offres techniques et rédiger le RAO
· Participer à la rédaction du rapport d’Analyse des offres
· Négocier avec les fournisseurs : formuler les besoins, organiser des rencontres, échanger.
· Contrôler les prestations, les factures et signer le « service fait »
· Elaborer et alimenter les indicateurs de suivi d’activité
= 10 %
Participer aux travaux préparatoires et à la mise en œuvre d’une Gestion Electronique du courrier (GEC) s’inscrivant dans le projet GRU (Gestion Relation Usagers) de la collectivité = 30 %
Conditions générales :
Spécificités:
Contraintes horaires du pôle courrier : Remise du courrier à 7 H 45 – Collecte entre 16 H 00 et 16 H 30 : présence obligatoire d’un agent
RIFSEEP: B2
Avantages sociaux :
Ticket restaurant, Remboursement des frais de transports collectifs,
Adhésion possible à un contrat collectif mutuelle, Adhésion possible à un contrat collectif prévoyance,
Adhésion possible au COS, Accès organisme de prestations sociales
Les activités du poste seront les suivantes :
Assurer au quotidien :
· le traitement du courrier « arrivée » et « départ » (Réception, tri, ventilation, distribution, collecte, affranchissement)
· le traitement en interne ou en externe des envois de documents en grand nombre (exemples : fiches de salaire des agents de la collectivité (interne) – Courriers pour transport scolaire (externe chez un routeur)
· la reprographie en interne des documents demandés par les services notamment les rapports CP/Session et les bulletins de salaire
- Rédiger et sécuriser les différentes procédures, définir des méthodes de travail, rationaliser les dépenses
- Elaborer et alimenter les indicateurs de suivi d’activité
= 60 %
Gérer et mettre en œuvre les contrats/marchés liés à l’activité :
· Programmer et anticiper les contrats/Marchés
· Rédiger les pièces techniques (CCTP, DQE, critères d’évaluation des offres)
· Analyser et noter les offres techniques et rédiger le RAO
· Participer à la rédaction du rapport d’Analyse des offres
· Négocier avec les fournisseurs : formuler les besoins, organiser des rencontres, échanger.
· Contrôler les prestations, les factures et signer le « service fait »
· Elaborer et alimenter les indicateurs de suivi d’activité
= 10 %
Participer aux travaux préparatoires et à la mise en œuvre d’une Gestion Electronique du courrier (GEC) s’inscrivant dans le projet GRU (Gestion Relation Usagers) de la collectivité = 30 %
Conditions générales :
Spécificités:
Contraintes horaires du pôle courrier : Remise du courrier à 7 H 45 – Collecte entre 16 H 00 et 16 H 30 : présence obligatoire d’un agent
RIFSEEP: B2
Avantages sociaux :
Ticket restaurant, Remboursement des frais de transports collectifs,
Adhésion possible à un contrat collectif mutuelle, Adhésion possible à un contrat collectif prévoyance,
Adhésion possible au COS, Accès organisme de prestations sociales
Profils recherchés
- Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale, le champ d’activité et d’intervention de la Direction ainsi que l’organisation administrative et politique de la collectivité, les politiques et procédures régionales
- Maîtriser les techniques rédactionnelles
- Connaître les techniques d’animation
- Savoir hiérarchiser et planifier les activités, fixer des objectifs
- Savoir diffuser les informations et conseiller les interlocuteurs
- Maîtriser les logiciels bureautiques et les applications/outils métiers liés à l’activité
- Travailler en équipe et en transversalité
- Être à l’écoute de ses interlocuteurs
- S’adapter aux situations et urgences
- Avoir le sens des responsabilités
- Être rigoureux et autonome
- Être force de proposition
- Savoir rendre compte
- Maîtriser les techniques rédactionnelles
- Connaître les techniques d’animation
- Savoir hiérarchiser et planifier les activités, fixer des objectifs
- Savoir diffuser les informations et conseiller les interlocuteurs
- Maîtriser les logiciels bureautiques et les applications/outils métiers liés à l’activité
- Travailler en équipe et en transversalité
- Être à l’écoute de ses interlocuteurs
- S’adapter aux situations et urgences
- Avoir le sens des responsabilités
- Être rigoureux et autonome
- Être force de proposition
- Savoir rendre compte
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d'envoyer votre CV et lettre de motivation via la plateforme de recrutement en ligne (lien de candidature)
Renseignements administratifs : Laëtitia BONNEVILLE, Chargée de recrutement : 02.38.70.27.46
Renseignements administratifs : Laëtitia BONNEVILLE, Chargée de recrutement : 02.38.70.27.46
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.