Assistant protocole et mémoire (h/f) - catégorie C
Offre n° O045241223000316
Publiée le 23/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 place de l'étape, Orléans (Loiret)
Poste à pourvoir le
03/03/2025
Date limite de candidature
24/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
À une heure de Paris et aux portes du Val de Loire, la métropole et la ville d’Orléans disposent d’incomparables atouts en matière de cadre de vie et de dynamisme sur un territoire, en pleine croissance démographique, mettant en œuvre des projets ambitieux.
Saviez-vous qu’Orléans arrive 1ère au classement des villes les plus attractives pour vivre et travailler ? (https://www.youtube.com/watch?v=yLPrOyKUq3A)
Nos deux collectivités sont réunies afin de construire une organisation toujours plus performante et garantir un service public efficient. Ce sont ainsi 3500 agents, exerçant plus de 200 métiers différents, qui œuvrent, au quotidien, pour le bien-être des habitants de la ville et de la métropole (282 800 habitants - 22 communes).
Le service protocole et mémoire rattaché à la Direction du Bureau du Cabinet du Maire-Président est en charge de l'organisation des réceptions officielles pour le compte de la Mairie et de la Métropole d'Orléans.
Saviez-vous qu’Orléans arrive 1ère au classement des villes les plus attractives pour vivre et travailler ? (https://www.youtube.com/watch?v=yLPrOyKUq3A)
Nos deux collectivités sont réunies afin de construire une organisation toujours plus performante et garantir un service public efficient. Ce sont ainsi 3500 agents, exerçant plus de 200 métiers différents, qui œuvrent, au quotidien, pour le bien-être des habitants de la ville et de la métropole (282 800 habitants - 22 communes).
Le service protocole et mémoire rattaché à la Direction du Bureau du Cabinet du Maire-Président est en charge de l'organisation des réceptions officielles pour le compte de la Mairie et de la Métropole d'Orléans.
Missions / conditions d'exercice
Dans ce cadre la Mairie d'Orléans recherche son futur Assistant protocole et mémoire (h/f) - catégorie C pour réaliser les missions suivantes :
Réceptions protocolaires et cérémonies
- Contribuer à l’organisation des réceptions et des cérémonies
- Assurer les demandes de prestations internes et externes nécessaires à l’organisation des manifestations protocolaires
- Assurer le suivi des demandes de prestations internes et externes
- Réaliser les cartons et créer les fichiers d’invités.
- Assurer la logistique des réceptions
- Participer aux cérémonies et aux diverses manifestations et réceptions du service Protocole et Mémoire (préparation, mise en place, accueil, service)
- Contribuer aux consultations et aux achats pour les besoins des prestations à assurer
- Contribuer à optimiser la base des prestataires du service
Gérer les stocks et approvisionnements
- Gérer les volumes de stocks en fonction des prestations à réaliser
- Suivre les DLC (dates limites de consommation) et les DLUO (date limite d'utilisation optimale) et assurer la traçabilité des denrées
- Veiller au respect des normes de stockage de denrées alimentaires
- Veiller à l’adéquation des matériels nécessaires à la manutention.
- Gérer les achats & approvisionnement (Recherches de prestataires- Analyse du Marché)
Suivi activités
- Elaborer, gérer, suivre et tenir à jour en lien avec les membres de l’équipe :
les tableaux de bord des manifestations protocolaires
les états des différents stocks
les tableaux de suivi budgétaire
Divers
- Assurer la polyvalence pour les grands évènements de la Direction
- Assurer le binôme avec l’autre assistante Protocole et Mémoire sur l’ensemble des missions
- Gérer les vacataires sur les manifestations et réceptions (planning, organisation, formation)
Spécificités du poste :
L’assistant(e) Protocole et Mémoire est amené(e) à interagir directement avec des interlocuteurs très variés, y compris de haut rang, et doit veiller dans ce cadre à exercer son activité avec une très grande discrétion et discernement.
- Disponibilité exigée : présence indispensable lors des événements organisés en soirée, ponctuellement le week-end et les jours fériés
- Lieu de travail : Centre Municipal - 1 Place de l'Etape - 45000 ORLEANS
- Horaires de travail : 39h/semaine avec RTT
Réceptions protocolaires et cérémonies
- Contribuer à l’organisation des réceptions et des cérémonies
- Assurer les demandes de prestations internes et externes nécessaires à l’organisation des manifestations protocolaires
- Assurer le suivi des demandes de prestations internes et externes
- Réaliser les cartons et créer les fichiers d’invités.
- Assurer la logistique des réceptions
- Participer aux cérémonies et aux diverses manifestations et réceptions du service Protocole et Mémoire (préparation, mise en place, accueil, service)
- Contribuer aux consultations et aux achats pour les besoins des prestations à assurer
- Contribuer à optimiser la base des prestataires du service
Gérer les stocks et approvisionnements
- Gérer les volumes de stocks en fonction des prestations à réaliser
- Suivre les DLC (dates limites de consommation) et les DLUO (date limite d'utilisation optimale) et assurer la traçabilité des denrées
- Veiller au respect des normes de stockage de denrées alimentaires
- Veiller à l’adéquation des matériels nécessaires à la manutention.
- Gérer les achats & approvisionnement (Recherches de prestataires- Analyse du Marché)
Suivi activités
- Elaborer, gérer, suivre et tenir à jour en lien avec les membres de l’équipe :
les tableaux de bord des manifestations protocolaires
les états des différents stocks
les tableaux de suivi budgétaire
Divers
- Assurer la polyvalence pour les grands évènements de la Direction
- Assurer le binôme avec l’autre assistante Protocole et Mémoire sur l’ensemble des missions
- Gérer les vacataires sur les manifestations et réceptions (planning, organisation, formation)
Spécificités du poste :
L’assistant(e) Protocole et Mémoire est amené(e) à interagir directement avec des interlocuteurs très variés, y compris de haut rang, et doit veiller dans ce cadre à exercer son activité avec une très grande discrétion et discernement.
- Disponibilité exigée : présence indispensable lors des événements organisés en soirée, ponctuellement le week-end et les jours fériés
- Lieu de travail : Centre Municipal - 1 Place de l'Etape - 45000 ORLEANS
- Horaires de travail : 39h/semaine avec RTT
Profils recherchés
Maîtrisant les outils informatiques et les étapes de gestion des évènements, votre aptitude au travail d'équipe, votre sens de l'organisation et votre rigueur seront indispensables sur le poste.
Le permis B est demandé.
Disposant d'un réel enthousiasme pour l'organisation d'évènements, vous savez faire preuve d'initiative et être force de proposition.
Adapte à toutes situations et capable de gérer les situations stressantes, votre discrétion sera également indispensable pour mener à bien vos missions.
Avantages de la collectivité :
- Avantages internes et du CNAS
- RTT
- Prime de fin d’année
- Participation Mutuelle / Prévoyance
- Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
- Forfait mobilité durable
- Accès à la formation tout au long de la carrière
- Journées enfants malades
Pour toutes demandes de renseignements, merci de contacter Mme Magalie GUDIN, responsable Service Protocole-Mémoire, au 02.38.79.25.94.
Le permis B est demandé.
Disposant d'un réel enthousiasme pour l'organisation d'évènements, vous savez faire preuve d'initiative et être force de proposition.
Adapte à toutes situations et capable de gérer les situations stressantes, votre discrétion sera également indispensable pour mener à bien vos missions.
Avantages de la collectivité :
- Avantages internes et du CNAS
- RTT
- Prime de fin d’année
- Participation Mutuelle / Prévoyance
- Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
- Forfait mobilité durable
- Accès à la formation tout au long de la carrière
- Journées enfants malades
Pour toutes demandes de renseignements, merci de contacter Mme Magalie GUDIN, responsable Service Protocole-Mémoire, au 02.38.79.25.94.
Contact et modalités de candidature
Contact
0238792222
Informations complémentaires
Merci de nous faire parvenir votre CV et votre lettre de motivation sur notre site : https://orleans-metropole.gestmax.fr/apply/3144/1
Adresse de l'employeur
COMMUNE D'ORLEANS
>1 place de l'étape
45040 ORLEANS CEDEX 1
>1 place de l'étape
45040 ORLEANS CEDEX 1
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.