Assistant administratif h/f
Offre n° O045241217001220
Publiée le 17/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 place de l'étape, Orléans (Loiret)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
16/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
À une heure de Paris et aux portes du Val de Loire, Orléans Métropole et la ville d’Orléans disposent d’incomparables atouts en matière de cadre de vie et de dynamisme. Territoire, en pleine croissance démographique, mettant en œuvre des projets ambitieux. Saviez-vous qu’Orléans arrive 1ère au classement des villes les plus attractives pour vivre et travailler ? https://www.youtube.com/watch?v=yLPrOyKUq3A
Nos deux collectivités sont réunies afin de construire une organisation toujours plus performante pour garantir un service public efficient. Au quotidien, 3500 agents œuvrent chaque jour pour le bien-être de leurs habitants au cœur d'une métropole de 282 800 habitants (22 communes). Ce sont plus de 200 métiers que comptent nos collectivités et nous sommes tous au service de nos administrés.
Notre perpétuelle ambition : poursuivre l’accroissement au quotidien du bien-être et du bon équilibre des agents ainsi que le développement des performances individuelles et collectives et veiller à toujours offrir un service public de qualité.
Le service de médecine préventive, intégré à la Direction des ressources humaines, est au cœur du dispositif de Qualité de Vie au Travail. Placées sous l'autorité du médecin du travail et du cadre infirmier, les assistantes administratives, tenues au secret médical, assurent un lien essentiel entre les équipes médicales et l'ensemble du personnel. La secrétaire médicale, véritable pivot du service, met à profit ses compétences en organisation, relationnel et gestion administrative pour garantir le bon fonctionnement des missions.
Nos deux collectivités sont réunies afin de construire une organisation toujours plus performante pour garantir un service public efficient. Au quotidien, 3500 agents œuvrent chaque jour pour le bien-être de leurs habitants au cœur d'une métropole de 282 800 habitants (22 communes). Ce sont plus de 200 métiers que comptent nos collectivités et nous sommes tous au service de nos administrés.
Notre perpétuelle ambition : poursuivre l’accroissement au quotidien du bien-être et du bon équilibre des agents ainsi que le développement des performances individuelles et collectives et veiller à toujours offrir un service public de qualité.
Le service de médecine préventive, intégré à la Direction des ressources humaines, est au cœur du dispositif de Qualité de Vie au Travail. Placées sous l'autorité du médecin du travail et du cadre infirmier, les assistantes administratives, tenues au secret médical, assurent un lien essentiel entre les équipes médicales et l'ensemble du personnel. La secrétaire médicale, véritable pivot du service, met à profit ses compétences en organisation, relationnel et gestion administrative pour garantir le bon fonctionnement des missions.
Missions / conditions d'exercice
1. Gestion de l'accueil
Accueil physique et téléphonique : Assurer une orientation efficace tout en respectant la confidentialité.
Priorisation des urgences : Identifier rapidement les cas nécessitant une attention médicale immédiate.
Orientation des agents : Guider les agents vers les services appropriées pour leur assurer une meilleure prise en charge.
Primo-accueil : Évaluer les besoins des agents rencontrant des difficultés médicales et planifier les rendez-vous.
Gestion de la boîte mail : Assurer une réponse rapide et efficace aux courriels du service.
2. Suivi administratif
Mise à jour des dossiers médicaux : Documenter chaque visite et changement pertinent dans les dossiers des agents.
Suivi budgétaire : Gérer les aspects financiers du service, incluant la refacturation et le paiement des examens.
Bilan annuel comptable : Rédiger et présenter le bilan financier du service chaque année.
Rédaction de courriers : Etablir les courriers inhérents au service (rapports, courriers à destination des médecins, des services RH, …)
Gestion des stocks : Assurer un approvisionnement adéquat pour le fonctionnement du service.
Préparation de campagnes de prévention : Planification, gestion logistique et création de support de communication
3. Préparation et planification des visites
Recensement et Planification : Organiser et planifier les visites des agents.
Optimisation des plannings
Assurer un suivi rigoureux des autorisations de port d’armes des policiers municipaux des collectivités et de la ville d’Orléans
Gestion des agendas : Coordonner les plannings du médecin, des infirmières et de la psychologue sur les différents sites, les activités internes et externes.
4. Logiciel métier
Élaboration des process : Définir les procédures d’utilisation du logiciel métier pour le service.
- Collaborer étroitement avec le SIRH afin d’assurer le bon fonctionnement du logiciel métier et veiller à son adéquation avec les besoins du service
- Elaborer le cahier des charges du futur logiciel métier
- Evaluer les besoins et extraire les données statistiques du service en lien avec le cadre infirmier
5. Assister le médecin et reporting
Réunions : Préparer les réunions et rédiger les comptes rendus. Animer ou assister le médecin
Suivi de l’activité :
Établir et mettre à jour les tableaux de bord pour suivre l’activité du service.
Analyser les données afin de dresser un état des lieux de la santé au travail des agents et de l’activité du service
Rédiger le rapport annuel en concertation avec le cadre infirmier
Organisation du service :
Concevoir et mettre en place des process avec le médecin.
Proposer des outils d’évolution des différentes réunions et des documents de communication à l’attention des Directions er communes mutualisées
Participation administrative et accueil lors des actions de prévention (campagne de vaccination, journées RH, …)
Données pour le RSU : Transmettre les données nécessaires à l’élaboration du RSU.
6. Assurer le lien avec les autres services RH et partenaires
- Information aux services : Renseigner les autres services sur les démarches et procédures.
- Planification des rendez-vous : Organiser des réunions à la demande des Directions et communes mutualisées
- Dossiers pour les commissions : Extraire les données médicales et préparer les dossiers pour les différentes commissions (CDG, services RH, …)
Accueil physique et téléphonique : Assurer une orientation efficace tout en respectant la confidentialité.
Priorisation des urgences : Identifier rapidement les cas nécessitant une attention médicale immédiate.
Orientation des agents : Guider les agents vers les services appropriées pour leur assurer une meilleure prise en charge.
Primo-accueil : Évaluer les besoins des agents rencontrant des difficultés médicales et planifier les rendez-vous.
Gestion de la boîte mail : Assurer une réponse rapide et efficace aux courriels du service.
2. Suivi administratif
Mise à jour des dossiers médicaux : Documenter chaque visite et changement pertinent dans les dossiers des agents.
Suivi budgétaire : Gérer les aspects financiers du service, incluant la refacturation et le paiement des examens.
Bilan annuel comptable : Rédiger et présenter le bilan financier du service chaque année.
Rédaction de courriers : Etablir les courriers inhérents au service (rapports, courriers à destination des médecins, des services RH, …)
Gestion des stocks : Assurer un approvisionnement adéquat pour le fonctionnement du service.
Préparation de campagnes de prévention : Planification, gestion logistique et création de support de communication
3. Préparation et planification des visites
Recensement et Planification : Organiser et planifier les visites des agents.
Optimisation des plannings
Assurer un suivi rigoureux des autorisations de port d’armes des policiers municipaux des collectivités et de la ville d’Orléans
Gestion des agendas : Coordonner les plannings du médecin, des infirmières et de la psychologue sur les différents sites, les activités internes et externes.
4. Logiciel métier
Élaboration des process : Définir les procédures d’utilisation du logiciel métier pour le service.
- Collaborer étroitement avec le SIRH afin d’assurer le bon fonctionnement du logiciel métier et veiller à son adéquation avec les besoins du service
- Elaborer le cahier des charges du futur logiciel métier
- Evaluer les besoins et extraire les données statistiques du service en lien avec le cadre infirmier
5. Assister le médecin et reporting
Réunions : Préparer les réunions et rédiger les comptes rendus. Animer ou assister le médecin
Suivi de l’activité :
Établir et mettre à jour les tableaux de bord pour suivre l’activité du service.
Analyser les données afin de dresser un état des lieux de la santé au travail des agents et de l’activité du service
Rédiger le rapport annuel en concertation avec le cadre infirmier
Organisation du service :
Concevoir et mettre en place des process avec le médecin.
Proposer des outils d’évolution des différentes réunions et des documents de communication à l’attention des Directions er communes mutualisées
Participation administrative et accueil lors des actions de prévention (campagne de vaccination, journées RH, …)
Données pour le RSU : Transmettre les données nécessaires à l’élaboration du RSU.
6. Assurer le lien avec les autres services RH et partenaires
- Information aux services : Renseigner les autres services sur les démarches et procédures.
- Planification des rendez-vous : Organiser des réunions à la demande des Directions et communes mutualisées
- Dossiers pour les commissions : Extraire les données médicales et préparer les dossiers pour les différentes commissions (CDG, services RH, …)
Profils recherchés
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers (Préventiel, word, excel, outlook, Express’O …)
- Accueil et relation usager
- Capacités d’analyse et rédactionnelles
- Sens de la pédagogie
- Capacités à évaluer des situations difficiles ou d’urgence
- Connaître les bases législatives et réglementaires de la santé au travail (domaine général ou statut particulier des fonctionnaires), les différents types de surveillance, d'examens médicaux
- Accueil et relation usager
- Capacités d’analyse et rédactionnelles
- Sens de la pédagogie
- Capacités à évaluer des situations difficiles ou d’urgence
- Connaître les bases législatives et réglementaires de la santé au travail (domaine général ou statut particulier des fonctionnaires), les différents types de surveillance, d'examens médicaux
Contact et modalités de candidature
Contact
0238792222
Informations complémentaires
Avantages de la collectivité :
Avantages internes et du CNAS
RTT
Prime de fin d’année
Participation Mutuelle / Prévoyance
Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
Forfait mobilité durable
Accès à la formation tout au long de la carrière
Journées enfants malades
Avantages internes et du CNAS
RTT
Prime de fin d’année
Participation Mutuelle / Prévoyance
Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
Forfait mobilité durable
Accès à la formation tout au long de la carrière
Journées enfants malades
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.