• Assurer les services postaux, les services financiers de « dépannage » et les prestations associées à l’agence postale communale.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public.
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité.
• Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation.

1/ Activités et tâches principales du poste :
• Assurer les services postaux, les services financiers de « dépannage » et les prestations associées à l’agence postale communale.
o Gestion de l’ouverture et de la fermeture du site
o Accueil de la clientèle
o Assurer les services postaux : : Tout affranchissement manuel, Vente de timbres-poste à usage courant, Vente d’enveloppes et Prêt-à-Poster, Dépôt des objets y compris recommandés, Retrait des lettres et colis en instance, dépannage financier.
o Participation aux réunions ou événements de la structure

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
o Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
o Renseigner le public sur place ou par téléphone.
o Recevoir, filtrer et orienter les appels ainsi que les mails.
o Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.

• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
o Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
o Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
o Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
o Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs

• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
o Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
o Assurer la commande des matériels et de bureautique.
o Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.

• Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
o Gérer le courrier : Réceptionner, distribuer et expédier le courrier. Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée ». Assurer le traitement des courriers départ. Mettre sous pli et affranchir. Enregistrer informatiquement le courrier.
o Afficher et diffuser l'information.
o Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.

2/ Activités et tâches secondaires du poste :
• Assurer le remplacement de l'agent de gestion administrative en son absence sur certains domaines.
• Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux.

Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité du Maire et de la DGS
Relations fonctionnelles :
• En interne :
o Relations quotidiennes avec les agents de la commune.
o Relations quotidiennes avec les secrétaires de mairie pour transmission d’informations.
o Contact ponctuel avec les élus.
• En externe :
o Contact direct et permanent avec le public.
o Contact direct avec les collectivités en relation (ex : Syndicats, Centre Départemental de Gestion, Conseil Général…).
o Contact direct avec les autres administrations (Trésor Public, Gendarmerie, Préfecture, Direction départementale des territoires, Impôts, Cadastre, Office du Tourisme…).
o Contact direct avec les entreprises privées et les associations (échange d’informations, réservation de salles, suivi des factures…).

Exigences requises :
• Compétences techniques à acquérir :
o Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.
o Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.
o Connaître les techniques de rédaction administrative.
o Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
o Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire).
o Connaître les procédures d'urgence (incendie, incident, malaises…).

• Compétences relationnelles :
o Maîtriser les techniques de communication.
o Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
o Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
o Être garant de l’image du service public (bonne attitude, comportement adapté et tenue vestimentaire correcte) Avoir le sens de la diplomatie.
o Être organisé, rigoureux et méthodique.
o Être patient.
o Être discret (Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve)
o Être sérieux et efficace.

Cadre statutaire accessible :
• Catégorie : C
• Filière : Administrative
• Cadre d’emploi : Adjoint administratif territorial

Moyens mis à disposition :
• Bureau et guichet d'accueil.
• Standard téléphonique, annuaire de la collectivité.
• Poste informatique
• Photocopieur/fax, téléphone et fournitures de bureau.

Conditions et contraintes d’exercice :
• Pour une durée de 3 mois
• Dès que possible
• Temps de travail de 20h00 heures par semaine (Temps non complet) :
Mardi : 08:30/12:30
Mercredi : 08:30/12:30
Jeudi : 08:30/12:30
Vendredi : 08:30/12:30
Samedi : 08:30/12:30
• Travail le samedi matin
• Grande disponibilité