Assistant Administratif (H/F) en CDD
Offre n° O045240724001497
Publiée le 24/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
2 rue du château, La Chapelle-Saint-Mesmin (Loiret)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction de la Vie Culturelle composée de l’Espace Culturel Béraire, de la Bibliothèque Municipale et de l’École Municipale de Musique, de Danse et de Théâtre et sous la responsabilité hiérarchique du Responsable du service Évènementiel, vous aurez pour mission d’assurer l’accueil (physique et téléphonique), la gestion des régies de recettes ainsi que le secrétariat de la Direction en veillant notamment à répondre aux attentes du public et des artistes.
Missions / conditions d'exercice
1. Assurer le secrétariat de la Direction Vie Culturelle :
- gestion du courrier,
- rédaction de notes et courriers divers,
- élaboration des statistiques diverses pour le suivi de l’activité et réalisation des bilans de la Direction
- participation à l’organisation des réunions du service et réalisation des comptes rendus
- Gestion des clés des panneaux d’affichage de la ville.
2. Au sein de l’Espace Culturel Béraire :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Gérer les courriels de la boîte mail de l’Espace Culturel Béraire
- Assurer ponctuellement l’accueil des artistes, des écoles et des associations lors des spectacles
- Remettre les feuilles de route pour les artistes
- Transmettre les demandes techniques et logistiques au chef d’équipe des agents chargés de l’évènementiel (réservations des repas et hébergements, mise à disposition de matériel, installations techniques…)
- Assurer la gestion et le suivi de l’agenda de l’occupation des salles à caractère culturel et des manifestations de l’Espace Culturel Béraire
- Apporter ponctuellement son aide pour des évènements et des spectacles.
3. Gérer les régies de recettes mises en place au sein de la Direction Vie Culturelle :
- Assurer en tant que titulaire la régie de location des salles et l’agenda des évènements : réception des demandes, envoie des notifications de décision, mise en forme et envoie du contrat de location, transmission des demandes spécifiques à la directrice, organisation des rendez-vous avec le technicien préalablement à la location, suivi et tenue de la régie de recettes, préparation des états des lieux entrants et sortants et attestation remise des clés, Contrôle et gestion du budget virtuel des associations pour les réservations de salles, Gestion administrative de diverses autorisations.(débit de boissons, prolongation ouvertures…)
- Assurer la tenue et le suivi de la régie de recettes de l’aire de camping-car de la commune durant la période d’ouverture
- Assurer en tant que mandataire suppléant la gestion de la régie billetterie pour les spectacles : vente des billets (sur place mais également par correspondance, Internet et téléphone), encaissement des recettes réglées par les usagers, versement et justification des sommes encaissées auprès du comptable public, gestion des impayés, tenue comptable de la régie de recettes, tenue des documents réglementaires nécessaires au suivi de la régie.
- gestion du courrier,
- rédaction de notes et courriers divers,
- élaboration des statistiques diverses pour le suivi de l’activité et réalisation des bilans de la Direction
- participation à l’organisation des réunions du service et réalisation des comptes rendus
- Gestion des clés des panneaux d’affichage de la ville.
2. Au sein de l’Espace Culturel Béraire :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Gérer les courriels de la boîte mail de l’Espace Culturel Béraire
- Assurer ponctuellement l’accueil des artistes, des écoles et des associations lors des spectacles
- Remettre les feuilles de route pour les artistes
- Transmettre les demandes techniques et logistiques au chef d’équipe des agents chargés de l’évènementiel (réservations des repas et hébergements, mise à disposition de matériel, installations techniques…)
- Assurer la gestion et le suivi de l’agenda de l’occupation des salles à caractère culturel et des manifestations de l’Espace Culturel Béraire
- Apporter ponctuellement son aide pour des évènements et des spectacles.
3. Gérer les régies de recettes mises en place au sein de la Direction Vie Culturelle :
- Assurer en tant que titulaire la régie de location des salles et l’agenda des évènements : réception des demandes, envoie des notifications de décision, mise en forme et envoie du contrat de location, transmission des demandes spécifiques à la directrice, organisation des rendez-vous avec le technicien préalablement à la location, suivi et tenue de la régie de recettes, préparation des états des lieux entrants et sortants et attestation remise des clés, Contrôle et gestion du budget virtuel des associations pour les réservations de salles, Gestion administrative de diverses autorisations.(débit de boissons, prolongation ouvertures…)
- Assurer la tenue et le suivi de la régie de recettes de l’aire de camping-car de la commune durant la période d’ouverture
- Assurer en tant que mandataire suppléant la gestion de la régie billetterie pour les spectacles : vente des billets (sur place mais également par correspondance, Internet et téléphone), encaissement des recettes réglées par les usagers, versement et justification des sommes encaissées auprès du comptable public, gestion des impayés, tenue comptable de la régie de recettes, tenue des documents réglementaires nécessaires au suivi de la régie.
Profils recherchés
- Titulaire d’un Bac à Bac + 2 au minimum (secrétariat, administration ou comptabilité)
- Expérience souhaitée dans un poste similaire, notamment dans le champ de l’action culturelle
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
- Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat
- Maîtrise de l’orthographe et aisance rédactionnelle
- Maîtrise des outils bureautiques
Qualités :
- Organisation, rigueur et méthode
- Autonomie, initiative et réactivité
- Discrétion
- Bonne expression orale et capacités relationnelles affirmées
- Sens du travail en équipe et du contact avec le public
- Capacité à gérer les priorités et l’urgence
- Disponibilité
- Expérience souhaitée dans un poste similaire, notamment dans le champ de l’action culturelle
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
- Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat
- Maîtrise de l’orthographe et aisance rédactionnelle
- Maîtrise des outils bureautiques
Qualités :
- Organisation, rigueur et méthode
- Autonomie, initiative et réactivité
- Discrétion
- Bonne expression orale et capacités relationnelles affirmées
- Sens du travail en équipe et du contact avec le public
- Capacité à gérer les priorités et l’urgence
- Disponibilité
Contact et modalités de candidature
Contact
0238223454
Informations complémentaires
Conditions de recrutement :
Temps complet : 37h hebdomadaires
Recrutement contractuel : CDD d’un an
Rémunération liée au statut de la fonction publique + 13ème mois + CNAS + participation mutuelle et prévoyance
Poste à pourvoir au 1er septembre 2024
Candidature à adresser à Madame la Maire, Hôtel de Ville, 2 rue du château, 45380 La Chapelle Saint Mesmin (CV + lettre de motivation) ou sur le site www.ville-lachapellesaintmesmin.fr
Temps complet : 37h hebdomadaires
Recrutement contractuel : CDD d’un an
Rémunération liée au statut de la fonction publique + 13ème mois + CNAS + participation mutuelle et prévoyance
Poste à pourvoir au 1er septembre 2024
Candidature à adresser à Madame la Maire, Hôtel de Ville, 2 rue du château, 45380 La Chapelle Saint Mesmin (CV + lettre de motivation) ou sur le site www.ville-lachapellesaintmesmin.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.