un-e assistant-e de gestion administrative CDD 8 mois
Offre n° O044260220000739
Publiée le 20/02/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville de 27 000 habitants au sud de l'agglomération nantaise
Lieu de travail
Place marcellin verbe - bp 63329, Saint-Sébastien-sur-Loire (Loire-Atlantique (44))
Poste à pourvoir le
27/04/2026
Date limite de candidature
22/03/2026
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
8 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein du pôle administratif et budgétaire de la Direction, l’agent·e assure l’accueil et l’information du public, le suivi et la mise en œuvre des activités administratives de la Direction, ainsi que des tâches de gestion comptable.
Il·elle veille au bon fonctionnement administratif, à la qualité de la relation avec les usager·es et à l’appui aux équipes éducatives.
Il·elle veille au bon fonctionnement administratif, à la qualité de la relation avec les usager·es et à l’appui aux équipes éducatives.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS DETAILLÉES :
Accueil et relation aux usager·es
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des familles et des usager·es (orientation, information, prise de rendez-vous)
• Informer et accompagner les familles dans leurs démarches (inscriptions, réservations, pièces justificatives, échéances)
• Apporter une réponse de premier niveau aux demandes, en lien avec les équipes éducatives et les autres services municipaux
• Veiller à la qualité de l’écoute, à la clarté de l’information et au respect des règles de confidentialité
Gestion des inscriptions et des dossiers familles
• Enregistrer et mettre à jour les dossiers d’inscription sur le logiciel dédié
• Assurer le suivi des présences et des réservations, contrôler la cohérence des données
• Gérer les demandes de modifications ou d’annulations dans le respect des procédures internes
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers familles
Suivi des Projets d’Accueil Individualisé (PAI) et des documents médicaux
• Réceptionner les PAI après vérification par le service restauration
• Transmettre les informations médicales aux équipes d’animation concernées et en assurer la mise à jour
• Garantir la conformité réglementaire des dossiers médicaux
• Assurer le lien avec les familles et, le cas échéant, avec les partenaires concernés
Organisation administrative des activités de la Direction
• Constituer et suivre les dossiers de séjours (autorisations parentales, assurances, pièces d’identité)
• Assurer une assistance à l’organisation logistique (réservations, transport, restauration)
• Assurer le suivi post-événement : retour des documents, bilans, archivage
Gestion budgétaire et comptable
• Participer aux éléments de construction budgétaire de la Direction et à leur consolidation (collecte de données)
• Réaliser les engagements dans les outils dédiés dans le respect des procédures financières et des échéanciers
• Réaliser les certifications de factures, contrôler la conformité des pièces et des prestations, et assurer leur transmission selon la chaîne comptable
Participation à la vie du service
• Apporter un appui ponctuel à la communication (affichage, flyers, mailings, mise à jour d’informations)
• Participer à la préparation logistique d’événements éducatifs ou familiaux
• Contribuer à l’amélioration continue des procédures d’accueil, de gestion administrative et budgétaire
Accueil et relation aux usager·es
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des familles et des usager·es (orientation, information, prise de rendez-vous)
• Informer et accompagner les familles dans leurs démarches (inscriptions, réservations, pièces justificatives, échéances)
• Apporter une réponse de premier niveau aux demandes, en lien avec les équipes éducatives et les autres services municipaux
• Veiller à la qualité de l’écoute, à la clarté de l’information et au respect des règles de confidentialité
Gestion des inscriptions et des dossiers familles
• Enregistrer et mettre à jour les dossiers d’inscription sur le logiciel dédié
• Assurer le suivi des présences et des réservations, contrôler la cohérence des données
• Gérer les demandes de modifications ou d’annulations dans le respect des procédures internes
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers familles
Suivi des Projets d’Accueil Individualisé (PAI) et des documents médicaux
• Réceptionner les PAI après vérification par le service restauration
• Transmettre les informations médicales aux équipes d’animation concernées et en assurer la mise à jour
• Garantir la conformité réglementaire des dossiers médicaux
• Assurer le lien avec les familles et, le cas échéant, avec les partenaires concernés
Organisation administrative des activités de la Direction
• Constituer et suivre les dossiers de séjours (autorisations parentales, assurances, pièces d’identité)
• Assurer une assistance à l’organisation logistique (réservations, transport, restauration)
• Assurer le suivi post-événement : retour des documents, bilans, archivage
Gestion budgétaire et comptable
• Participer aux éléments de construction budgétaire de la Direction et à leur consolidation (collecte de données)
• Réaliser les engagements dans les outils dédiés dans le respect des procédures financières et des échéanciers
• Réaliser les certifications de factures, contrôler la conformité des pièces et des prestations, et assurer leur transmission selon la chaîne comptable
Participation à la vie du service
• Apporter un appui ponctuel à la communication (affichage, flyers, mailings, mise à jour d’informations)
• Participer à la préparation logistique d’événements éducatifs ou familiaux
• Contribuer à l’amélioration continue des procédures d’accueil, de gestion administrative et budgétaire
Profils recherchés
QUALITÉS ATTENDUES :
Savoirs
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Bonne culture administrative
• Maîtrise des outils bureautiques et des progiciels métiers
Savoirs-faire
• Capacité à organiser, planifier et prioriser les tâches, en particulier en période de forte affluence au guichet
• Rigueur dans le suivi administratif, la gestion documentaire et le traitement des opérations comptables
• Aptitude à la rédaction de documents administratifs clairs et accessibles au public
• Capacité à accueillir, informer et orienter le public avec pédagogie
Savoir-être
• Rigueur, méthode et sens de l’organisation
• Réactivité, autonomie et discrétion professionnelle
• Capacité d’adaptation et d’anticipation
• Aptitude à travailler en équipe et en transversalité
• Qualités relationnelles, sens du service public et de l’écoute des usager·es
Savoirs
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Bonne culture administrative
• Maîtrise des outils bureautiques et des progiciels métiers
Savoirs-faire
• Capacité à organiser, planifier et prioriser les tâches, en particulier en période de forte affluence au guichet
• Rigueur dans le suivi administratif, la gestion documentaire et le traitement des opérations comptables
• Aptitude à la rédaction de documents administratifs clairs et accessibles au public
• Capacité à accueillir, informer et orienter le public avec pédagogie
Savoir-être
• Rigueur, méthode et sens de l’organisation
• Réactivité, autonomie et discrétion professionnelle
• Capacité d’adaptation et d’anticipation
• Aptitude à travailler en équipe et en transversalité
• Qualités relationnelles, sens du service public et de l’écoute des usager·es
Contact et modalités de candidature
Contact
Florine LE GUELLEC, Directrice de l’Animation Educative et de la Jeunesse 02 40 80 86 37
Informations complémentaires
CONDITIONS D’EXERCICE
Les conditions d’exercice sont celles d’un service municipal en contact régulier avec le public, nécessitant disponibilité, discrétion et respect des procédures administratives et financières.
RÉMUNÉRATION
Votre rémunération sera fixée sur la base de la grille indiciaire en référence aux cadres d’emplois des adjoints administratifs territoriaux, et sera déterminée en tenant compte de votre niveau de qualification et de votre expérience professionnelle.
AVANTAGES LIÉS AU POSTE ET/OU AVANTAGES COLLECTIFS AU TRAVAIL
Participation mutuelle (si garanties labellisées) et prévoyance (prise en charge de la Ville à hauteur de 60%)
Dispositif « Sport au travail »
Employeur pro Vélo Label Or
Comité des Œuvres Sociales
Plan de mobilité : prise en charge transports collectifs à 75 % + mesures Nantes Métropole + forfait mobilité durable
Restaurant du personnel (4.70€ le repas)
Recours possible à des véhicules motorisés et deux roues électriques pour tous les déplacements professionnels
Florine LE GUELLEC, Directrice de l’Animation Educative et de la Jeunesse 02 40 80 86 37 - 06 07 49 92 87
Les lettres de motivation accompagnées du Curriculum Vitae sont à adresser à Monsieur le Maire, par mail, à la Direction des Ressources Humaines (recrutement@saintsebastien.fr) pour le 22 mars 2026 dernier délai.
Si votre candidature est en adéquation avec ce profil, vous serez contacté·e afin de convenir d’un entretien.
Dans le cas où vous n’avez pas de retour au-delà d’un délai de 5 semaines, cela signifie que malgré la qualité de votre parcours professionnel, votre candidature n’a pas été retenue.
Les conditions d’exercice sont celles d’un service municipal en contact régulier avec le public, nécessitant disponibilité, discrétion et respect des procédures administratives et financières.
RÉMUNÉRATION
Votre rémunération sera fixée sur la base de la grille indiciaire en référence aux cadres d’emplois des adjoints administratifs territoriaux, et sera déterminée en tenant compte de votre niveau de qualification et de votre expérience professionnelle.
AVANTAGES LIÉS AU POSTE ET/OU AVANTAGES COLLECTIFS AU TRAVAIL
Participation mutuelle (si garanties labellisées) et prévoyance (prise en charge de la Ville à hauteur de 60%)
Dispositif « Sport au travail »
Employeur pro Vélo Label Or
Comité des Œuvres Sociales
Plan de mobilité : prise en charge transports collectifs à 75 % + mesures Nantes Métropole + forfait mobilité durable
Restaurant du personnel (4.70€ le repas)
Recours possible à des véhicules motorisés et deux roues électriques pour tous les déplacements professionnels
Florine LE GUELLEC, Directrice de l’Animation Educative et de la Jeunesse 02 40 80 86 37 - 06 07 49 92 87
Les lettres de motivation accompagnées du Curriculum Vitae sont à adresser à Monsieur le Maire, par mail, à la Direction des Ressources Humaines (recrutement@saintsebastien.fr) pour le 22 mars 2026 dernier délai.
Si votre candidature est en adéquation avec ce profil, vous serez contacté·e afin de convenir d’un entretien.
Dans le cas où vous n’avez pas de retour au-delà d’un délai de 5 semaines, cela signifie que malgré la qualité de votre parcours professionnel, votre candidature n’a pas été retenue.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.