Apporter une aide quotidienne et être facilitateur(trice) auprès des directrices et des
services
- Apporter une aide permanente, dynamique et adaptée aux directrices en termes
d’organisation de la vie professionnelle, de gestion, de communication, d’information,
d’accueil, de suivi de dossiers et de classement
- Contribuer avec bienveillance et fiabilité à une organisation fluide et efficace, en
s’autorisant par exemple à avoir un rôle d’alerte ou savoir anticiper les actions à mener
- Gérer les agendas en prenant en compte les impératifs définis par les directrices et les
services
- Organiser et planifier des réunions, en assurant un suivi adapté : alerte, envoi de
convocation, ordre du jour, compte-rendu, réservation de salles, de matériel et éléments
de convivialité…
- Saisir et/ou rédiger différents documents administratifs : courriers, ordre du jour, compte rendu, bilan d’activités…
- Recevoir, filtrer et transmettre des appels téléphoniques et des accueils physiques à
l’échelle des Pôles ; renseigner, informer, orienter les interlocuteurs
- Assurer des missions d’assistante de service les équipes du pôle AAT
- Préparer et passer des commandes (fournitures administratives, équipements et mobilier...) pour les services en recensant les besoins, en recherchant à rationaliser et optimiser les achats et en s’assurant du bon circuit de validation
o Assurer la préparation et le suivi des instances, des actes administratifs
- Contribuer à la bonne compréhension du déroulement, du planning, des actes
nécessaires, et à la préparation des documents pour les instances (Commissions, Bureau
Communautaire, Conseil Communautaire, Conseil d’Administration de l’EPA SSIAD Sèvre
et Loire…)
- Procéder à la rédaction et la gestion administrative des arrêtés, des décisions et
délibérations ainsi que leurs pièces annexes : signature, télétransmission, notification.
Préparer l’ordre du jour, la note explicative et les annexes du Conseil d’Administration de
l’EPA SSIAD Sèvre et Loire, rédiger le Procès-Verbal, les délibérations et diffuser les
documents nécessaires en lien avec la Directrice des Solidarités
 Apporter un appui au sein ou en dehors des pôles
- Participer activement et être force de proposition au sein de la communauté des
assistantes pour harmoniser les pratiques, favoriser la bonne circulation de l’information
- Se remplacer et se soutenir dans un esprit de continuité de service, d’amélioration des
process et de solidarité
- Assurer des remplacements ponctuels à l’accueil général de la collectivité ou auprès des
assistantes des autres directions.
- Contribuer de façon conviviale à l’esprit d’équipe et à la qualité de vie au travail
- Être à l’écoute en s’adaptant aux divers modes de communication, tout en sachant
relayer l’information et en étant au contact quotidien des équipes des Pôles
- Assurer la diffusion d’informations et contribuer à l’amélioration de l’organisation de la
collectivité, des espaces de travail
- S’investir dans les événements organisés par les Pôles et/ou la collectivité