Assistant services à la population (h/f)
Offre n° O044250307000291
Publiée le 07/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
30 Rue de l'Hôtel de Ville, Saint-Colomban (Loire-Atlantique)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS DU POSTE
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et tout type de public
- Renseignement et orientation du public
- Etat civil et cimetière
- Vie locale
- Secrétariat et appui à la Direction Général de service
Accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir le public
- Prendre des messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Favoriser l'expression de la demande
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Mettre en relation des correspondants
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Adapter son intervention aux différents publics
Renseignement et orientation du public
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Présenter des documents d'information et de communication
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Transmission et suivi des réclamations
Etat civil
- Rédaction et délivrance des actes d’état civil : naissance, reconnaissance, mariage, transcriptions et décès, gestion des livrets de famille ;
- Délivrance des extraits et copies d’acte d’état-civil ;
- Réception et traitement des dossiers de mariage, PACS, parrainages civils des demandes de changement de nom et de prénom…
- Tenue des registres d’état-civil : mentions marginales, ouverture et clôture (tables et reliures)
- Cimetière : délivrance des autorisations pour les opérations funéraires, gestion des concessions funéraires
Vie locale
- Réservation des salles municipales : gérer et enregistrer les demandes (logiciel 3D ouest)
- Relation avec les associations : gestion du planning des salles, débit de boisson
Secrétariat
- Gestion du courrier : réception, distribution et expédition
- Gestion des mails de la boite générique mairie@st-colomban.fr
- Tâches administratives diverses :
o rédaction de projet de courriers, prise de rendez-vous (élus, administrés, …)
- Aide à la rédaction de documents administratifs : orthographe, mise en page,…
- Réception et instruction des dossiers d’attestations d’accueil
- Recensement citoyen des jeunes de 16 à 25 ans
- Traitement des demandes de légalisation de signature, de changement de résidence, de certificat de vie
- Toutes formalités administratives
- Secrétariat de la Direction générale des services :
o Suivi du Conseil Municipal (convocation, délibérations, suivi dossiers)
o Courriers divers
Activités et tâches secondaires du poste
- Assurer le remplacement de son binôme à l’accueil lors de ses absences (congés annuels, formation, maladie…)
- Assurer le remplacement de l’agent en charge de l’urbanisme : enregistrement des dossiers, traitement des demandes…
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et tout type de public
- Renseignement et orientation du public
- Etat civil et cimetière
- Vie locale
- Secrétariat et appui à la Direction Général de service
Accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir le public
- Prendre des messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Favoriser l'expression de la demande
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Mettre en relation des correspondants
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Adapter son intervention aux différents publics
Renseignement et orientation du public
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Présenter des documents d'information et de communication
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Transmission et suivi des réclamations
Etat civil
- Rédaction et délivrance des actes d’état civil : naissance, reconnaissance, mariage, transcriptions et décès, gestion des livrets de famille ;
- Délivrance des extraits et copies d’acte d’état-civil ;
- Réception et traitement des dossiers de mariage, PACS, parrainages civils des demandes de changement de nom et de prénom…
- Tenue des registres d’état-civil : mentions marginales, ouverture et clôture (tables et reliures)
- Cimetière : délivrance des autorisations pour les opérations funéraires, gestion des concessions funéraires
Vie locale
- Réservation des salles municipales : gérer et enregistrer les demandes (logiciel 3D ouest)
- Relation avec les associations : gestion du planning des salles, débit de boisson
Secrétariat
- Gestion du courrier : réception, distribution et expédition
- Gestion des mails de la boite générique mairie@st-colomban.fr
- Tâches administratives diverses :
o rédaction de projet de courriers, prise de rendez-vous (élus, administrés, …)
- Aide à la rédaction de documents administratifs : orthographe, mise en page,…
- Réception et instruction des dossiers d’attestations d’accueil
- Recensement citoyen des jeunes de 16 à 25 ans
- Traitement des demandes de légalisation de signature, de changement de résidence, de certificat de vie
- Toutes formalités administratives
- Secrétariat de la Direction générale des services :
o Suivi du Conseil Municipal (convocation, délibérations, suivi dossiers)
o Courriers divers
Activités et tâches secondaires du poste
- Assurer le remplacement de son binôme à l’accueil lors de ses absences (congés annuels, formation, maladie…)
- Assurer le remplacement de l’agent en charge de l’urbanisme : enregistrement des dossiers, traitement des demandes…
Profils recherchés
SAVOIRS
SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS
Techniques d'accueil, règles de communication
Organisation et activités des services
Fonctionnement du standard téléphonique des annuaires, d'Internet
Techniques de communication téléphonique
Techniques et outils de communication
Techniques de médiation et négociation
Techniques de secrétariat (bureautique, rédaction, prise de notes…)
Techniques de recherche d'information
Techniques de gestion de planning
SAVOIRS GÉNÉRAUX
Organisation et organigramme de la collectivité,
Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
Directives et procédures d'instruction des dossiers
Procédures de transmission des demandes
Droits et obligations des usagers
Savoir être :
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
- Etre organisé, rigoureux et méthodique
- Etre patient
- Etre discret
- Etre sérieux et efficace
- Sens du contact, de la diplomatie, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue
MOYENS MIS A DISPOSITION :
- Bureau et guichet d'accueil.
- Standard téléphonique, annuaire de la collectivité.
- Poste informatique (logiciel de métiers : Berger-levrault, 3D.Ouest).
- Machine de mise sous pli et d'affranchissement.
- Photocopieur/fax, téléphone et fournitures de bureau.
CONDITIONS ET CONTRAINTES D’EXERCICE :
- Permanence à assurer 2 samedis sur 3,
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Garant de l’image du service public (bonne attitude, comportement adapté et tenue vestimentaire correcte)
- Grande disponibilité
SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS
Techniques d'accueil, règles de communication
Organisation et activités des services
Fonctionnement du standard téléphonique des annuaires, d'Internet
Techniques de communication téléphonique
Techniques et outils de communication
Techniques de médiation et négociation
Techniques de secrétariat (bureautique, rédaction, prise de notes…)
Techniques de recherche d'information
Techniques de gestion de planning
SAVOIRS GÉNÉRAUX
Organisation et organigramme de la collectivité,
Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
Directives et procédures d'instruction des dossiers
Procédures de transmission des demandes
Droits et obligations des usagers
Savoir être :
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
- Etre organisé, rigoureux et méthodique
- Etre patient
- Etre discret
- Etre sérieux et efficace
- Sens du contact, de la diplomatie, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue
MOYENS MIS A DISPOSITION :
- Bureau et guichet d'accueil.
- Standard téléphonique, annuaire de la collectivité.
- Poste informatique (logiciel de métiers : Berger-levrault, 3D.Ouest).
- Machine de mise sous pli et d'affranchissement.
- Photocopieur/fax, téléphone et fournitures de bureau.
CONDITIONS ET CONTRAINTES D’EXERCICE :
- Permanence à assurer 2 samedis sur 3,
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Garant de l’image du service public (bonne attitude, comportement adapté et tenue vestimentaire correcte)
- Grande disponibilité
Contact et modalités de candidature
Contact
0240058928
Informations complémentaires
Lettre de motivation et CV à adresser à Monsieur le Maire 30 rue de l'Hôtel de Ville 44310 SAINT-COLOMBAN
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.