gestionnaire administratif
Offre n° O044250113000207
Publiée le 13/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Direction des Ressources Humaines - 2, rue de l'Hôtel de Ville, Nantes (Loire-Atlantique)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
12/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Direction Générale Citoyennetés et Territoires Solidaires (DGCités)
Direction de la relation aux usagers
Au sein de la Ville de Nantes, la direction de la relation aux usagers anime les services opérationnels d'accueil de 1er niveau couvrant l'ensemble des modes de contacts des
usagers·ères vers les services municipaux en veillant à répondre aux demandes de manière pertinente et actualisée. La direction assure des activités liées à la gestion des cimetières, état civil, formalités administratives, élections et recensement.
La cellule planification du secteur Formalités administratives est en charge de 70 agents·tes répartis·es sur la Marie centrale et les 11 mairies de quartiers nantaises.
Direction de la relation aux usagers
Au sein de la Ville de Nantes, la direction de la relation aux usagers anime les services opérationnels d'accueil de 1er niveau couvrant l'ensemble des modes de contacts des
usagers·ères vers les services municipaux en veillant à répondre aux demandes de manière pertinente et actualisée. La direction assure des activités liées à la gestion des cimetières, état civil, formalités administratives, élections et recensement.
La cellule planification du secteur Formalités administratives est en charge de 70 agents·tes répartis·es sur la Marie centrale et les 11 mairies de quartiers nantaises.
Missions / conditions d'exercice
Planifier les équipes :
* Élaborer les plannings d'affectation des agents·es d'accueil et de prestations sur les différents sites
* Traiter les absences prévisibles et être fonction support auprès des cadres de secteur pour la validation des congés
* Gérer l'absentéisme quotidien et procéder aux divers remplacements
* Veiller et mettre à jour quotidiennement les tableaux d'affectations
* Organiser les réunions de secteur
* Assurer le suivi et le pointage des différentes formations
* Planifier les visites médicales du personnel
* Gérer les clés des différents sites pour garantir leurs ouvertures
Gérer le temps de travail des agents·es :
* Encoder les absences dans le logiciel eTemptation (Temps partiels, formations, visites médicales ...)
* Expliquer, renseigner et informer chaque agent·e sur les règles de gestion du temps
Gérer administrativement les agents·es :
* Assurer le suivi des quotités de travail des agents·es
* Assurer le suivi des délégations de signatures
* Être le relais pour les absences auprès du service Ressources Humaines (absences exceptionnelles, maladie, accident de travail ou trajet ...)
* Élaborer les fiches de recrutement des auxiliaires saisonniers
Assurer des travaux complémentaires :
* Assurer le suivi et la gestion des documents divers
* Élaborer les plannings d'affectation des agents·es d'accueil et de prestations sur les différents sites
* Traiter les absences prévisibles et être fonction support auprès des cadres de secteur pour la validation des congés
* Gérer l'absentéisme quotidien et procéder aux divers remplacements
* Veiller et mettre à jour quotidiennement les tableaux d'affectations
* Organiser les réunions de secteur
* Assurer le suivi et le pointage des différentes formations
* Planifier les visites médicales du personnel
* Gérer les clés des différents sites pour garantir leurs ouvertures
Gérer le temps de travail des agents·es :
* Encoder les absences dans le logiciel eTemptation (Temps partiels, formations, visites médicales ...)
* Expliquer, renseigner et informer chaque agent·e sur les règles de gestion du temps
Gérer administrativement les agents·es :
* Assurer le suivi des quotités de travail des agents·es
* Assurer le suivi des délégations de signatures
* Être le relais pour les absences auprès du service Ressources Humaines (absences exceptionnelles, maladie, accident de travail ou trajet ...)
* Élaborer les fiches de recrutement des auxiliaires saisonniers
Assurer des travaux complémentaires :
* Assurer le suivi et la gestion des documents divers
Profils recherchés
Vous faites preuve d'organisation, anticipation, et d'une grande réactivité.
Vous savez travailler en équipe et en transversalité, vous avez de fortes capacités relationnelles.
Vous êtes en capacité de gérer des situations délicates et faites preuve de discrétion et de confidentialité.
Vous êtes résistant·e au stress et êtes polyvalent·e.
Vous savez respecter les procédures et avez des connaissances en droit du travail.
Vous maîtrisez les logiciels de bureautiques (excel, outlook) internet et idéalement ETemptation (gestion des temps).
Vous savez travailler en équipe et en transversalité, vous avez de fortes capacités relationnelles.
Vous êtes en capacité de gérer des situations délicates et faites preuve de discrétion et de confidentialité.
Vous êtes résistant·e au stress et êtes polyvalent·e.
Vous savez respecter les procédures et avez des connaissances en droit du travail.
Vous maîtrisez les logiciels de bureautiques (excel, outlook) internet et idéalement ETemptation (gestion des temps).
Contact et modalités de candidature
Contact
0240419000
Informations complémentaires
fabien.zaragoza@nantesmetropole.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.