Assistant administratif (H/F)
Offre n° O044241216001518
Publiée le 16/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
25, rue de la mairie, Sucé-sur-Erdre (Loire-Atlantique)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Située à 15 km de Nantes, la ville de Sucé-sur-Erdre (7500 habitants) bénéficie d’un cadre de vie exceptionnel, grâce à l’Erdre qui la traverse. Son port de plaisance, ses activités nautiques, son tissu associatif riche et ses commerces de proximité participent à l’animation et au charme de la commune. Rejoignez vite les 120 agents de cette ville agréable, dynamique et attractive !
Rattaché à la Direction des Services Techniques et de l’Urbanisme, vous intégrez l’équipe afin d’assurer, l’assistance administrative de la Directrice des ST et de la responsable du service logistique.
Rattaché à la Direction des Services Techniques et de l’Urbanisme, vous intégrez l’équipe afin d’assurer, l’assistance administrative de la Directrice des ST et de la responsable du service logistique.
Missions / conditions d'exercice
Accueil physique et téléphonique des services :
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
• Standard téléphonique
• Renseignements des réservataires de salles communales
Réception, traitement et diffusion d’informations – secrétariat général :
• Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
• Rechercher et diffuser des informations
• Réception des demandes via Opengst :
- Contrôle de la complétude des demandes
- Obtention des informations complémentaires
- Préparation des dossiers Opengst devant passer en réunion de service logistique
• Assurer la saisie et la préparation des courriers du responsable logistique, des élus référents et mise à la signature
• Suivi administratif du budget du service logistique, engagement des commandes
• Réaliser et diffuser les CR de réunions.
Gestion du parc auto
• En lien avec le magasinier, suivre le volet administratif de la gestion des véhicules du CTM (hors engins techniques) :
- Suivre les contrats de véhicules (location…)
- Planifier les révisions et contrôles techniques, prendre les rdvs et préparer les engagements comptables associés
- Planifier avec les agents du service les transports aller-retour des véhicules.
Gestion administrative du suivi RH des agents des Services Logistique, Patrimoine bâti et Domaine public
• S’assurer de la validation des feuilles par les Responsables de service avant saisie et/ou transmission au service ressources humaines.
• Mise à jour du planning des absences de la direction.
• Elaboration, et transmission à l’ensemble des acteurs concernés des plannings prévisionnels des congés de la direction.
• Relance des agents sur l’utilisation du CHAR
• Être la correspondante « formation » en intra, du service ressources humaines : réserver la salle, informer de l’arrivée du formateur, informer l’ensemble de la direction de la tenue d’une formation dans les locaux, préparer le café d’accueil, transmettre en RH les pièces administratives remplies par les stagiaires et le formateur.
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
• Standard téléphonique
• Renseignements des réservataires de salles communales
Réception, traitement et diffusion d’informations – secrétariat général :
• Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
• Rechercher et diffuser des informations
• Réception des demandes via Opengst :
- Contrôle de la complétude des demandes
- Obtention des informations complémentaires
- Préparation des dossiers Opengst devant passer en réunion de service logistique
• Assurer la saisie et la préparation des courriers du responsable logistique, des élus référents et mise à la signature
• Suivi administratif du budget du service logistique, engagement des commandes
• Réaliser et diffuser les CR de réunions.
Gestion du parc auto
• En lien avec le magasinier, suivre le volet administratif de la gestion des véhicules du CTM (hors engins techniques) :
- Suivre les contrats de véhicules (location…)
- Planifier les révisions et contrôles techniques, prendre les rdvs et préparer les engagements comptables associés
- Planifier avec les agents du service les transports aller-retour des véhicules.
Gestion administrative du suivi RH des agents des Services Logistique, Patrimoine bâti et Domaine public
• S’assurer de la validation des feuilles par les Responsables de service avant saisie et/ou transmission au service ressources humaines.
• Mise à jour du planning des absences de la direction.
• Elaboration, et transmission à l’ensemble des acteurs concernés des plannings prévisionnels des congés de la direction.
• Relance des agents sur l’utilisation du CHAR
• Être la correspondante « formation » en intra, du service ressources humaines : réserver la salle, informer de l’arrivée du formateur, informer l’ensemble de la direction de la tenue d’une formation dans les locaux, préparer le café d’accueil, transmettre en RH les pièces administratives remplies par les stagiaires et le formateur.
Profils recherchés
• Maîtrise des outils informatiques
• Qualités rédactionnelles
• Connaissances en comptabilité
• Gestion des priorités, organisation et rigueur
• Capacités d’adaptation et de réactivité
• Autonomie
• Disponibilité et discrétion professionnelle
• Qualités rédactionnelles
• Connaissances en comptabilité
• Gestion des priorités, organisation et rigueur
• Capacités d’adaptation et de réactivité
• Autonomie
• Disponibilité et discrétion professionnelle
Contact et modalités de candidature
Contact
0240777020
Informations complémentaires
Statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle (proratisée en fonction du temps de présence dans la collectivité) + prestations sociales (CNAS, titre restaurant, prise en charge de la prévoyance et des titres de transport
Informations complémentaires : Sarah BENOIT, directrice des services techniques et de l'urbanisme
Informations complémentaires : Sarah BENOIT, directrice des services techniques et de l'urbanisme
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.