MISSIONS PRINCIPALES
• Être facilitateur(trice) auprès des directrices et des équipes :
- Apporter une aide permanente, dynamique et adaptée en termes d’organisation de la vie professionnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de suivi de dossiers et de classement
- Organiser et planifier des réunions, en assurant un suivi adapté : alerte, envoi de convocation, ordre du jour, compte-rendu, réservation de salles, de matériel et éléments de convivialité…
- Gérer les agendas en prenant en compte les impératifs définis par les directrices et les services
- Contribuer avec bienveillance et fiabilité à une organisation fluide et efficace, en s’autorisant par exemple à avoir un rôle d’alerte ou savoir anticiper les actions à mener
- Saisir et/ou rédiger différents actes administratifs : courriers, ordre du jour, compte-rendu, arrêtés, décisions …
- Assurer le suivi des instances des pôles en lien avec les services (Commissions, Bureau Communautaire, Conseil Communautaire, Commissions, rédaction et suivi des arrêtés, …)
- Suivre les congés/ARTT des agents des pôles en lien avec le service Ressources Humaines
- Répertorier des besoins matériels et passer des commandes pour les services
- Assurer des missions d’assistante de service pour certaines équipes, telles que l’urbanisme, le développement économique, la planification ou encore la lecture publique.
- Assurer un appui et un lien avec le pôle Solidarité concernant : la gestion des signatures et parapheurs, les demandes de subventions, les commandes globales de fournitures, la diffusion d’informations concernant l’organisation de la collectivité ou des espaces de travail.
• Informer sur les différentes thématiques des pôles
- Recevoir, filtrer et transmettre des appels téléphoniques et des accueils physiques à l’échelle des Pôles
- Renseigner, informer, orienter les interlocuteurs
• Apporter un appui au sein ou en dehors des pôles
- Participer activement et être force de proposition au sein de la communauté des assistantes pour harmoniser les pratiques, favoriser la bonne circulation de l’information
- Se remplacer et se soutenir en étant un trio efficace et solidaire
- Assurer l’accueil du Service Urbanisme occasionnellement
- Assurer des remplacements ponctuels à l’accueil général de la collectivité ou auprès des assistantes des autres directions.
• Contribuer de façon conviviale à l’esprit d’équipe et à la qualité de vie au travail
- Être à l’écoute en s’adaptant aux divers modes de communication, tout en sachant relayer l’information et en étant au contact quotidien des équipes des Pôles
- S’investir au sein de l’équipe
- S’investir dans les événements organisés par les Pôles et/ou la collectivité