Agent.e d'accueil et de secrétariat
Offre n° O044240823000291
Publiée le 26/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Direction des Ressources Humaines - 2, rue de l'Hôtel de Ville, Nantes (Loire-Atlantique)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
20/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction Générale Citoyenneté et Territoires Solidaires (DG Cités) a pour vocation première d'agir en proximité des habitant·e·s à l'échelle de leur quartier de vie.
Dans le cadre de la mise en œuvre de la politique publique Engagement citoyen et vie associative, la Direction Vie associative (DVA) a vocation à accompagner les associations dans leur projet et à reconnaitre toutes les formes d'engagements favorisant la vie sociale, citoyenne et solidaire.
Au sein de la DVA, le service Locaux associatifs et réservation de salles coordonne l'usage de 232 équipements à destination des associations et de près de 200 salles proposées à la location pour tout type de réservataires (particuliers, associations, entreprises, acteurs institutionnels, ...).
Vous exercez vos missions au sein du service Locaux associatifs et réservations de salles, et plus précisément au sein de l'équipe de réservation des salles municipales.
Dans un fonctionnement d'équipe, vous êtes en relation avec tout type d'usagers·ères et assurez une gestion efficace des réservations tant dans l'accueil des publics que dans le suivi administratif et financier des dossiers.
Dans le cadre de la mise en œuvre de la politique publique Engagement citoyen et vie associative, la Direction Vie associative (DVA) a vocation à accompagner les associations dans leur projet et à reconnaitre toutes les formes d'engagements favorisant la vie sociale, citoyenne et solidaire.
Au sein de la DVA, le service Locaux associatifs et réservation de salles coordonne l'usage de 232 équipements à destination des associations et de près de 200 salles proposées à la location pour tout type de réservataires (particuliers, associations, entreprises, acteurs institutionnels, ...).
Vous exercez vos missions au sein du service Locaux associatifs et réservations de salles, et plus précisément au sein de l'équipe de réservation des salles municipales.
Dans un fonctionnement d'équipe, vous êtes en relation avec tout type d'usagers·ères et assurez une gestion efficace des réservations tant dans l'accueil des publics que dans le suivi administratif et financier des dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Vos activités principales sont :
- Assurer l’accueil physique, téléphonique et l’orientation des publics qui désirent réserver une salle
- Gérer la messagerie commune du service Locaux associatifs et réservations de salles en apportant les réponses adaptées aux usagers·ères
- Étudier les demandes de réservation et établir des propositions en fonction des disponibilités, dans le cadre des procédures établies et des règlements en vigueur
- Traiter administrativement les demandes : enregistrer les demandes sur le logiciel métier (Planitec), rédiger les courriers et mails de réponses, établir et effectuer le suivi des contrats, dossiers manifestations,…
- Assurer l'encaissement des arrhes lors de la réservation de certaines salles et la complétude des sommes versées dans le journal mensuel transmis à la trésorerie municipale.
- Assurer l’accueil physique, téléphonique et l’orientation des publics qui désirent réserver une salle
- Gérer la messagerie commune du service Locaux associatifs et réservations de salles en apportant les réponses adaptées aux usagers·ères
- Étudier les demandes de réservation et établir des propositions en fonction des disponibilités, dans le cadre des procédures établies et des règlements en vigueur
- Traiter administrativement les demandes : enregistrer les demandes sur le logiciel métier (Planitec), rédiger les courriers et mails de réponses, établir et effectuer le suivi des contrats, dossiers manifestations,…
- Assurer l'encaissement des arrhes lors de la réservation de certaines salles et la complétude des sommes versées dans le journal mensuel transmis à la trésorerie municipale.
Profils recherchés
Vous maîtrisez les techniques d’accueil physique, téléphonique et numérique en démontrant d’excellentes qualités relationnelles pour garantir un accueil bienveillant, une écoute des besoins et des réponses adaptées auprès de tous les usagers·ères.
Vous êtes à l’aise dans l’utilisation des outils bureautiques et logiciels métiers vous permettant de développer des compétences organisationnelles et une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
Idéalement vous connaissez le territoire nantais et avez une appétence pour la vie associative et sociale.
Vous savez faire preuve de rigueur dans l'établissement des contrats de location de salles et l'encaissement des sommes dues.
Vous appréciez le travail en équipe, savez rendre compte et partager l’information.
Vous êtes à l’aise dans l’utilisation des outils bureautiques et logiciels métiers vous permettant de développer des compétences organisationnelles et une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
Idéalement vous connaissez le territoire nantais et avez une appétence pour la vie associative et sociale.
Vous savez faire preuve de rigueur dans l'établissement des contrats de location de salles et l'encaissement des sommes dues.
Vous appréciez le travail en équipe, savez rendre compte et partager l’information.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Besoin d'informations sur le poste ?
Aurélie LE GOUALLEC - Responsable de service - Aurelie.LE-GOUALLEC@mairie-nantes.fr ou son secrétariat : 02 40 41 50 36
Laurence DUCHAUSSOY - Responsable cellule de gestion : 06 88 85 27 34
Besoin d’informations sur votre candidature ?
Loubna GELLA - Gestionnaire RH : 06 58 46 05 90
Ce poste vous intéresse ?
Merci de nous transmettre votre CV, lettre de motivation, dernier bulletin de salaire, dernier arrêté de situation administrative et attestation RQTH le cas échéant.
Aurélie LE GOUALLEC - Responsable de service - Aurelie.LE-GOUALLEC@mairie-nantes.fr ou son secrétariat : 02 40 41 50 36
Laurence DUCHAUSSOY - Responsable cellule de gestion : 06 88 85 27 34
Besoin d’informations sur votre candidature ?
Loubna GELLA - Gestionnaire RH : 06 58 46 05 90
Ce poste vous intéresse ?
Merci de nous transmettre votre CV, lettre de motivation, dernier bulletin de salaire, dernier arrêté de situation administrative et attestation RQTH le cas échéant.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.