La Direction de l’Aménagement de l’Espace rassemble les services de l’urbanisme et de l’application du droit des sols, de l’habitat, de l’eau et des milieux aquatiques, des mobilités et des transports scolaires, du Système d’Information Géographique (SIG) et du dispositif Petites Villes de Demain (PVD). Elle regroupe une trentaine d’agents de catégorie A, B et C. Elle a pour mission de mettre en œuvre les politiques publiques liées aux compétences exercées par la Communauté de communes dans le domaine de l’aménagement de l’espace.

Au sein de cette direction et sous l'autorité du directeur, vous aurez pour missions :

L’accueil de la direction :
- Accueil téléphonique et physique,
- Informations préliminaires et orientation des interlocuteurs,
- Prise de rendez-vous notamment les porteurs de projets et des partenaires (permanences).

L’assistance administrative de la direction :
- Gestion du courrier, papier et numérique,
- Organisation, planification et suivi des réunions : dates, agendas, convocations,
- Réservation des salles, des équipements et des véhicules,
- L’organisation des déplacements,
- L’appui à la rédaction, la mise en forme et l’envoi des comptes-rendus de réunion,
- L’organisation, la saisie et le suivi de l’archivage des dossiers de la direction,
- Le suivi des parapheurs électroniques et papiers de la direction,
- Le suivi et la mise à jour des congés et des heures de récupérations des agents de la direction.
- L’aide à la préparation du budget de la direction, le cas échéant.
- L’appui administratif au suivi des déclarations d’intention d’aliéner (DIA).

En l’absence de l’agent d’accueil dédié (les lundis, congés et absences ponctuelles), l’assistante administrative de la DAE assurera les missions suivantes :
- L’accueil physique et téléphonique de la Communauté de communes,
- La réception, l’enregistrement et la diffusion du courrier, des parapheurs et des colis,
- La gestion de la messagerie générale,
- L’assistance à la maintenance des outils bureautiques (copieur, machine à affranchir, fontaine à eau etc…) et la gestion des demandes d’interventions techniques pour le bâtiment du siège,
- L’assistance à la maintenance informatique : gestion de l’adresse mail informatique et création d’incidents pour l’ensemble des agents,
- En cas d’urgence et à titre exceptionnel, le remplacement de l’assistante de direction en son absence sur certains domaines tout en assurant l’accueil général du public.

Savoir-faire et compétences
- Connaissance des collectivités territoriales,
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel et Outlook),
- Maitrise des outils de gestion des courriers (DOTELEC) et plateforme des transmissions des actes (IXBUS)
- Maitrise des techniques du secrétariat (prise de note),
- Qualité d’expression orale et écrite,
- Capacité à recevoir et orienter les demandes.

Savoir être :
- Qualité relationnelle et sens du contact,
- Capacité d’organisation,
- Sens de la rigueur,
- Discrétion et diplomatie,
- Polyvalence et adaptabilité.
Une expérience sur un poste similaire serait un plus.

Formation
CAP/BEP dans le domaine de la gestion administrative ou équivalent.