Assistant administratif (h/f) CDD 6 mois
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O044231101273695
Publiée le 29/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
La chapelle sur erdre
Poste à pourvoir le
11/01/2024
Date limite de candidature
17/12/2023
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
6 mois
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
LA VILLE DE LA CHAPELLE-SUR-ERDRE
(+ de 20 000 habitants - membre de Nantes Métropole)
Recrute pour son service Vie Scolaire son
Assistant administratif (h/f) CDD 6 mois du 11/01/2024 au 28/07/2024
(Cadre d'emplois des Adjoints administratifs)
Missions / conditions d'exercice
Au sein d'un service scolaire dynamique, sous l'autorité de la responsable, vous assurez les missions suivantes :
1- Participer à la gestion administrative du service et à l'accueil des usagers
Accueillir les usagers :
* Réceptionner, analyser, renseigner les demandes de premier niveau, voire réorienter
* Gérer les appels téléphoniques et la messagerie électronique
* Accompagner et informer les usagers dans leurs démarches
Gérer et suivre les inscriptions :
* Contrôler, saisir les inscriptions à l'école en application de la carte scolaire / aux transports scolaires / aux activités (restauration, accueil périscolaire, accueil de loisirs) : Informer les directions d'école
* Renseigner et mettre à jour les tableaux de bords
Effectuer des tâches administratives courantes :
* Réceptionner, diffuser le courrier interne et externe et mettre en forme, rédiger, classer des notes, courriers ...
* Mettre à jour les données informatiques annuelles (contacts messagerie, listing étiquettes, coordonnées diverses)
* Participer à la facturation des usagers : Suivre les réclamations
* Saisir les demandes d'intervention techniques, faire le lien entre les services et l'école en cas d'urgence
Participer en binôme à l'organisation du secrétariat :
* Alterner les postes de travail entre l'accueil et les tâches administratives
* Communiquer transversalement sur les dossiers en cours et-ou sensibles
Dossiers ou tâches à effectuer en tant que référent :
* Assister la responsable de service pour les dossiers PAI-suivis sanitaires / dérogations-réciprocités intercommunales / prévisions et suivi des effectifs scolaires
* Assister l'adjointe à la responsable de service pour les dossiers investissements-achats écoles / sécurité écoles (PPMS, commissions de sécurité...) / manifestations dans les écoles
*
2 - Suppléer l'assistante RH dans la gestion des remplacements :
* Gérer les remplacements quotidiens : tenir à jour les absences, remplacer l'agent selon la procédure interne, informer les interlocuteurs concernés par le remplacement (collègues, écoles),
* Affecter les agents titulaires mobiles des services sur les remplacements et gérer leur volume horaire annuel
* Constituer le dossier administratif des agents non titulaires, saisir la déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
* Saisir, actualiser les emplois du temps des agents remplaçants dans le logiciel métier (Hélix).
* Saisir et transmettre les tableaux de suivi des mouvements de grève au service Ressources Humaines
Rémunération : Statutaire, régime indemnitaire
Temps complet du lundi au vendredi : 8h30 - 12h30 / 13h35 - 17h30
1- Participer à la gestion administrative du service et à l'accueil des usagers
Accueillir les usagers :
* Réceptionner, analyser, renseigner les demandes de premier niveau, voire réorienter
* Gérer les appels téléphoniques et la messagerie électronique
* Accompagner et informer les usagers dans leurs démarches
Gérer et suivre les inscriptions :
* Contrôler, saisir les inscriptions à l'école en application de la carte scolaire / aux transports scolaires / aux activités (restauration, accueil périscolaire, accueil de loisirs) : Informer les directions d'école
* Renseigner et mettre à jour les tableaux de bords
Effectuer des tâches administratives courantes :
* Réceptionner, diffuser le courrier interne et externe et mettre en forme, rédiger, classer des notes, courriers ...
* Mettre à jour les données informatiques annuelles (contacts messagerie, listing étiquettes, coordonnées diverses)
* Participer à la facturation des usagers : Suivre les réclamations
* Saisir les demandes d'intervention techniques, faire le lien entre les services et l'école en cas d'urgence
Participer en binôme à l'organisation du secrétariat :
* Alterner les postes de travail entre l'accueil et les tâches administratives
* Communiquer transversalement sur les dossiers en cours et-ou sensibles
Dossiers ou tâches à effectuer en tant que référent :
* Assister la responsable de service pour les dossiers PAI-suivis sanitaires / dérogations-réciprocités intercommunales / prévisions et suivi des effectifs scolaires
* Assister l'adjointe à la responsable de service pour les dossiers investissements-achats écoles / sécurité écoles (PPMS, commissions de sécurité...) / manifestations dans les écoles
*
2 - Suppléer l'assistante RH dans la gestion des remplacements :
* Gérer les remplacements quotidiens : tenir à jour les absences, remplacer l'agent selon la procédure interne, informer les interlocuteurs concernés par le remplacement (collègues, écoles),
* Affecter les agents titulaires mobiles des services sur les remplacements et gérer leur volume horaire annuel
* Constituer le dossier administratif des agents non titulaires, saisir la déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
* Saisir, actualiser les emplois du temps des agents remplaçants dans le logiciel métier (Hélix).
* Saisir et transmettre les tableaux de suivi des mouvements de grève au service Ressources Humaines
Rémunération : Statutaire, régime indemnitaire
Temps complet du lundi au vendredi : 8h30 - 12h30 / 13h35 - 17h30
Profils recherchés
Envie de nous rejoindre ?
* Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et de bureautique
* Vous disposez de qualités relationnelles et vous appréciez le travail en équipe/binôme
* Vous savez faire preuve à la fois d'une grande rigueur et d'autonomie
* Enfin, votre capacité d'adaptation, votre sens de l'accueil, vos qualités d'écoute et votre respect de la confidentialité seront des atouts pour ce poste
* Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et de bureautique
* Vous disposez de qualités relationnelles et vous appréciez le travail en équipe/binôme
* Vous savez faire preuve à la fois d'une grande rigueur et d'autonomie
* Enfin, votre capacité d'adaptation, votre sens de l'accueil, vos qualités d'écoute et votre respect de la confidentialité seront des atouts pour ce poste
Contact
Contact
0251818741
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature et CV par mail à l'attention de Mr le Maire sous ref 2024-01 à : recrutement@lachapellesurerdre.fr
vous êtes déjà fonctionnaire, il faudra joindre une copie du dernier arrêté de situation administrative
Date limite de candidature le 17/12/2023
vous êtes déjà fonctionnaire, il faudra joindre une copie du dernier arrêté de situation administrative
Date limite de candidature le 17/12/2023
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.