Secrétariat-accueil
Offre n° O043250217000176
Publiée le 17/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 IMPASSE DU FORUM DE CORSAC, Brives-Charensac (Haute-Loire)
Poste à pourvoir le
01/05/2025
Date limite de candidature
21/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Dénomination du poste :
Secrétariat-accueil de Epage loire lignon et SMAA: poste basé à Brives-Charensac
Filière : Filière administrative
Cadre d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux
Grade : Adjoint administratif à adjoint administratif principal 1ère classe
Poste ouvert aux contractuels
Positionnement Hiérarchique sous l’autorité du directeur adjoint
Durée de travail hebdomadaire 35h poste à temps complet ou éventuellement temps partiel 28H semaine
Secrétariat-accueil de Epage loire lignon et SMAA: poste basé à Brives-Charensac
Filière : Filière administrative
Cadre d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux
Grade : Adjoint administratif à adjoint administratif principal 1ère classe
Poste ouvert aux contractuels
Positionnement Hiérarchique sous l’autorité du directeur adjoint
Durée de travail hebdomadaire 35h poste à temps complet ou éventuellement temps partiel 28H semaine
Missions / conditions d'exercice
A ) Mission 1 Secrétariat EPAGE Loire Lignon et SMAA
- saisie de courriers divers, puis mise sous enveloppe, affranchissement, expédition;
- enregistrement du courrier (entrée-sorties)/ distribution/ suivi et réponses
-Vérifier, scanner des documents pour enregistrement et diffusion (bons de commande, factures, courriers) et diffuser aux techniciens et à la comptabilité, envoi aux entreprises et mettre en copie les techniciens, assurer un suivi,
-rédaction des rapports synthèse du conseil, des délibérations, des PV de séances et transmission après enregistrement au contrôle de légalité,
-convoquer les élus pour les conseils, bureaux...
- recherches d'informations administratives diverses pour le compte des agents;
-inscription des agents en formation...
- gestion des registres des arrêtés et des délibérations;
- mise à jour de différents tableaux d'informations utiles aux agents (liste des élus, formations, absences, etc.)
-saisie et suivi des congés
-tableau de suivi de l’entretien du matériel et véhicules, contrôle technique)
-suivi des dossiers assurances, échéance des contrats, dossiers sinistres...
-assurer le suivi des bons de commande et factures en lien avec le directeur adjoint et le service comptable
- rédaction de bons de commande, bordereaux d'envoi, saisie sur berger levrault, etc.
-gestion des parapheurs pour validation du directeur avant mise en signature au président et transmission des éléments aux destinataires après signature
- gestion des fournitures, consommable copieur,
-commandes diverses achat denrées alimentaires pour les comités syndicaux;
- reprographie et assemblage de dossiers;
- établir des tableaux de suivi divers,
-vérifier la saisi des tableaux d’activité des agents, relancer les agents suivant consignes du directeur et directeur adjoint pour faire respecter les consignes édictées,
-contrôler les frais de déplacement,
-réceptionner et transmettre les arrêts maladies,
-centraliser certains mails du quotidien avec les agents, prendre des messages et échanger avec la direction pour suite à donner
-prise de note, rédaction de compte rendu…
-mise à jour du site internet de l’Epage, du SMAA (en création)
-réponses aux demandes de stage, demandes d‘emplois
-Assurer le circuit de documents entre le service comptable et l’agent en charge des demandes de subventions (transmission de récapitulatifs, demandes de soldes, documents divers)
B) Accueil
- Accueil physique des personnes qui se présentent, sur l'antenne du Puy ;
- Accueil téléphonique avec diffusion d'informations et/ou redirection de l'interlocuteur vers les agents EPAGE/SMAA, prise de messages
-Contacter les Elus en prévision des conseils et bureaux pour s’assurer du quorum, envoyer des liens en visio
-Réserver les salles pour les conseils et bureaux (pour l’Epage et le SMAA)
-Accueillir et intégrer les nouveaux arrivants (distribuer le livret d’accueil, présentation de la structure, récupérer les documents administratifs, faire signer les différents règlements et les classer dans les dossiers agents)
- saisie de courriers divers, puis mise sous enveloppe, affranchissement, expédition;
- enregistrement du courrier (entrée-sorties)/ distribution/ suivi et réponses
-Vérifier, scanner des documents pour enregistrement et diffusion (bons de commande, factures, courriers) et diffuser aux techniciens et à la comptabilité, envoi aux entreprises et mettre en copie les techniciens, assurer un suivi,
-rédaction des rapports synthèse du conseil, des délibérations, des PV de séances et transmission après enregistrement au contrôle de légalité,
-convoquer les élus pour les conseils, bureaux...
- recherches d'informations administratives diverses pour le compte des agents;
-inscription des agents en formation...
- gestion des registres des arrêtés et des délibérations;
- mise à jour de différents tableaux d'informations utiles aux agents (liste des élus, formations, absences, etc.)
-saisie et suivi des congés
-tableau de suivi de l’entretien du matériel et véhicules, contrôle technique)
-suivi des dossiers assurances, échéance des contrats, dossiers sinistres...
-assurer le suivi des bons de commande et factures en lien avec le directeur adjoint et le service comptable
- rédaction de bons de commande, bordereaux d'envoi, saisie sur berger levrault, etc.
-gestion des parapheurs pour validation du directeur avant mise en signature au président et transmission des éléments aux destinataires après signature
- gestion des fournitures, consommable copieur,
-commandes diverses achat denrées alimentaires pour les comités syndicaux;
- reprographie et assemblage de dossiers;
- établir des tableaux de suivi divers,
-vérifier la saisi des tableaux d’activité des agents, relancer les agents suivant consignes du directeur et directeur adjoint pour faire respecter les consignes édictées,
-contrôler les frais de déplacement,
-réceptionner et transmettre les arrêts maladies,
-centraliser certains mails du quotidien avec les agents, prendre des messages et échanger avec la direction pour suite à donner
-prise de note, rédaction de compte rendu…
-mise à jour du site internet de l’Epage, du SMAA (en création)
-réponses aux demandes de stage, demandes d‘emplois
-Assurer le circuit de documents entre le service comptable et l’agent en charge des demandes de subventions (transmission de récapitulatifs, demandes de soldes, documents divers)
B) Accueil
- Accueil physique des personnes qui se présentent, sur l'antenne du Puy ;
- Accueil téléphonique avec diffusion d'informations et/ou redirection de l'interlocuteur vers les agents EPAGE/SMAA, prise de messages
-Contacter les Elus en prévision des conseils et bureaux pour s’assurer du quorum, envoyer des liens en visio
-Réserver les salles pour les conseils et bureaux (pour l’Epage et le SMAA)
-Accueillir et intégrer les nouveaux arrivants (distribuer le livret d’accueil, présentation de la structure, récupérer les documents administratifs, faire signer les différents règlements et les classer dans les dossiers agents)
Profils recherchés
Contribuer à la dynamique d'équipe et au fonctionnement de la structure :
• Accueillir et intégrer les nouveaux arrivants ;
• Participer aux réunions d'équipe EPAGE ;
• Participer à la préparation de l’entretien professionnel annuel du coordonnateur ;
• Représenter l'EPAGE (posture, discours, prise de position, devoir de réserve).
Savoir être :
• Rigueur dans le travail ;
• Travail en forte autonomie et sous l'autorité du Directeur de l’EPAGE
• Contacts externes (partenaires financiers, partenaires techniques, institutionnels et acteurs du territoire).
• Accueillir et intégrer les nouveaux arrivants ;
• Participer aux réunions d'équipe EPAGE ;
• Participer à la préparation de l’entretien professionnel annuel du coordonnateur ;
• Représenter l'EPAGE (posture, discours, prise de position, devoir de réserve).
Savoir être :
• Rigueur dans le travail ;
• Travail en forte autonomie et sous l'autorité du Directeur de l’EPAGE
• Contacts externes (partenaires financiers, partenaires techniques, institutionnels et acteurs du territoire).
Contact et modalités de candidature
Contact
0471041641
Informations complémentaires
Poste ouvert aux fonctionnaires et contractuels
Remettre un CV et lettre de motivation
Pour les fonctionnaires dernier arrêté de situation et dernière fiche de paye
Remettre un CV et lettre de motivation
Pour les fonctionnaires dernier arrêté de situation et dernière fiche de paye
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.