Assistante administrative / Assistant administratif polyvalent
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O042240702000048
Publiée le 02/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place charles de gaulle, Saint-Genest-Lerpt (Loire)
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
21/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Rémunération indicative
Traitement de base selon grille en vigueur, RIFSEEP + CNAS + accès aux formations CNFPT + participation mutuelle santé et prévoyance.
Descriptif de l'emploi
La ville de SAINT-GENEST-LERPT, 6 200 habitants, recrute un(e) assistant(e) administratif(ve). Vous travaillerez au sein de la direction financière, de la direction technique. Vous serez en lien avec les autres services municipaux et avec les usagers.
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité du responsable des services techniques et de la directrice financière, l'agent/e aura pour missions :
1- LE SECRETARIAT DES SERVICES TECHNIQUES
Accueil téléphonique et physique :
- Accueillir, renseigner et orienter le public sur place ou par téléphone vers les services ou organismes compétents, au bon accompagnement et l'introduction des visiteurs.
- Noter et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet ainsi que les doléances/ réclamations puis transmettre au service compétent
Consultation des mails :
- Lecture, enregistrement et transmission au service intéressé pour réponse ou intervention
Vérifications ERP obligatoires :
- Organisation des visites, classement des rapports, suivi, transmission aux services concernés des remises en conformité
Gestion du personnel :
- Transmission de documents au service Ressources Humaines (notamment les feuilles d’astreintes, d’heures supplémentaires, de congés ou autres absences).
- Gestion du planning des agents techniques
- Soutien au directeur des services techniques pour la réalisation de documents, supports ou procédures :
- Rédaction d'actes administratifs : Arrêtés, permissions de voirie, etc ...
- Rédaction de courrier et ou de mail à destination des administrés, services, entreprises.
- Rédaction de bon de commande, traitement des factures
- Classement et archivage
En votre qualité d’assistante/assistant du directeur des services techniques, vous devez assurer les tâches administratives générales et de gestion et assurer l'accueil téléphonique et physique. Vous représentez l’image de la commune auprès des administrés et des tiers avec lesquels vous pouvez être en contact direct, au quotidien, impliquant savoir-être exemplaire, sens du service public, du contact et qualité d’écoute.
2- LE SECRETARIAT COMPTABLE
Comptabilité :
- Saisie des bons de commandes, des engagements, des factures, mandatement des dépenses de fonctionnement, titrage des recettes de fonction du portefeuille de services dont il/elle a la charge
- Dans ce cadre, émission et contrôle de flux PES V2
- Engagement et liquidation des subventions à verser ou à recevoir
- Suivi des loyers
Budget :
- Suivi mensuel de l’état des crédits disponibles
- Opérations d’ordre, opérations de fin d’année
Transversalité :
- Mise en œuvre du projet de service lié à la dématérialisation
- Relations avec les fournisseurs, prestataires de services
- Tenue de tableaux de bord
1- LE SECRETARIAT DES SERVICES TECHNIQUES
Accueil téléphonique et physique :
- Accueillir, renseigner et orienter le public sur place ou par téléphone vers les services ou organismes compétents, au bon accompagnement et l'introduction des visiteurs.
- Noter et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet ainsi que les doléances/ réclamations puis transmettre au service compétent
Consultation des mails :
- Lecture, enregistrement et transmission au service intéressé pour réponse ou intervention
Vérifications ERP obligatoires :
- Organisation des visites, classement des rapports, suivi, transmission aux services concernés des remises en conformité
Gestion du personnel :
- Transmission de documents au service Ressources Humaines (notamment les feuilles d’astreintes, d’heures supplémentaires, de congés ou autres absences).
- Gestion du planning des agents techniques
- Soutien au directeur des services techniques pour la réalisation de documents, supports ou procédures :
- Rédaction d'actes administratifs : Arrêtés, permissions de voirie, etc ...
- Rédaction de courrier et ou de mail à destination des administrés, services, entreprises.
- Rédaction de bon de commande, traitement des factures
- Classement et archivage
En votre qualité d’assistante/assistant du directeur des services techniques, vous devez assurer les tâches administratives générales et de gestion et assurer l'accueil téléphonique et physique. Vous représentez l’image de la commune auprès des administrés et des tiers avec lesquels vous pouvez être en contact direct, au quotidien, impliquant savoir-être exemplaire, sens du service public, du contact et qualité d’écoute.
2- LE SECRETARIAT COMPTABLE
Comptabilité :
- Saisie des bons de commandes, des engagements, des factures, mandatement des dépenses de fonctionnement, titrage des recettes de fonction du portefeuille de services dont il/elle a la charge
- Dans ce cadre, émission et contrôle de flux PES V2
- Engagement et liquidation des subventions à verser ou à recevoir
- Suivi des loyers
Budget :
- Suivi mensuel de l’état des crédits disponibles
- Opérations d’ordre, opérations de fin d’année
Transversalité :
- Mise en œuvre du projet de service lié à la dématérialisation
- Relations avec les fournisseurs, prestataires de services
- Tenue de tableaux de bord
Profils recherchés
Savoirs :
• Bonnes connaissances des ERP, des procédures administratives et en règle générale de tout ce qui relève du domaine des services techniques
• Connaissances comptables et budgétaires souhaitées
Compétences techniques et comptable :
• Maîtrise de l’utilisation de logiciels techniques (connaissance des logiciels Berger Levrault appréciée) et logiciels de bureautique et messagerie (word, excel outlook…)
• Connaissance de l’environnement institutionnel et des processus décisionnels tant de la collectivité que des administrations et des partenaires publics
• Maîtrise des techniques de rédaction administrative
• Maîtrise des techniques d’accueil du public et des règles de communication, gestion des publics difficiles et l’écoute active
• Connaissance des procédures d’urgence (plan vigipirate, incendie, incident, malaises…)
• Connaissance de la M57
• Maîtrise d’un progiciel de comptabilité en full web
• Connaissances des logiciels métiers et applicatifs DGFIP externe (Hélios, Chorus Pro)
Compétences relationnelles et personnelles :
• Polyvalence
• Être autonome et savoir prendre des initiatives opportunes
• Être dynamique, réactif et disponible
• Savoir s’organiser, rendre-compte fidèlement et objectivement, écouter, analyser les demandes des interlocuteurs et apporter une réponse adaptée
• Avoir le sens du service public, du contact, être aimable et disposer de parfaites qualités d’écoute et de dialogue
• Être rigoureux et avoir le sens de l’organisation
• Confidentialité et discrétion professionnelle
Formations et expériences requises :
Expérience similaire très appréciée mais non obligatoire
• Bonnes connaissances des ERP, des procédures administratives et en règle générale de tout ce qui relève du domaine des services techniques
• Connaissances comptables et budgétaires souhaitées
Compétences techniques et comptable :
• Maîtrise de l’utilisation de logiciels techniques (connaissance des logiciels Berger Levrault appréciée) et logiciels de bureautique et messagerie (word, excel outlook…)
• Connaissance de l’environnement institutionnel et des processus décisionnels tant de la collectivité que des administrations et des partenaires publics
• Maîtrise des techniques de rédaction administrative
• Maîtrise des techniques d’accueil du public et des règles de communication, gestion des publics difficiles et l’écoute active
• Connaissance des procédures d’urgence (plan vigipirate, incendie, incident, malaises…)
• Connaissance de la M57
• Maîtrise d’un progiciel de comptabilité en full web
• Connaissances des logiciels métiers et applicatifs DGFIP externe (Hélios, Chorus Pro)
Compétences relationnelles et personnelles :
• Polyvalence
• Être autonome et savoir prendre des initiatives opportunes
• Être dynamique, réactif et disponible
• Savoir s’organiser, rendre-compte fidèlement et objectivement, écouter, analyser les demandes des interlocuteurs et apporter une réponse adaptée
• Avoir le sens du service public, du contact, être aimable et disposer de parfaites qualités d’écoute et de dialogue
• Être rigoureux et avoir le sens de l’organisation
• Confidentialité et discrétion professionnelle
Formations et expériences requises :
Expérience similaire très appréciée mais non obligatoire
Contact et modalités de candidature
Contact
0477505197
Informations complémentaires
Service Ressources humaines grh@villesgl.fr / 04 77 50 51 97
Adresse de l'employeur
Mairie de SAINT GENEST LERPT
>Place charles de gaulle
42530 Saint genest lerpt
>Place charles de gaulle
42530 Saint genest lerpt
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.