Assistant.e de direction du directeur des services
Offre n° O041241021000133
Publiée le 21/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 rue Victor Hugo, Saint-Aignan (Loir-et-Cher)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Finances >
Direction de la gestion financière
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
L’assistant(e) facilite le bon fonctionnement de la mairie de Saint-Aignan au travers du recueil et du traitement d’informations de différentes natures. Il assure une activité de soutien général grâce au suivi et à la gestion des dossiers ou des prestations de services, dans le respect des procédures mises en place. Il peut être positionné auprès d’un ou plusieurs responsables de la commune pour assurer un appui quotidien et optimiser leur organisation du travail, la gestion de leur temps, la constitution de leurs dossiers, leur communication avec les parties prenantes et l’ensemble des processus administratifs et techniques dans lesquels ces responsables s’inscrivent.
Missions / conditions d'exercice
- Assurer le secrétariat particulier du Directeur général des services
- Apporter un soutien au secrétariat du Maire
- Assurer la mise en état des dossiers d’audiences, réunions, rendez-vous, pour le DGS en recueillant les éléments des directions - Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme et la valorisation des supports écrits (courriers, notes, relevés de décisions, comptes-rendus, etc.)
- Planifier les réunions, instances, en assurer l’organisation matérielle et la préparation des fonds de dossiers
Savoirs et attendus
Savoir
- Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales
- Maîtrise des techniques d’assistanat de direction
- Techniques d’expression orale et écrite
- Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc.
- Maîtrise des procédures administratives
- Connaissance de l’environnement public
- Tableaux de bord et outils de planification et de suivi
Savoir-faire
- Organisation d’agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités
- Rédaction, préparation des documents à produire, comptes rendus, tableaux d’activité
- Maitrise de l’ensemble des outils du Pack Office
- Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve
- Capacité à travailler en équipe
- Très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse
Savoir-être
- Très bonne expression orale
- Très bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie
- Engagement, disponibilité
- Rigueur, fiabilité et discrétion
- Esprit d’initiative, proactivité
- Réactivité et capacités d’adaptation
- Organisation, gestion, anticipation
- Evaluation des informations
- Tenir les fichiers contact : collecte d’informations, mise à jour, etc.
- Assure l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et visiteurs de la direction générale et du Maire
- Suivi de certains projets confiés par le Directeur général des services
- Prise en charge de l’intérim des autres assistantes du pôle (congés, etc.)
- Classification et archivage les documents administratifs
- Apporter un soutien au secrétariat du Maire
- Assurer la mise en état des dossiers d’audiences, réunions, rendez-vous, pour le DGS en recueillant les éléments des directions - Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme et la valorisation des supports écrits (courriers, notes, relevés de décisions, comptes-rendus, etc.)
- Planifier les réunions, instances, en assurer l’organisation matérielle et la préparation des fonds de dossiers
Savoirs et attendus
Savoir
- Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales
- Maîtrise des techniques d’assistanat de direction
- Techniques d’expression orale et écrite
- Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc.
- Maîtrise des procédures administratives
- Connaissance de l’environnement public
- Tableaux de bord et outils de planification et de suivi
Savoir-faire
- Organisation d’agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités
- Rédaction, préparation des documents à produire, comptes rendus, tableaux d’activité
- Maitrise de l’ensemble des outils du Pack Office
- Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve
- Capacité à travailler en équipe
- Très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse
Savoir-être
- Très bonne expression orale
- Très bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie
- Engagement, disponibilité
- Rigueur, fiabilité et discrétion
- Esprit d’initiative, proactivité
- Réactivité et capacités d’adaptation
- Organisation, gestion, anticipation
- Evaluation des informations
- Tenir les fichiers contact : collecte d’informations, mise à jour, etc.
- Assure l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et visiteurs de la direction générale et du Maire
- Suivi de certains projets confiés par le Directeur général des services
- Prise en charge de l’intérim des autres assistantes du pôle (congés, etc.)
- Classification et archivage les documents administratifs
Profils recherchés
- Niveau d’étude souhaité : bac+2
- Formation requise : assistanat de direction
- Formation requise : assistanat de direction
Contact et modalités de candidature
Contact
0254712222
Informations complémentaires
Présenter une candidature avec CV
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.