Responsable administratif (h/f)
Offre n° O040260601001913
Publiée le 04/06/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
MAIRIE 40390 SAINT ANDRE DE SEIGNANX, Saint-André-de-Seignanx (Landes (40))
Poste à pourvoir le
01/09/2026
Date limite de candidature
31/07/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Mise en œuvre, en collaboration avec l’ensemble des agents de la commune, des politiques déclinées par l’équipe municipale et sous les directives du Maire et des adjoints.
Assistance, conseils et analyse des textes réglementaires en direction du Maire et des élus.
Assistance, conseils et analyse des textes réglementaires en direction du Maire et des élus.
Missions / conditions d'exercice
* Administration générale :
• Préparation et rédaction de documents administratifs, rédaction de courriers divers.
• Sdis-Codis (Mises à jour des données maire et adjoints), Alertes Météo,
• Assurances gestion des dossiers sinistres ou dommages ouvrages, gestion des dossiers de reconnaissance de catastrophe naturelle.
• gestion des Groupements de commandes : ERP, formations SST, Sécurité avec le CDG40, fournitures administratives avec la CCS,
• Régisseur Suppléant de la Collectivité.
* Affaires générales : référente Insee pour les enquêtes obligatoires en direction de la population, recensement de la population tous les cinq ans, délivrance de documents administratifs, certifications conformes de documents, attestations diverses, légalisations de signatures.
* Police du Maire : Licences IV (mutation/translation), litiges entre particuliers et/ou administrations.
* Personnel Communal :
• Rédaction et suivi des conventions diverses avec le CDG40 (Médecine de prévention, groupements de commandes),
• Suivi des congés annuels, des RTT, des Heures supplémentaires, des Autorisations spéciales d’absence (ASA), en collaboration avec les collègues du service administratif.
• Assistant de Prévention, gestion du dossier (nomination de l’agent, formation…)
• Compte Epargne Temps (mise en place, suivi des demandes et gestion des dossiers agents),
• Formations : du personnel (CNFPT, ALPI, SST, Premiers Secours et Divers), (information des agents et des élus, inscriptions, réception et transmission des convocations, suivi des dossiers de formation des agents et remise des attestations, des Préparations aux Concours ou Examens et Formation des élus (CNFPT et AML).
• Compte Personnel de Formation, mise en place pour les agents de la CNRACL et mise à jour pour le personnel Ircantec,
• CDG40, mise en place et gestion des formations SSF dans le cadre du groupement de commande,
• RGPD mise en place et gestion avec le DPO de la Collectivité (ALPI), mise à jour annuelle et vérification de son application au sein de la Collectivité,
• Lignes directrices de gestion et Règlement intérieur de la Collectivité conjointement avec les collègues du service administratif,
* Conseil Municipal : rédaction et suivi des délibérations, arrêtés et des décisions du Maire, Formation des élus.
* Elections politiques : Référente administrative pour la gestion du Répertoire Électorale Unique (REU), gestion et suivi de la commission de contrôle des listes électorales, gestion des listes électorales (tenue, suivi et mise à jour des listes électorales sur Elire depuis le logiciel de gestion (Electra), gestion des demandes d’inscription, des inscriptions d’office et des radiations sur l’application de l’Insee (Elire), responsable administrative de l’organisation des élections (établissement de documents divers, installation, organisation des bureaux de vote, organisation matérielle, administrative et du déroulement des scrutins (permanence de 7h et jusqu’à la fin des opérations (affichage résultats et PV transmis par M. le Maire), élections du Maire et des Adjoints, installation du nouveau Conseil Municipal. Délibérations, arrêtés et documents divers à rédiger, compléter ou créer après chaque élection municipale.
* Elections professionnelles : gestion et mise à jour des listes électorales par catégorie A, B et C, publications et vérification de la transmission des matériels de vote aux personnels communaux.
* Autres élections : mise à jour des listes électorales et publications (CNRACL, Caisse des Dépôts et consignations, Agriculture).
* Cimetière : gestion administrative et règlementaire des deux cimetières de la Collectivité, tenue et mise à jour des registres de concessions, gestion des demandes de concessions, tenue et mise à jour des plans des cimetières, tenue et mise à jour du logiciel des deux Cimetières, constitution des dossiers familles inexistants, reconstitution et vérification informatique des dossiers familles ayant été dispersés, ventes de caveaux, de cases de Colombarium et de Cavurnes, ventes de concessions, travail de recherche dans les archives pour reconstituer une filiation et déterminer un concessionnaire initial. Gestion des demandes de devis pour la construction des caveaux, des cavurnes et des cases colombarium.
* Plan Communal de Sauvegarde et DICRIM: révisions (à chaque nouveau mandat) et mise à jour annuelle, travaux en collaboration avec le service du PCS du CDG40, suivi du Plan ORSEC, suivi et mise à jour du dossier de gestion des défibrillateurs (3) avec le service du PCS du CDG40,
* Environnement : Villages Fleuris mise à jour des données et renouvellement du dossier administratif pour la Fleur avec l’aide techniques du responsable des services techniques, suivi administratif des dossiers relatifs à la thématique environnementale, en collaboration avec les autorités et administrations compétentes.
* ALPI : conventions de fonctionnement avec différents services, référente administrative (RGPD), convention Alpi Connect et gestion des dépôts d’incidents pour les agents, centrale d’achat, certificats électroniques, charte informatique à créer, formations des agents et des élus.
* Inventaire : création et suivi des inventaires Informatiques (ordinateurs Mairie et école) et Téléphoniques.
* Communauté de Communes : Gestion de divers dossiers, rédaction de délibérations diverses, transfert et suivi des documents.
* Affaires scolaires :
• Bourses communales : gestion des demandes, du tableau, des courriers et de la délibération d’attribution puis transmission des décisions.
• Délibérations spécifiques en collaboration avec les collègues du service périscolaire
* Informations et Festivités : Gestion du nouveau Site Communal (conjointement avec l’élu référent) publication d’alertes ou d’informations sur Panneau-Pocket, Bulletin Municipal (relecture de la maquette), gestion de l’économat des diverses réceptions.
* Régies communales : régisseur suppléant régie de recettes Mairie, gestion des deux régies (recettes et régie d’avances ACM ).
* Cnas : correspondante Cnas, mise en place et suivi des dossiers agents, mise à jour annuelle de la liste des personnels, vérification et transmission de l’appel de cotisation annuel, informations à destination des agents, aide aux agents qui le demandent, bilan de fin d’année à l’attention de Monsieur le Maire, Assemblée générale avec l’élu référent (délégué élus) et l'agent délégué, formation annuelle du Correspondant, réunion annuelle de la délégation départementale.
* Commandes : commandes des fournitures administratives, sanitaires et du petit matériel, gestion du stock, demande de devis et suivi avec la Reliure du Limousin (reliures des registres d’état-civil, des délibérations, des arrêtés et des décisions du Maire).
* Archives communales : recollement avant et après les élections municipales, organisation et suivi du passage du service des Archives du CDG40, demande de devis au CDG 40.
* Bâtiments : suivi administratif des dossiers techniques, préparation avec l’élu référent et le responsable des services techniques, du passage de la commission de sécurité.
• Préparation et rédaction de documents administratifs, rédaction de courriers divers.
• Sdis-Codis (Mises à jour des données maire et adjoints), Alertes Météo,
• Assurances gestion des dossiers sinistres ou dommages ouvrages, gestion des dossiers de reconnaissance de catastrophe naturelle.
• gestion des Groupements de commandes : ERP, formations SST, Sécurité avec le CDG40, fournitures administratives avec la CCS,
• Régisseur Suppléant de la Collectivité.
* Affaires générales : référente Insee pour les enquêtes obligatoires en direction de la population, recensement de la population tous les cinq ans, délivrance de documents administratifs, certifications conformes de documents, attestations diverses, légalisations de signatures.
* Police du Maire : Licences IV (mutation/translation), litiges entre particuliers et/ou administrations.
* Personnel Communal :
• Rédaction et suivi des conventions diverses avec le CDG40 (Médecine de prévention, groupements de commandes),
• Suivi des congés annuels, des RTT, des Heures supplémentaires, des Autorisations spéciales d’absence (ASA), en collaboration avec les collègues du service administratif.
• Assistant de Prévention, gestion du dossier (nomination de l’agent, formation…)
• Compte Epargne Temps (mise en place, suivi des demandes et gestion des dossiers agents),
• Formations : du personnel (CNFPT, ALPI, SST, Premiers Secours et Divers), (information des agents et des élus, inscriptions, réception et transmission des convocations, suivi des dossiers de formation des agents et remise des attestations, des Préparations aux Concours ou Examens et Formation des élus (CNFPT et AML).
• Compte Personnel de Formation, mise en place pour les agents de la CNRACL et mise à jour pour le personnel Ircantec,
• CDG40, mise en place et gestion des formations SSF dans le cadre du groupement de commande,
• RGPD mise en place et gestion avec le DPO de la Collectivité (ALPI), mise à jour annuelle et vérification de son application au sein de la Collectivité,
• Lignes directrices de gestion et Règlement intérieur de la Collectivité conjointement avec les collègues du service administratif,
* Conseil Municipal : rédaction et suivi des délibérations, arrêtés et des décisions du Maire, Formation des élus.
* Elections politiques : Référente administrative pour la gestion du Répertoire Électorale Unique (REU), gestion et suivi de la commission de contrôle des listes électorales, gestion des listes électorales (tenue, suivi et mise à jour des listes électorales sur Elire depuis le logiciel de gestion (Electra), gestion des demandes d’inscription, des inscriptions d’office et des radiations sur l’application de l’Insee (Elire), responsable administrative de l’organisation des élections (établissement de documents divers, installation, organisation des bureaux de vote, organisation matérielle, administrative et du déroulement des scrutins (permanence de 7h et jusqu’à la fin des opérations (affichage résultats et PV transmis par M. le Maire), élections du Maire et des Adjoints, installation du nouveau Conseil Municipal. Délibérations, arrêtés et documents divers à rédiger, compléter ou créer après chaque élection municipale.
* Elections professionnelles : gestion et mise à jour des listes électorales par catégorie A, B et C, publications et vérification de la transmission des matériels de vote aux personnels communaux.
* Autres élections : mise à jour des listes électorales et publications (CNRACL, Caisse des Dépôts et consignations, Agriculture).
* Cimetière : gestion administrative et règlementaire des deux cimetières de la Collectivité, tenue et mise à jour des registres de concessions, gestion des demandes de concessions, tenue et mise à jour des plans des cimetières, tenue et mise à jour du logiciel des deux Cimetières, constitution des dossiers familles inexistants, reconstitution et vérification informatique des dossiers familles ayant été dispersés, ventes de caveaux, de cases de Colombarium et de Cavurnes, ventes de concessions, travail de recherche dans les archives pour reconstituer une filiation et déterminer un concessionnaire initial. Gestion des demandes de devis pour la construction des caveaux, des cavurnes et des cases colombarium.
* Plan Communal de Sauvegarde et DICRIM: révisions (à chaque nouveau mandat) et mise à jour annuelle, travaux en collaboration avec le service du PCS du CDG40, suivi du Plan ORSEC, suivi et mise à jour du dossier de gestion des défibrillateurs (3) avec le service du PCS du CDG40,
* Environnement : Villages Fleuris mise à jour des données et renouvellement du dossier administratif pour la Fleur avec l’aide techniques du responsable des services techniques, suivi administratif des dossiers relatifs à la thématique environnementale, en collaboration avec les autorités et administrations compétentes.
* ALPI : conventions de fonctionnement avec différents services, référente administrative (RGPD), convention Alpi Connect et gestion des dépôts d’incidents pour les agents, centrale d’achat, certificats électroniques, charte informatique à créer, formations des agents et des élus.
* Inventaire : création et suivi des inventaires Informatiques (ordinateurs Mairie et école) et Téléphoniques.
* Communauté de Communes : Gestion de divers dossiers, rédaction de délibérations diverses, transfert et suivi des documents.
* Affaires scolaires :
• Bourses communales : gestion des demandes, du tableau, des courriers et de la délibération d’attribution puis transmission des décisions.
• Délibérations spécifiques en collaboration avec les collègues du service périscolaire
* Informations et Festivités : Gestion du nouveau Site Communal (conjointement avec l’élu référent) publication d’alertes ou d’informations sur Panneau-Pocket, Bulletin Municipal (relecture de la maquette), gestion de l’économat des diverses réceptions.
* Régies communales : régisseur suppléant régie de recettes Mairie, gestion des deux régies (recettes et régie d’avances ACM ).
* Cnas : correspondante Cnas, mise en place et suivi des dossiers agents, mise à jour annuelle de la liste des personnels, vérification et transmission de l’appel de cotisation annuel, informations à destination des agents, aide aux agents qui le demandent, bilan de fin d’année à l’attention de Monsieur le Maire, Assemblée générale avec l’élu référent (délégué élus) et l'agent délégué, formation annuelle du Correspondant, réunion annuelle de la délégation départementale.
* Commandes : commandes des fournitures administratives, sanitaires et du petit matériel, gestion du stock, demande de devis et suivi avec la Reliure du Limousin (reliures des registres d’état-civil, des délibérations, des arrêtés et des décisions du Maire).
* Archives communales : recollement avant et après les élections municipales, organisation et suivi du passage du service des Archives du CDG40, demande de devis au CDG 40.
* Bâtiments : suivi administratif des dossiers techniques, préparation avec l’élu référent et le responsable des services techniques, du passage de la commission de sécurité.
Profils recherchés
- Devoir de réserve et sens du service public
- Connaissance de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la Fonction Publique Territoriale
- Connaissance des domaines : Administration générale, Elections (politiques, professionnelles et autres), Législation funéraire, Affaires scolaires, Affaires générales, Personnel Communal, Environnement, Vie Associative et Gestion des support de communication
- Porter les valeurs du service public territorial et défendre l'intérêt général
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique du fonctionnement des collectivités locales
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Respecter la confidentialité
- Avoir l’esprit d’équipe
- Apporter des idées et des solutions
- Connaissance de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la Fonction Publique Territoriale
- Connaissance des domaines : Administration générale, Elections (politiques, professionnelles et autres), Législation funéraire, Affaires scolaires, Affaires générales, Personnel Communal, Environnement, Vie Associative et Gestion des support de communication
- Porter les valeurs du service public territorial et défendre l'intérêt général
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique du fonctionnement des collectivités locales
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Respecter la confidentialité
- Avoir l’esprit d’équipe
- Apporter des idées et des solutions
Contact et modalités de candidature
Contact
0559567990
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation à adresser à :
M. Le Maire - MAIRIE de SAINT ANDRE DE SEIGNANX - 227 Route du Bourg - 40390 SAINT ANDRE DE SEIGNANX
Ou par mail : accueil@saintandredeseignanx.fr
M. Le Maire - MAIRIE de SAINT ANDRE DE SEIGNANX - 227 Route du Bourg - 40390 SAINT ANDRE DE SEIGNANX
Ou par mail : accueil@saintandredeseignanx.fr
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT ANDRE DE SEIGNANX
>MAIRIE 40390 SAINT ANDRE DE SEIGNANX
40390 SAINT ANDRE DE SEIGNANX
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.