agent d'accueil
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Offre n° O040240822000739
Publiée le 23/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
210 rte du bourg, Saint-Pandelon (Landes)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
09/09/2024
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps non complet,
20h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la secrétaire de mairie, l’agent assure l’accueil du public ainsi que d’autres tâches administratives liées à la vie civile et citoyenne des usagers, en assurant un accueil de qualité tant dans l’information et l’orientation des usagers que dans la délivrance de services.
Missions / conditions d'exercice
Accueil du public
- Accueillir et renseigner le public sur place et par téléphone
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents
- Noter les réclamations et les messages en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet et les transmettre pour traitement
Gestion du courrier
- Enregistrer le courrier postal
- Assurer la diffusion du courrier auprès du maire et/ou de la secrétaire de mairie
- Rédiger la correspondante courante, taper le courrier et le mettre à la signature
- Assurer le traitement des courriers départ
- Archiver le courrier
Cartes identité et passeports
- Assurer le poste de pré-accueil téléphonique et physique.
- Gérer et optimiser le planning des rendez-vous.
- Contrôler la validité des dossiers (Photo, documents fournis).
- Contrôler les documents et alerter en cas de problème.
- Transmettre les dossiers aux autorités compétentes (Préfecture / CERT de la région).
- Remettre et délivrer les documents d'identité.
- Traiter la partie administrative (statistiques, destruction des anciens documents, …).
- Suivre les dossiers douteux ou problématiques.
Etat civil
- Constituer les dossiers liés à l’état civil : réponse aux demandes d’actes par les usagers ou les services publics
- Gérer les dossiers de recensement citoyen
- En l’absence de la secrétaire de mairie, préparer les actes d’état civil (saisie, impression et gestions des démarches annexes)
Urbanisme
- Réceptionner les dossiers déposés au guichet d’accueil
- Enregistrer les demandes d’urbanisme dans le logiciel spécifique
- Préparer l’envoi des dossiers au service instructeur
- Préparer les documents en retour du service instructeur pour signature et transmission au pétitionnaire
- Archiver les dossiers terminés
Location des salles municipales et du gîte
- Accompagner les visites pour les locations de salle, et diffuser les informations liées aux conditions de location (durée, tarifs…)
- Réceptionner les demandes et les intégrer au planning après avis du maire et /ou de la secrétaire de mairie
- Préparer les contrats de location et, en l’absence de la secrétaire de mairie, percevoir les paiements en tant que régisseur suppléant,
- Réaliser les remises de clés et les états des lieux avant et après location
Information
- Sous le contrôle de la secrétaire de mairie, mettre à jour le site Internet de la mairie (articles à publier, planning de location des salles)
- Préparer les tirages du bulletin municipal d’information
- Préparer les documents de communication fournis par les associations et à diffuser dans la commune
Archivage
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques.
- Accueillir et renseigner le public sur place et par téléphone
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents
- Noter les réclamations et les messages en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet et les transmettre pour traitement
Gestion du courrier
- Enregistrer le courrier postal
- Assurer la diffusion du courrier auprès du maire et/ou de la secrétaire de mairie
- Rédiger la correspondante courante, taper le courrier et le mettre à la signature
- Assurer le traitement des courriers départ
- Archiver le courrier
Cartes identité et passeports
- Assurer le poste de pré-accueil téléphonique et physique.
- Gérer et optimiser le planning des rendez-vous.
- Contrôler la validité des dossiers (Photo, documents fournis).
- Contrôler les documents et alerter en cas de problème.
- Transmettre les dossiers aux autorités compétentes (Préfecture / CERT de la région).
- Remettre et délivrer les documents d'identité.
- Traiter la partie administrative (statistiques, destruction des anciens documents, …).
- Suivre les dossiers douteux ou problématiques.
Etat civil
- Constituer les dossiers liés à l’état civil : réponse aux demandes d’actes par les usagers ou les services publics
- Gérer les dossiers de recensement citoyen
- En l’absence de la secrétaire de mairie, préparer les actes d’état civil (saisie, impression et gestions des démarches annexes)
Urbanisme
- Réceptionner les dossiers déposés au guichet d’accueil
- Enregistrer les demandes d’urbanisme dans le logiciel spécifique
- Préparer l’envoi des dossiers au service instructeur
- Préparer les documents en retour du service instructeur pour signature et transmission au pétitionnaire
- Archiver les dossiers terminés
Location des salles municipales et du gîte
- Accompagner les visites pour les locations de salle, et diffuser les informations liées aux conditions de location (durée, tarifs…)
- Réceptionner les demandes et les intégrer au planning après avis du maire et /ou de la secrétaire de mairie
- Préparer les contrats de location et, en l’absence de la secrétaire de mairie, percevoir les paiements en tant que régisseur suppléant,
- Réaliser les remises de clés et les états des lieux avant et après location
Information
- Sous le contrôle de la secrétaire de mairie, mettre à jour le site Internet de la mairie (articles à publier, planning de location des salles)
- Préparer les tirages du bulletin municipal d’information
- Préparer les documents de communication fournis par les associations et à diffuser dans la commune
Archivage
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques.
Profils recherchés
Savoirs / Savoir-faire
• Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales
• Connaître les missions des administrations et partenaires publics
• Connaître le cadre règlementaire des actes administratifs : état-civil, élections, droit d’occupation des sols, gestion du domaine public
• Connaître les techniques de rédaction administrative
• Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante
• Connaître les créneaux d’occupation des locaux
Savoir être
• Etre autonome et efficace
• Savoir écouter avec tact et diplomatie, fermeté et pédagogie, ses interlocuteurs (usagers, responsables, agents, partenaires….)
• Savoir réagir rapidement et faire face à toutes situations dans l’urgence
• Rendre régulièrement compte sa hiérarchie du déroulement de ses activités
• Rigueur et méthode dans l’exécution des tâches
• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
• Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales
• Connaître les missions des administrations et partenaires publics
• Connaître le cadre règlementaire des actes administratifs : état-civil, élections, droit d’occupation des sols, gestion du domaine public
• Connaître les techniques de rédaction administrative
• Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante
• Connaître les créneaux d’occupation des locaux
Savoir être
• Etre autonome et efficace
• Savoir écouter avec tact et diplomatie, fermeté et pédagogie, ses interlocuteurs (usagers, responsables, agents, partenaires….)
• Savoir réagir rapidement et faire face à toutes situations dans l’urgence
• Rendre régulièrement compte sa hiérarchie du déroulement de ses activités
• Rigueur et méthode dans l’exécution des tâches
• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
Contact et modalités de candidature
Contact
0558987266
Informations complémentaires
Envoyer lettre de motivation + CV à la mairie
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT PANDELON
>210 rte du bourg
40180 Saint pandelon
>210 rte du bourg
40180 Saint pandelon
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.