Le service Affaires Démographiques est composé de 10 personnes : (Accueil général de la collectivité : 2 agents / Accueil service affaires démographiques : 3 agents / pôle décès : 1 agent / pôle cimetière : 1 agent / pôle naissances / unions : 1 agent / pôle population / citoyenneté : 1 agent / Encadrement du service : 1 responsable)

Le premier rôle attribué au service Affaires Démographiques est d’assurer le traitement des diverses demandes relatives à un changement de statut d’un individu et/ou d’un foyer. À cet effet, il établit donc divers documents, tels que : les actes de naissances, de mariage, de décès, les cartes d’identité, les passeports, les livrets de famille, attestations de recensement citoyens, les conventions de PACS, les légalisations de signatures, les certificats de vie, etc.
Outre le fait de fournir ces documents, le service est aussi en charge de la conservation des registres sur une durée de 100 ans et de les mettre à jour durant cet intervalle de temps.
Il se doit également d'assurer l’accueil physique et téléphonique de la mairie concernant des demandes d’état civil. Il renseigne les usagers sur les démarches à suivre et les modalités, en fonction de leur situation.
Au-delà de sa mission d'officier d’État civil, le service AD assure également le recensement de la population, l'organisation des élections, le tirage au sort des jurés d'assises, gère les licences de débits de boissons, les déclarations de chiens dangereux, les statuts des syndicats, les objets trouvés,….

Sous la responsabilité de la directrice des affaires démographiques, vous serez chargé·e d’assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public ; identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéant, ainsi que d’’instruire et délivrer les titres d’identité sécurisés (affectation selon les besoins du service + remplacement des agents en congés).
MISSIONS PRINCIPALES : (

– ACCUEIL DU PUBLIC

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
• Identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéant
• Prendre des messages et des rendez vous
• Réguler les entrées, surveiller les accès et fluidifier les attentes.
• Gérer et afficher des informations et documents à destination du public
• Remettre des documents d’information et de communication (plan de la ville,…)

– GESTION DES OBJETS TROUVES

• Réceptionner et enregistrer les déclarations de pertes d’objets
• Enregistrer les objets retrouvés (travail en partenariat avec la police nationale)
• Mener un travail d’enquête en collaboration avec la police municipale pour tenter de retrouver les propriétaires
• Prendre contact avec les propriétaires d’objets trouvés
• Restituer les objets trouvés à leurs propriétaires & faire signer le registre
• Faire régulièrement l’inventaire des objets trouvés

– RÉSERVATION DE SALLES

• Enregistrer les réservations de salles dans le logiciel dédié

– RÉSERVATION DES VÉHICULES

• Enregistrer les réservations de véhicules dans le logiciel dédié
• Remettre et réceptionner les clés

–TRAITEMENT DU COURRIER

• Affranchir le courrier des collectivités et le remettre à La Poste
• Réceptionner et dispatcher le courrier et des colis
• Effectuer les relevés de comptes d’affranchissement du courrier pour l’ensemble des services

MISSIONS SECONDAIRES :

1 – Instruction et délivrance des titres d’identité sécurisés

• Informer les usagers
• Gérer et optimiser le planning des rendez-vous
• Instruire les dossiers / traiter les recueils
• Gérer les demandes de titres en urgences en partenariat avec la Préfecture
• Gérer les dysfonctionnements des dispositifs de recueil en relation avec l’ANTS
• Réceptionner, classer et remettre les titres aux usagers

2– Mission – Assistance service Affaires démographiques
• Tâches administratives diverses, assistance sur l’organisation matérielle des élections, …

CADRE STATUTAIRE
Cadre d’emploi des adjoints administratifs
Catégorie C
Poste à mi-temps, remplacement et complément d’un agent en mi-temps thérapeutique
APTITUDES & COMPÉTENCES REQUISES

 SAVOIR
• Connaissance de l’organisation générale des services de l’administration et de l’organigramme de la collectivité
• Connaissances générales des organismes extérieurs en relation avec la collectivité
• Techniques de régulation, de médiation, de remontée d'information.
• Connaissances des caractéristiques des publics
• Connaissance de la réglementation en matière d’état-civil et de délivrance des titres d’identité
 SAVOIR-FAIRE
• Maîtrise des techniques d’accueil et des règles de communication (physique et téléphonique)
• Qualités relationnelles
• Savoir travailler en équipe et au contact du public
• Travailler en transversalité
• Respecter le devoir de confidentialité

 SAVOIR-ÊTRE
• Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue
• Avoir une bonne présentation générale et un langage adapté selon les interlocuteurs
• Prendre de la distance par rapport aux situations difficiles des usagers
• Adapter son mode relationnel au public concerné - Repérer les comportements à risque
• Prendre les mesures appropriées en situation d’urgence.
• Conserver neutralité et objectivité.