Mission générale du poste : Sous la responsabilité de la responsable administrative et juridique, l’agent
- Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif et juridique du service.
- Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l’organisation et ses compétences en collaboration avec le responsable de service.
- Assiste le responsable de service dans l’organisation du travail du service.
- Apporte une aide permanente au responsable de service en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.

Missions principales :

- Accueil physique et téléphonique du public
Accueillir le public avec amabilité
Prendre des messages
S’exprimer clairement et reformuler les demandes
Favoriser l’expression de la demande
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Appliquer les règles de communication et de protocole
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Mettre en relation des correspondants
Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
S’adapter aux publics de cultures différentes
Adapter son intervention aux différents publics
Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
Présenter des documents d’information et de communication
Gérer des plannings de réservation (salle réunion/matériel …)
Orienter vers les personnes et services compétents
Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
Aider à rédiger des documents administratifs
Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage ou au sein des services
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Etre référente du parc des photocopieurs (être en relation avec le prestataire concernant les soucis ou autres relatifs aux photocopieurs)

- Gestion de l’information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation

- Gestion du courrier entrant et sortant de la collectivité

- Mise à jour du site internet
Mettre à jour le site internet en recueillant les informations relatives à la vie de la collectivité afin de les mettre sur le site internet et veiller à ce que l’information soit toujours à jour

- Assistante RH

Vous savez élaborer des comptes rendus de réunions, synthèses et rapports ; vous êtes à l’aise avec les outils
bureautiques.
Votre esprit d’analyse et de synthèse fait de vous un collaborateur.rice autonome et méthodique dans l'organisation de
son travail dans le respect du cadre légal. Vous savez être réactif.ve et force de proposition tout en étant rigoureux.se.
Doté.e de qualités relationnelles affirmées, vous détenez une aptitude au travail en équipe et à l'analyse psychologique.
Vous êtes diplomate et pédagogue.