Assistant administratif et accueil en EHPAD
Offre n° O038260422000801
Publiée le 22/04/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
390 rue henri fabre, Froges (Isère (38))
Poste à pourvoir le
09/06/2026
Date limite de candidature
24/05/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Rémunération indicative
Salaire minimum par mois de 1823.03 € brut (échelon 1) + 340 € brut prime fonction + prime complémentaire équivalente à 1/12ème de la rémunération
Descriptif de l'emploi
Descriptif du poste :
Sous l’autorité de la Directrice de l’EHPAD, vous assurez le bon fonctionnement du secrétariat et participez à la gestion administrative de l’établissement.
Vous constituez un point d’appui essentiel pour la direction, les équipes et les familles. À ce titre, vous assurez l’accueil, le traitement de l’information, le suivi des dossiers administratifs des résidents et apportez un appui administratif transversal aux cadres.
Par votre présence quotidienne au sein de l’établissement, vous contribuez à la fluidité des échanges entre les différents acteurs (direction, équipes, services support, familles, partenaires extérieurs) et participez à la qualité du service rendu aux résidents.
Spécificité(s) du poste :
Poste exercé en présentiel au sein de l’EHPAD, impliquant une forte interaction avec les équipes, les résidents et les familles. Le poste n’est pas compatible avec le télétravail.
Sous l’autorité de la Directrice de l’EHPAD, vous assurez le bon fonctionnement du secrétariat et participez à la gestion administrative de l’établissement.
Vous constituez un point d’appui essentiel pour la direction, les équipes et les familles. À ce titre, vous assurez l’accueil, le traitement de l’information, le suivi des dossiers administratifs des résidents et apportez un appui administratif transversal aux cadres.
Par votre présence quotidienne au sein de l’établissement, vous contribuez à la fluidité des échanges entre les différents acteurs (direction, équipes, services support, familles, partenaires extérieurs) et participez à la qualité du service rendu aux résidents.
Spécificité(s) du poste :
Poste exercé en présentiel au sein de l’EHPAD, impliquant une forte interaction avec les équipes, les résidents et les familles. Le poste n’est pas compatible avec le télétravail.
Missions / conditions d'exercice
Missions :
Accueil et secrétariat :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, familles et prestataires.
• Orienter les interlocuteurs et traiter les demandes courantes.
• Gérer le courrier entrant et sortant, ainsi que le classement des documents.
• Rédiger et mettre en forme les documents administratifs relatifs au fonctionnement courant de l’établissement.
• Organiser le classement et l’archivage des documents administratifs.
• Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers, notes ou documents administratifs.
• Assurer la préparation administrative de réunions (convocations, documents, comptes rendus si nécessaire).
Gestion administrative des résidents :
• Assurer le suivi complet des dossiers administratifs des résidents : admissions, contrats de séjour, consentements, informations administratives.
• Gérer les demandes d’admission sur ViaTrajectoire : réception des demandes, vérification de la complétude du dossier, lien avec les familles, préparation des dossiers pour la commission d’admission.
• Assurer le traitement administratif consécutif au décès d’un résident : mise à jour des informations dans les logiciels métiers de l’établissement, transmission des documents administratifs nécessaires aux familles ou aux organismes concernés etc.
• Garantir la fiabilité et la confidentialité des données collectées.
Appui administratif transversal :
• Contribuer à la formalisation des procédures internes en lien avec l’assistante de direction DASS (conventions, courriers types, circuits administratifs).
• Saisir et suivre les commandes en l’absence de la coordinatrice plannings et ressources.
• Contribuer à la rédaction ou à la mise en forme de documents administratifs.
• Préparer les salles de réunions pour plénières et CVS.
• Prendre des notes lors de réunions d’équipe et rédiger les comptes rendus.
Vous intervenez dans un environnement marqué par :
• des sollicitations fréquentes et parfois urgentes,
• la nécessité de prioriser les demandes,
• des échanges quotidiens avec des interlocuteurs variés (résidents, familles, agents, professionnels de santé, intervenants extérieurs).
Le poste implique une coordination étroite avec la coordinatrice plannings et ressources
pour garantir la continuité du fonctionnement administratif de l’établissement.
Vous assurez ponctuellement certaines tâches administratives en cas d’absence de la
coordinatrice plannings et ressources.
Accueil et secrétariat :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, familles et prestataires.
• Orienter les interlocuteurs et traiter les demandes courantes.
• Gérer le courrier entrant et sortant, ainsi que le classement des documents.
• Rédiger et mettre en forme les documents administratifs relatifs au fonctionnement courant de l’établissement.
• Organiser le classement et l’archivage des documents administratifs.
• Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers, notes ou documents administratifs.
• Assurer la préparation administrative de réunions (convocations, documents, comptes rendus si nécessaire).
Gestion administrative des résidents :
• Assurer le suivi complet des dossiers administratifs des résidents : admissions, contrats de séjour, consentements, informations administratives.
• Gérer les demandes d’admission sur ViaTrajectoire : réception des demandes, vérification de la complétude du dossier, lien avec les familles, préparation des dossiers pour la commission d’admission.
• Assurer le traitement administratif consécutif au décès d’un résident : mise à jour des informations dans les logiciels métiers de l’établissement, transmission des documents administratifs nécessaires aux familles ou aux organismes concernés etc.
• Garantir la fiabilité et la confidentialité des données collectées.
Appui administratif transversal :
• Contribuer à la formalisation des procédures internes en lien avec l’assistante de direction DASS (conventions, courriers types, circuits administratifs).
• Saisir et suivre les commandes en l’absence de la coordinatrice plannings et ressources.
• Contribuer à la rédaction ou à la mise en forme de documents administratifs.
• Préparer les salles de réunions pour plénières et CVS.
• Prendre des notes lors de réunions d’équipe et rédiger les comptes rendus.
Vous intervenez dans un environnement marqué par :
• des sollicitations fréquentes et parfois urgentes,
• la nécessité de prioriser les demandes,
• des échanges quotidiens avec des interlocuteurs variés (résidents, familles, agents, professionnels de santé, intervenants extérieurs).
Le poste implique une coordination étroite avec la coordinatrice plannings et ressources
pour garantir la continuité du fonctionnement administratif de l’établissement.
Vous assurez ponctuellement certaines tâches administratives en cas d’absence de la
coordinatrice plannings et ressources.
Profils recherchés
Profil demandé :
• Diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle réussie d'au moins 3 ans dans ce domaine
• Connaissance souhaitée du fonctionnement d’un EHPAD
• Maîtrise les logiciels bureautiques : traitement de texte, tableur, tableaux de bord, messagerie et agenda électroniques et des logiciels métiers du secteur médico-social (gestion des résidents, ViaTrajectoire, etc.).
• Connaissance des techniques d’accueil du public et de gestion téléphonique.
• Doté(e) d’un bon relationnel, vous saurez faire preuve d’initiatives, de disponibilité, de rigueur et vous adapter au fonctionnement de la structure
• sens de l’organisation, discrétion professionnelle et capacité à gérer simultanément plusieurs sollicitations dans un environnement médico-social dynamique.
• une capacité d’adaptation aux imprévus.
Vaccin(s) :
DT polio
Hépatite B
• Diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle réussie d'au moins 3 ans dans ce domaine
• Connaissance souhaitée du fonctionnement d’un EHPAD
• Maîtrise les logiciels bureautiques : traitement de texte, tableur, tableaux de bord, messagerie et agenda électroniques et des logiciels métiers du secteur médico-social (gestion des résidents, ViaTrajectoire, etc.).
• Connaissance des techniques d’accueil du public et de gestion téléphonique.
• Doté(e) d’un bon relationnel, vous saurez faire preuve d’initiatives, de disponibilité, de rigueur et vous adapter au fonctionnement de la structure
• sens de l’organisation, discrétion professionnelle et capacité à gérer simultanément plusieurs sollicitations dans un environnement médico-social dynamique.
• une capacité d’adaptation aux imprévus.
Vaccin(s) :
DT polio
Hépatite B
Contact et modalités de candidature
Contact
0476080457
Informations complémentaires
Envoyer candidature (lettre et CV par mail à l’adresse suivante : recrutement@le-gresivaudan.fr ou par courrier à communauté de communes Le Grésivaudan 390 Rue Henri Fabre 38926 Crolles Cedex.
Pour les fonctionnaires, merci de joindre votre dernier arrêté de situation administrative.
Pour les fonctionnaires, merci de joindre votre dernier arrêté de situation administrative.
Adresse de l'employeur
COMMUNAUTE DE COMMUNES LE GRESIVAUDAN
>390 rue henri fabre
38926 Crolles cedex
>390 rue henri fabre
38926 Crolles cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.