Assistant-e administratif-ve
Offre n° O038250403000306
Publiée le 03/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Nichée au cœur des montagnes, Grenoble est une ville dynamique et une terre d’engagement, réputée pour son esprit d’innovation, sa qualité de vie et son patrimoine culturel. Avec ses parcs verdoyants, son cœur de ville chaleureux et ses sommets enneigés à proximité, Grenoble offre un cadre de vie exceptionnel, propice à l'épanouissement personnel et professionnel. Que vous soyez passionné-e par les sports de montagne, l'art et la culture, ou simplement en quête d’une vie urbaine et citoyenne animée, Grenoble a tout pour vous séduire.
C’est grâce aux 4 000 femmes et hommes qui travaillent au sein de la Ville de Grenoble que le service public se déploie en proximité chaque jour auprès des enfants, des aîné-e-s, des citoyennes et citoyens, des personnes les plus fragiles. Dans les quartiers comme au cœur de la ville, dans nos équipements culturels et sportifs, dans nos parcs et nos rues, c’est grâce à ces femmes et ces hommes que se concrétisent les projets écologiques et sociaux qui font de Grenoble une ville avec un temps d’avance. Rejoignez-nous pour contribuer à ce projet collectif !
La VILLE DE GRENOBLE : c’est plus de 150 MÉTIERS, IL Y EN A FORCÉMENT UN POUR VOUS!
C’est grâce aux 4 000 femmes et hommes qui travaillent au sein de la Ville de Grenoble que le service public se déploie en proximité chaque jour auprès des enfants, des aîné-e-s, des citoyennes et citoyens, des personnes les plus fragiles. Dans les quartiers comme au cœur de la ville, dans nos équipements culturels et sportifs, dans nos parcs et nos rues, c’est grâce à ces femmes et ces hommes que se concrétisent les projets écologiques et sociaux qui font de Grenoble une ville avec un temps d’avance. Rejoignez-nous pour contribuer à ce projet collectif !
La VILLE DE GRENOBLE : c’est plus de 150 MÉTIERS, IL Y EN A FORCÉMENT UN POUR VOUS!
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Rue Général Mangin, Grenoble (Isère)
Poste à pourvoir le
01/06/2025
Date limite de candidature
04/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
données © OpenStreetMap/ODbL - rendu OSM France
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein du service alimentation et restauration, la cuisine centrale est en charge de la production et de la livraison de 11 000 repas par jour à destination des restaurants scolaires, des foyers de personnes âgées mais aussi des EAJE et des centres de loisirs. La responsable de site est en charge de coordonner l’ensemble des équipes de production et de logistique ainsi que la cohabitation avec le service de portage à domicile du CCAS. Sous la responsabilité de la responsable du site, vous assurez l’accueil site, le secrétariat des chefs d’équipes et techniciens ainsi que la communication sur le site. Vous travaillez en binôme avec l’autre assistante du service.
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat
Accueil physique, téléphonique et numérique (agents, entreprises, services ville et autres…
Gestion du courrier arrivé et sortant
Orientation et centralisation des demandes de stage
Tri, suivi, classement, archivage des documents de gestion du site
Aide et accompagnement numérique des agents du site (Yris, Octime, Outlook…)
Transmission des demandes d’intervention et documents pour la maintenance
Gestion administrative
Mise en forme des comptes rendus de commissions menus, notes à destinations des restaurants scolaires
Assistance administrative des techniciens, chefs d’équipes (mise en forme de courriers,…)
Assistance administrative de la diététicienne sur les documents liés a la cuisine centrale
Suivi du logiciel de gestion de production (FUSION), calcul quotidien – impression quotidien des documents réglementaires - interface avec les satellites, commande quotidienne de pain
Commande des fournitures de bureau
Interface avec le fournisseur du linge du personnel de production : mise à jour et suivi des casiers, relance prise de taille, erreur de livraison
Gestion Financière
Polyvalence sur la saisie et classement des bons de livraisons sur le tableau de suivi interne sur la période des vacances scolaires et/ou absence courte de l’assistante administrative et financière
Facturation clients mensuelle
Communication
Animation de la vie du site
Appui de la diététicienne sur l’organisation des visites de la cuisine centrale
Participation à la rédaction de la newsletter
Mise à jour des affichages, documents réglementaires, Yris, note
Accueil physique, téléphonique et numérique (agents, entreprises, services ville et autres…
Gestion du courrier arrivé et sortant
Orientation et centralisation des demandes de stage
Tri, suivi, classement, archivage des documents de gestion du site
Aide et accompagnement numérique des agents du site (Yris, Octime, Outlook…)
Transmission des demandes d’intervention et documents pour la maintenance
Gestion administrative
Mise en forme des comptes rendus de commissions menus, notes à destinations des restaurants scolaires
Assistance administrative des techniciens, chefs d’équipes (mise en forme de courriers,…)
Assistance administrative de la diététicienne sur les documents liés a la cuisine centrale
Suivi du logiciel de gestion de production (FUSION), calcul quotidien – impression quotidien des documents réglementaires - interface avec les satellites, commande quotidienne de pain
Commande des fournitures de bureau
Interface avec le fournisseur du linge du personnel de production : mise à jour et suivi des casiers, relance prise de taille, erreur de livraison
Gestion Financière
Polyvalence sur la saisie et classement des bons de livraisons sur le tableau de suivi interne sur la période des vacances scolaires et/ou absence courte de l’assistante administrative et financière
Facturation clients mensuelle
Communication
Animation de la vie du site
Appui de la diététicienne sur l’organisation des visites de la cuisine centrale
Participation à la rédaction de la newsletter
Mise à jour des affichages, documents réglementaires, Yris, note
Profils recherchés
Vous avez le sens du service public et le goût pour le contact avec différents publics
Vous avez de réelles qualités relationnelles, de travail en équipe
Vous possédez des qualités de rigueur, d'organisation, de discrétion
Vous maîtrisez l'outil informatique (traitement de texte, tableur, applications spécifiques)
Vous maîtrisez les règles de base en orthographe et grammaire.
Vous êtes autonome tout en ayant une capacité d'adaptation
Vous savez vous positionner en support de vos différents interlocuteurs
Vous supportez le rythme de travail qu’une unité de production impose
Vous avez de réelles qualités relationnelles, de travail en équipe
Vous possédez des qualités de rigueur, d'organisation, de discrétion
Vous maîtrisez l'outil informatique (traitement de texte, tableur, applications spécifiques)
Vous maîtrisez les règles de base en orthographe et grammaire.
Vous êtes autonome tout en ayant une capacité d'adaptation
Vous savez vous positionner en support de vos différents interlocuteurs
Vous supportez le rythme de travail qu’une unité de production impose
Contact et modalités de candidature
Contact
0476763636
Informations complémentaires
Temps de travail hebdomadaire : 35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos (non aménageables sur 4,5j)
Horaires de travail : 7H30 de travail en horaire fixe à définir dans une amplitude entre 7h – 15h (CT horaires spécifique)
Repas pris sur place et déclaré en avantage en nature
Congés en polyvalence avec l’autre assistante du service alimentation et à prendre pendant les congés scolaires
Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
Télétravail, 1 ou 2 jours par semaine en fonction de l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an
Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 101€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Horaires de travail : 7H30 de travail en horaire fixe à définir dans une amplitude entre 7h – 15h (CT horaires spécifique)
Repas pris sur place et déclaré en avantage en nature
Congés en polyvalence avec l’autre assistante du service alimentation et à prendre pendant les congés scolaires
Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
Télétravail, 1 ou 2 jours par semaine en fonction de l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an
Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 101€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.