Assistante - assistant auprès des élu-e-s
Offre n° O038250303000577
Publiée le 27/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Nichée au cœur des montagnes, Grenoble est une ville dynamique et une terre d’engagement, réputée pour son esprit d’innovation, sa qualité de vie et son patrimoine culturel. Avec ses parcs verdoyants, son cœur de ville chaleureux et ses sommets enneigés à proximité, Grenoble offre un cadre de vie exceptionnel, propice à l'épanouissement personnel et professionnel. Que vous soyez passionné-e par les sports de montagne, l'art et la culture, ou simplement en quête d’une vie urbaine et citoyenne animée, Grenoble a tout pour vous séduire.
C’est grâce aux 4 000 femmes et hommes qui travaillent au sein de la Ville de Grenoble que le service public se déploie en proximité chaque jour auprès des enfants, des aîné-e-s, des citoyennes et citoyens, des personnes les plus fragiles. Dans les quartiers comme au cœur de la ville, dans nos équipements culturels et sportifs, dans nos parcs et nos rues, c’est grâce à ces femmes et ces hommes que se concrétisent les projets écologiques et sociaux qui font de Grenoble une ville avec un temps d’avance. Rejoignez-nous pour contribuer à ce projet collectif !
La VILLE DE GRENOBLE : c’est plus de 150 MÉTIERS, IL Y EN A FORCÉMENT UN POUR VOUS!
C’est grâce aux 4 000 femmes et hommes qui travaillent au sein de la Ville de Grenoble que le service public se déploie en proximité chaque jour auprès des enfants, des aîné-e-s, des citoyennes et citoyens, des personnes les plus fragiles. Dans les quartiers comme au cœur de la ville, dans nos équipements culturels et sportifs, dans nos parcs et nos rues, c’est grâce à ces femmes et ces hommes que se concrétisent les projets écologiques et sociaux qui font de Grenoble une ville avec un temps d’avance. Rejoignez-nous pour contribuer à ce projet collectif !
La VILLE DE GRENOBLE : c’est plus de 150 MÉTIERS, IL Y EN A FORCÉMENT UN POUR VOUS!
Site web de l'employeur
Lieu de travail
11, boulevard jean pain, Grenoble (Isère)
Poste à pourvoir le
01/05/2025
Date limite de candidature
29/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de l’Unité Secrétariat des élu.e.s et rattaché(e) à la Direction Vie Institutionnelle, vous serez amené(e) à exercer vos fonctions auprès d’un ou plusieurs élu.e.s. Vous les assisterez au quotidien dans l’organisation de leur journée et dans les missions liées à leurs délégation(s).
Missions / conditions d'exercice
Agenda / préparation des journées / organisation d’événements :
-Assurer le suivi et l’organisation des réunions et des rendez-vous des élu.e.s (partenaires internes/externes)
- Veiller à l’organisation logistique du planning (réservations diverses)
- Préparer les dossiers pour la journée des élu.e.s (compilation et recherche de documents)
- Vous êtes en capacité d’alerter les élu.e.s sur toute information stratégique en lien avec l’agenda.
Gestion des déplacements des élu.e.s :
-Organiser les déplacements en lien avec l’agence de voyage (réservation transports/hébergements…).
-Organiser les déplacements à l’étranger en lien avec le Cabinet du Maire et le service des Relations Internationales.
-Préparer le dossier des frais de missions (ordre de mission, factures…)
Gestion et organisation des boîtes mails :
-Gérer, suivre et traiter les mails (accuser réception, filtrer et/ou réorienter aux services concernés, classer, trier…).
-Traitement et réponses aux habitants :
-Enregistrer les courriers et les mails (logiciels GED/IDYLLE).
-Rédiger les réponses simples à la demande des élu.e.s et/ou réorienter aux services concernés.
-Assurer le suivi des réponses en lien avec les services et le Cabinet du Maire.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique (conseils, prise en charge de la demande)
- Gérer le circuit et signature des parafes.
Gestion administrative :
-Frapper et mettre en forme tout type de document.
-Rechercher des informations en lien avec la délégation de l’élu.e (arrêtés, délibérations, articles…).
-Assurer le suivi des dossiers thématiques relevant de la délégation de l’élu.e.
-Veiller aux dossiers administratifs des élu.e.s (RH, emploi extérieur en lien avec le mandat…)
-Classer et mettre à jour les dossiers (physique ou numérique).
Suivi des représentations des élu·e·s et des demandes du Protocole :
-Satellites, protocole, mariages, astreintes, visites sécurité, vœux…
Missions spécifiques transversales
- Commandes de fourniture pour secrétariat et élu·e·s (logiciel)
- Réservation véhicules (logiciel application Yris)
- Correspondant dossiers thématiques (logiciels Idylle, GED, Déplacements , informatique…)
- Suivi logistique des moyens mis à la disposition des élu.e.s (téléphone, informatique…)
-Assurer le suivi et l’organisation des réunions et des rendez-vous des élu.e.s (partenaires internes/externes)
- Veiller à l’organisation logistique du planning (réservations diverses)
- Préparer les dossiers pour la journée des élu.e.s (compilation et recherche de documents)
- Vous êtes en capacité d’alerter les élu.e.s sur toute information stratégique en lien avec l’agenda.
Gestion des déplacements des élu.e.s :
-Organiser les déplacements en lien avec l’agence de voyage (réservation transports/hébergements…).
-Organiser les déplacements à l’étranger en lien avec le Cabinet du Maire et le service des Relations Internationales.
-Préparer le dossier des frais de missions (ordre de mission, factures…)
Gestion et organisation des boîtes mails :
-Gérer, suivre et traiter les mails (accuser réception, filtrer et/ou réorienter aux services concernés, classer, trier…).
-Traitement et réponses aux habitants :
-Enregistrer les courriers et les mails (logiciels GED/IDYLLE).
-Rédiger les réponses simples à la demande des élu.e.s et/ou réorienter aux services concernés.
-Assurer le suivi des réponses en lien avec les services et le Cabinet du Maire.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique (conseils, prise en charge de la demande)
- Gérer le circuit et signature des parafes.
Gestion administrative :
-Frapper et mettre en forme tout type de document.
-Rechercher des informations en lien avec la délégation de l’élu.e (arrêtés, délibérations, articles…).
-Assurer le suivi des dossiers thématiques relevant de la délégation de l’élu.e.
-Veiller aux dossiers administratifs des élu.e.s (RH, emploi extérieur en lien avec le mandat…)
-Classer et mettre à jour les dossiers (physique ou numérique).
Suivi des représentations des élu·e·s et des demandes du Protocole :
-Satellites, protocole, mariages, astreintes, visites sécurité, vœux…
Missions spécifiques transversales
- Commandes de fourniture pour secrétariat et élu·e·s (logiciel)
- Réservation véhicules (logiciel application Yris)
- Correspondant dossiers thématiques (logiciels Idylle, GED, Déplacements , informatique…)
- Suivi logistique des moyens mis à la disposition des élu.e.s (téléphone, informatique…)
Profils recherchés
Vous maîtrisez les outils bureautiques et numériques (internet, intranet, applications métiers Ged-Idylle, word, Libre Office, outils de bureautique).
Vous êtes rigoureux(se), organisé(e), réactif(ve) et avez du discernement dans l’exercice de vos missions.
Vous faites preuve d’initiative et d’anticipation.
Vous savez travailler en équipe et en autonomie.
Vous savez vous adapter à un contexte de travail qui demande de la polyvalence.
Vous avez des qualités d'écoute, de dialogue et de communication.
Vous avez le sens du service public et de l’action publique.
Vous savez vous adapter à des situations d’activité intense.
Vous avez une connaissance de l'environnement institutionnel et des différentes instances qui le composent (Conseil Municipal, Municipalité, Commissions thématiques, Groupes de travail…).
Vous faites preuve d’une grande discrétion en préservant la confidentialité des informations.
Vous maîtrisez les règles d'orthographe et de grammaire.
Vous êtes rigoureux(se), organisé(e), réactif(ve) et avez du discernement dans l’exercice de vos missions.
Vous faites preuve d’initiative et d’anticipation.
Vous savez travailler en équipe et en autonomie.
Vous savez vous adapter à un contexte de travail qui demande de la polyvalence.
Vous avez des qualités d'écoute, de dialogue et de communication.
Vous avez le sens du service public et de l’action publique.
Vous savez vous adapter à des situations d’activité intense.
Vous avez une connaissance de l'environnement institutionnel et des différentes instances qui le composent (Conseil Municipal, Municipalité, Commissions thématiques, Groupes de travail…).
Vous faites preuve d’une grande discrétion en préservant la confidentialité des informations.
Vous maîtrisez les règles d'orthographe et de grammaire.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
-Badgeage
-25 jours de congés annuels, 4 jours ARTT par an et 2 jours de congés dit de fractionnement
-Semaine de travail sur 35h35 (ouvrant droit aux 4 jours d'ARTT)
-Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance (sauf contrat horaire)
-Accès au restaurant municipal
-Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% sur vos abonnements TAG, Transisère, SNCF et Métrovélo (ou autres services publics de location de vélos). Cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an, en fonction du nombre de jours d'utilisation du moyen de transport.
- Prime fin d’année (13ème mois proratisée au nombre de mois du contrat)
- Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
-25 jours de congés annuels, 4 jours ARTT par an et 2 jours de congés dit de fractionnement
-Semaine de travail sur 35h35 (ouvrant droit aux 4 jours d'ARTT)
-Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance (sauf contrat horaire)
-Accès au restaurant municipal
-Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% sur vos abonnements TAG, Transisère, SNCF et Métrovélo (ou autres services publics de location de vélos). Cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an, en fonction du nombre de jours d'utilisation du moyen de transport.
- Prime fin d’année (13ème mois proratisée au nombre de mois du contrat)
- Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.